Как цифровизация автопарка решает проблемы и экономит деньги

Содержание автопарка — весомая статья расходов для любой компании. Более того, существует ряд типичных ошибок, которые ведут к повышению издержек и снижают эффективность корпоративного транспорта. О распространенных проблемах в управлении автопарками и путях их решения с помощью цифровых систем рассказал Михаил Комаров, директор ID20 / ЮниФлит — программа управления автопарком.

Ошибка №1. Бумажный документооборот

Несмотря на ожидаемое обязательное введение электронных путевых листов (ЭПЛ) для всех перевозчиков, многие российские компании (около 70%) продолжают выписывать бумажные «путевки». В этом кроется сразу несколько минусов. Первый из них — банальная трата времени на заполнение и обработку бумаг (не менее 10-20 минут на каждый путевой лист) и использование труда сотрудника, который мог бы заняться другими задачами.

Второй аспект — фактор неудобства для водителей и низкой скорости принятия решений для менеджемента. Водителю нужно подписывать и заверять документы в различных отделах компании, собирать и возить с собой бумаги, предоставлять их по требованию ДПС. К тому же при возникновении срочной поездки время выезда задерживается из-за оформления путевого листа.

Такие проблемы с легкостью решает современная программа управления автопарком, в которой процесс выписки путевых листов максимально автоматизирован. На выпуск каждого ЭПЛ уходит в среднем на 60% времени меньше в сравнении с бумажным аналогом. При этом все подписи ответственных лиц собираются в онлайн-режиме, также подгружаются данные с медосмотра, техосмотра и прочая информация, необходимая для отправки транспорта в рейс.

ЭПЛ также гарантирует, что водитель не потеряет документы: путевой лист сразу же загружается в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), где всегда доступен по QR-коду.

Ошибка №2. Лишние траты

Очевидно, что потраченное сотрудником компании время на выписку бумажного путевого листа оплачивает работодатель. Автоматизация процесса минимизирует затраты времени на выписку «путевок», а значит и средств, заодно повышая эффективность работы сотрудника. Аналогичным образом укорачиваются периоды простоев водителей, которые получают задачи быстрее.

Еще одно важное преимущество электронных путевых листов — снижение вероятности неточностей при их заполнении. Ошибки же, в свою очередь, могут дорого обойтись компании: штрафы за неточности в путевых листах могут составлять до 150 тысяч рублей для компании, допустившей неправильное заполнение документов.

Ошибка №3. Неправильное планирование

Руководство корпоративных автопарков нередко ошибается в расчете необходимого числа автомобилей и планированию их маршрутов. К примеру, недостаток машин для перевозок может вызывать задержки и срыв плана, а их избыток — излишние расходы на содержание. То же самое касается ошибок при выборе транспорта с точки зрения грузоподъемности или пассажировместимости для конкретного рейса. Кроме того, и неоптимальный подбор маршрутов, когда, например, два водителя едут в один и тот же район из-за несогласованности действий, влечет нерациональную трату времени и топлива.

Системы управления автопарками противопоставляют этому явлению удобные инструменты планирования выездов. Они позволяют распределять задачи между водителями (по графику, маршруту и другим критериям), учитывать график работы сотрудников, рассчитывать примерное время поездки и расход топлива. Все это — в удобном и понятном интерфейсе на ПК и в мобильном приложении.

В подготовке рейсов также помогает аналитика Big data, включающая анализ загруженности дорог, зависимость от погодных условий, ретроспективу спроса на транспортные услуги в те или иные периоды, а также многие другие параметры. На выходе получаем сведения о самых быстрых маршрутах, наиболее востребованных и спокойных с точки зрения перевозок периодах и прочем, что в совокупности дает важный инструмент систематизации выездов.

Считается, что при ручном планировании рейсов примерно 10% из них оказываются неэффективны и убыточны для владельца автопарка. Напротив, автоматизация и внедрение систем управления автопарком не только исключают ошибочное формирование графика поездок, но и сокращают транспортные расходы компании до 20%.

Ошибка №4. Потеря контроля за техническим состоянием авто

Когда в автопарке компании две-три машины, то их плохое состояние можно списать либо на тотальную экономию, либо на некомпетентность сотрудников. Однако, если автомобилей десятки, то уследить за всеми будет сложно даже опытным менеджерам. Как результат — просроченное ТО, поломки, простои и убытки.

Вариант решение проблемы: база данных системы управления автопарком фиксирует пробеги и напоминает об окончании межсервисного интервала. Ответственное лицо заблаговременно получает уведомление о предстоящем ТО.

Также в системе управления аккумулируются сведения из актов приема-передачи транспортного средства, когда водитель берет машину или же возвращает ее в гараж. В электронный акт вносятся отметки о техническом состоянии, на прилагаемой схеме делаются пометки о повреждениях кузова — сколах, царапинах, вмятинах. Следовательно, легко отследить когда и в чью смену автомобиль получил повреждения, а значит и взыскать компенсацию ущерба с сотрудника.

Ошибка №5. Потери на топливных расходах

Бумажный или осуществляемый в таблицах Excel учет расхода топлива оставляет пространство для махинаций со стороны водителей. Никто не отменял человеческую недобросовестность: слабый контроль ведет к хищениям или к использованию служебного транспорта в личных целях.

Проблема решается опять же внедрением системы управления автопарком. Она учитывает количество топлива при выдаче транспорта водителю и его сдаче. Точность информации повышается за счет синхронизации с топливной картой водителя. Когда машина автопарка заправляется, сведения передаются в систему. Также программа подсчитывает расход ГСМ, остаток, экономию или же перерасход.

Ошибок, допускаемых владельцами автопарков, достаточно много, и в совокупности они могут наносить бюджету компании серьезные убытки. Комплексный вариант решения проблем — внедрение системы управления автопарком, что позволяет усилить контроль над работой транспорта, оптимизировать управленческие процессы и сократить влияние человеческого фактора.