Почему фрилансеры и аутсорсеры зачастую обходятся дешевле штатной команды
Рассмотрим, в каких случаях и масштабах аутсорсинг наиболее эффективен, какие плюсы и минусы этого подхода с точки зрения контроля, гибкости и масштабируемости

Налоговый консультант 2-ой категории. Опыт практической работы в области бухгалтерского, налогового учета и консультирования — 17 лет
Сегодня все больше компаний в России задумываются о передаче бухгалтерских функций на сторону — как независимым фрилансерам, так и специализированным аутсорсинговым фирмам. Интерес к такому решению подкреплен экономическими расчетами: внешние исполнители часто обходятся бизнесу дешевле, чем содержание собственной штатной команды. Эта тенденция подтверждается динамикой рынка: например, объем российского рынка бухгалтерского аутсорсинга в 2023 году вырос на 27% (до ~14 млрд руб.), а в 2024 году — еще на 13%, достигнув 20,9 млрд руб. Дефицит квалифицированных бухгалтеров и стремление сократить издержки побуждают предпринимателей все активнее обращаться к внешним специалистам.
Полная стоимость штатных специалистов: прямые и скрытые затраты
На первый взгляд, сравнение затрат сводится к размеру зарплаты: услугам фрилансера или аутсорсинговой компании противопоставляется оклад штатного бухгалтера. Однако корректнее сравнивать полную стоимость владения сотрудником в штате, учитывая все сопутствующие расходы. Затраты на штатного специалиста существенно превышают его чистый оклад. Помимо выплачиваемой зарплаты, работодатель несет бремя налогов и социальных взносов (страховые взносы в пенсионные и медицинские фонды составляют порядка 30% от зарплаты), а также обеспечивает сотруднику рабочее место и инфраструктуру. Необходимо закупить и регулярно обновлять лицензионное программное обеспечение, средства кибербезопасности (антивирусы, защиту данных), оплачивать ИТ-поддержку, оргтехнику, офисное пространство, электричество — все, что нужно для полноценной работы бухгалтерии. По оценкам экспертов, при планировании бюджета на штатного бухгалтера к его прямым затратам имеет смысл добавить не менее ~40% на косвенные расходы — именно столько в сумме «накапливается» за счет инфраструктуры, ПО и обслуживания рабочего места. Кроме того, внутренний сотрудник получает оплачиваемый отпуск и больничные, которые фактически увеличивают стоимость его работы для компании.
Неочевидные расходы включают и обучение, повышение квалификации персонала. Бухгалтерское и налоговое законодательство постоянно меняется, поэтому компании вынуждены тратить средства и время на регулярное обучение штатных бухгалтеров, чтобы те не допускали ошибок и штрафов. Также к затратам можно отнести риски текучести кадров: если ключевой бухгалтер увольняется, бизнес теряет время и деньги на поиск и адаптацию нового специалиста.
Аутсорсинг же позволяет оплачивать только реально выполненную работу. Вместо фиксированного оклада за полный месяц компания платит по факту оказанных услуг — как правило, по более низкому тарифу, чем суммарные расходы на штат. Если у фирмы небольшие обороты и операций мало, стоимость услуг будет небольшой; если бизнес растет, объем услуг (и оплата) увеличится пропорционально росту деятельности. Такая модель избавляет от ситуации, когда сотрудник в штате недозагружен (компания платит за простои) либо перегружен (в период авралов все равно приходится привлекать помощь со стороны). Более того, гибкие аутсорсинговые контракты часто позволяют масштабировать или сокращать услуги без долгосрочных обязательств — в отличие от найма или увольнения сотрудников, что всегда связано с издержками и юридическими рисками. Наконец, в цену аутсорсингового обслуживания уже заложены все накладные расходы: провайдер сам обеспечивает своих специалистов техникой, лицензиями, доступом к обновлениям 1С и прочему ПО, а также их постоянным обучением.
В каких случаях можно рассмотреть аутсорсинг
Эффективность аутсорсинга зависит от масштаба бизнеса и специфики задач. Вот несколько типовых сценариев:
- Стартапы и малый бизнес. Небольшие компании обычно не имеют ресурсов содержать полноценный бухгалтерский отдел — да и потребности в этом нет. Для стартапа с парой сотрудников гораздо выгоднее передать учет на аутсорсинг, чем нанимать бухгалтера в штат. Предприниматель экономит на налогах и взносах с зарплаты, не тратится на подбор и обучение специалиста, на его офис и технику. Фиксированная ежемесячная плата за услуги внешнего бухгалтера, как правило, ниже, чем совокупные затраты на штатного сотрудника аналогичной квалификации. Таким образом, с аутсорсингом малый бизнес получает нужную экспертизу «по требованию» и сохраняет максимум средств для развития. Альтернативой может быть фрилансер — самостоятельный бухгалтер, работающий по договору подряда. Его услуги зачастую еще дешевле, поскольку фрилансер не включает в ставку офисные расходы. Однако на фрилансера ложится весь объем задач, и в случае болезни или занятости другого резерва нет. Поэтому для критичных функций вроде бухгалтерии сотрудничество с одиночкой несет риски, и большинство малых компаний все же предпочитают обращаться в специализированные фирмы.
- Растущий средний бизнес. Для компаний, которые уже вышли из разряда микробизнеса (штат десятки сотрудников, расширяется география или номенклатура товаров и услуг), аутсорсинг ценен своей масштабируемостью. Если один штатный бухгалтер перестает справляться с растущим объемом операций, у собственника есть выбор: раздувать внутренний отдел учета или передать задачи на аутсорсинг. Практика показывает, что аутсорсер легче адаптируется к росту компании. Таким образом, при динамичном росте бизнеса аутсорсинг поддерживает масштабирование без сбоев и даже усиливает экономию за счет эффекта масштаба.
- Крупные компании. Крупный бизнес традиционно полагается на собственные службы учета, однако и здесь аутсорсинг набирает популярность. В последние годы на российском рынке появились примеры, когда предприятия полностью отдавали бухучет на обслуживание внешнему провайдеру — особенно это касается ИТ-компаний, ритейла, холдингов с филиалами, для которых учет не является профильной функцией. Экономический эффект в больших организациях может быть наиболее ощутимым. Благодаря масштабам деятельности даже небольшое относительное снижение издержек превращается в миллионы рублей абсолютной экономии ежегодно. Так, в одном из кейсов торговая компания с более чем 100 сотрудниками и филиалами по стране, перейдя на аутсорсинг бухгалтерии, сумела высвободить миллионы рублей в год — средства, которые ранее уходили на содержание обширного бухгалтерского отдела. Но помимо прямой экономии, крупные заказчики ценят и перераспределение рисков: внешняя фирма берет на себя ответственность за ошибки, налоги, камеральные проверки, давая руководству больше уверенности в финансовой отчетности.
Для очень больших предприятий с тысячами операций в день нередко применяется гибридная модель: часть функций оставляют внутри компании, а часть отдают на сторону. В целом же опыт показывает, что аутсорсинг бухгалтерских, налоговых и управленческих задач эффективен на всех стадиях развития бизнеса, но приносит разную пользу: малым дает элементарную экономию и освобождение времени владельца, средним — гибкость роста и доступ к экспертизе, крупным — оптимизацию издержек и перенос части ответственности.
Контроль и прозрачность vs передача на сторону
Страх потерять контроль над финансами — одна из главных причин, почему владельцы бизнеса сомневаются в аутсорсинге. Действительно, финансовый учет — критически важная «кровеносная система» компании, и мысль о том, чтобы отдать ее внешним людям, вызывает тревогу. При штатном бухгалтере руководитель чувствует, что информация под рукой: всегда можно лично спросить о цифрах, оперативно получить пояснения, поручить новую задачу. С сотрудником «за соседним столом» проще выстроить доверительные отношения и ежедневный контроль. Внешний же бухгалтер поначалу кажется «черным ящиком» — непонятно, что он делает и каковы результаты, пока не получен отчет.
Современные аутсорсинговые компании осознают эту проблему и выстраивают работу так, чтобы максимально сохранить прозрачность и управляемость для клиента. В договоре прописываются регламенты взаимодействия: перечень услуг, сроки предоставления данных, форма отчетности перед заказчиком, ответственные лица с обеих сторон. Многие провайдеры практикуют SLA (Service Level Agreement) — соглашение об уровне сервиса, где оговорены показатели скорости реакции на запрос, время обработки документов, периодичность встреч и даже возможность выезда специалиста в офис клиента при необходимости. С помощью современных облачных технологий заказчику зачастую предоставляется доступ к учетным данным в режиме онлайн (например, через удаленную 1С или веб-портал). Таким образом, руководитель может в любой момент видеть актуальное состояние бухгалтерии.
Кроме того, серьезные аутсорсеры регулярно инициируют коммуникацию с клиентом: направляют ежемесячные управленческие отчеты, уведомляют о важных изменениях в законодательстве, предлагают оптимизационные решения. Хорошая аутсорсинговая фирма заинтересована, чтобы заказчик чувствовал контроль над ситуацией, иначе сотрудничество долго не продлится. Со своей стороны, эксперты рекомендуют бизнесу тоже сохранять проактивную позицию: например, назначить внутреннего сотрудника для связи с бухгалтерской компанией, устанавливать регулярные встречи (очно или онлайн) для обзора финансов, четко обозначить свои ожидания.
Наконец, нужно учитывать, что штатный бухгалтер — не панацея от проблем с контролем. Даже имея сотрудника «под боком», владелец не застрахован от непрозрачности, если у специалиста низкая квалификация или недобросовестность. Бывают случаи, когда внутренний бухгалтер скрывает ошибки или, того хуже, злоупотребления. Внешняя компания же, дорожащая репутацией, стремится предоставлять максимально ясную и проверяемую информацию.
Гибкость и масштабируемость: ресурс по требованию
Гибкость — еще одно весомое преимущество внешних специалистов перед штатной командой. Бизнес-среда нестабильна: количество транзакций, объем документов и сложность задач могут меняться от месяца к месяцу. Штатная модель малоподвижна — нанятого сотрудника нельзя просто отправить «простаивать» или работать полдня, если выручка просела, и нельзя мгновенно удвоить его производительность, если бизнес внезапно вырос.
При работе с аутсорсером таких ситуаций удается избежать. Контрактные отношения масштабируются вместе с потребностями клиента. Например, аутсорсинговая фирма может без промедления подключить еще одного бухгалтера или налогового консультанта на проект, тогда как на поиск нового штатного сотрудника ушли бы недели или месяцы. Бизнес получает ресурс «по требованию», не оплачивая его в периоды, когда потребности нет.
Гибкость проявляется и в возможности привлечения узкопрофильных специалистов краткосрочно. В штате трудно держать экспертов по узким вопросам — скажем, специалиста по трансферному ценообразованию или по международным стандартам отчетности — если такие задачи возникают эпизодически. Аутсорсинговые компании предоставляют доступ к таким экспертам ровно на столько времени, сколько нужно. Масштабируемость касается и географии работы: если компания открывает филиалы в новом регионе или выходит на внешний рынок, внешний провайдер зачастую уже имеет там опыт и людей, готовых подключиться без развертывания новой команды с нуля.
Отдельно стоит упомянуть непрерывность бизнес-процессов. Штатный бухгалтер — это, по сути, единственная точка отказа: болезнь, декретный отпуск или внезапное увольнение сотрудника способны парализовать работу бухучета на критически важный период. Восстановление работоспособности потребует экстренного поиска замены, и даже если найдете кандидата, новому человеку понадобится время, чтобы вникнуть в дела. Аутсорсинговый подход решает эту проблему: вместо одного человека ответственность несет целая команда провайдера. Таким образом, гарантируется бесперебойность учета, которую трудно обеспечить в рамках небольшой внутренней службы.
Компетенции и качество: команда экспертов vs одиночка
Квалификация и опыт исполнителей напрямую влияют на качество учета, точность налогов и полезность управленческой отчетности. В этой сфере аутсорсинг дает компании доступ к коллективной экспертизе высокого уровня. Если штатный бухгалтер обычно работает в одиночку (или ограниченной командой) и его знания могут покрывать не все нюансы, то у аутсорсингового провайдера в штате есть целый пул специалистов разного профиля: бухгалтеры по участкам, налоговые консультанты, методологи, аудиторы, юристы. Каждый из них курирует свою область и при необходимости подключается к решению сложных вопросов. Например, правильность расчета сложного налога проверит внутренний налоговый консультант фирмы-аутсорсера, в спорной ситуации с контролирующими органами подключится юрист, а качество и согласованность отчетности оценит внутренний аудитор. Внутри аутсорсинговой команды действует многоуровневая система контроля данных, когда работу каждого проверяют другие специалисты. Это существенно снижает вероятность ошибок, пропуска сроков и иных проблем, которых опасаются собственники при передаче учета вне компании.
Кроме того, для профильных бухгалтерских фирм поддержание высокой экспертизы — это часть бизнес-модели. Они постоянно отслеживают изменения законодательства, внедряют новые технологии учета, регулярно обучают и сертифицируют своих сотрудников. Затраты на повышение квалификации заложены в стоимость услуг и распределяются между множеством клиентов, поэтому для одной компании это выходит дешевле, чем обучать своего специалиста на тех же курсах. По сути, заказчик получает доступ к актуальным знаниям и лучшим практикам отрасли без дополнительных инвестиций.
У штатного подхода здесь есть объективный недостаток: ограниченность компетенций отдельного работника. Даже главный бухгалтер с большим опытом не может досконально знать все области — скажем, тонкости налоговых льгот для конкретной отрасли или новые методы финансового анализа. Компания может нанять нескольких узкоспециализированных бухгалтеров, но это резко повысит расходы. Аутсорсер же в таких ситуациях сразу предлагает решение — ведь внутри его команды наверняка кто-то уже сталкивался с похожей задачей и имеет готовый алгоритм. Более того, внешний партнер, заинтересованный в успехе клиента, нередко инициативно предлагает улучшения. Например, грамотный аутсорсер может подсказать, как оптимизировать налоги законным путем или где внедрить управленческую отчетность для выявления узких мест бизнеса.
Тем не менее, нужно отметить и особенность аутсорсинга: внешней команде потребуется некоторое время, чтобы глубоко разобраться в специфике именно вашего бизнеса. Любому бухгалтеру — что штатному, что со стороны — нужен период вхождения в дела компании. У аутсорсера есть отлаженные методики для разных отраслей, и часто можно подобрать фирму, уже имеющую опыт в вашем сегменте. Тем не менее на старте важно обеспечить тесное взаимодействие, предоставить полную информацию, ответить на вопросы — это залог того, что внешний специалист (или команда) учтет все нюансы вашего бизнеса. В дальнейшем же, когда процесс налажен, качество учета на аутсорсе обычно не уступает внутреннему (а по многим параметрам превосходит его за счет вышеописанных ресурсов и проверок). Главное — выбирать опытных, компетентных провайдеров.
Интересное:
Новости отрасли:
Все новости:
Публикация компании
Контакты
Социальные сети