От описания к управлению: опыт цифровизации стандартов «Русполимет»

Русполимет — это металлургическое предприятие полного цикла. В таких компаниях стандартизация играет важную роль в управлении процессами. При анализе сложившейся системы выявили следующие проблемы:

• 51 стандарт без единой архитектуры;
• несвязанные между собой процессы;
• «серые зоны» на стыках подразделений;
• отсутствие единых правил описания.

Процессы были разрозненными и сильно зависели от ручного управления, что создавало риски для бизнеса. Поэтому компания запустила проект, главная цель которого — оцифровать все стандарты и связать их в единую систему. Тем самым сделать процессы прозрачными и систематизировать управление.

Запуск пилотного проекта

Для выполнения проекта команда выбрала систему Business Studio. В ней удалось построить удобную иерархическую структуру и единый репозиторий, где все процессы наглядны и структурированы.

Для пилотного проекта выбрали три процесса: закупки, продажи и производство. Был разработан план на 3 месяца, который включал 7 шагов: от построения иерархии процессов до генерации стандартов и их утверждения у руководства. Для 1–3 уровней использовали нотацию IDEF0, чтобы зафиксировать общую картину. Для 4–7 — подробные EPC-диаграммы с исполнителями, документами и сроками. Так все процессы объединились в единую систему.

Как команда справлялась с трудностями

В ходе проекта возникла сложность — как быть, если один процесс участвует в нескольких стандартах? Чтобы избежать дублирования, команда создала в Business Studio новый справочник и добавила поле для связи «стандарт-процесс».

Бороться с сопротивлением коллег оказалось сложнее, чем решать технические проблемы. Нам помогли групповые и индивидуальные обучения, презентации и видеоинструкции, а также консультации с технической поддержкой при решении спорных вопросов.

Кто использует Business Studio в компании

• Отдел стандартизации проверяет стандарты на актуальность и соответствие требованиям, а также отвечает за внутренние аудиты.
• Кадровые сотрудники следят за актуальностью положения о подразделениях и должностных инструкций, инициируют запросы на их изменения.
• Ответственные в подразделениях отвечают за описание своих процессов, корректируют их и генерируют должностные инструкции.
• Новые сотрудники пользуются системой в период обучения и адаптации.

Результаты цифровизации

Главное, что Русполимет получили в начале проекта — понимание, как правильно описывать процессы. Далее команда перешла к масштабированию. На данный момент все стандарты описаны, 113 процессов оцифровано, 54 пользователя работают в системе.

Главные результаты:

• Все стандарты компании прошли внешние аудиты;
• Выделено 7 уровней иерархии, и управление стало прозрачным;
• Создана единая архитектура для 51 стандарта;
• Отсутствует риск потери информации;
• Время корректировки стандартов сократилось в 2-3 раза;
• Компания полностью ушла от бумажного документооборота.

Дальнейшие планы развития архитектуры

Следующий шаг — развернуть веб-портал с доступом для всех категорий пользователей. Это поможет руководителям в спорных ситуациях, аудиторам, новым сотрудникам при обучении. Веб-портал — это возможность быстро и удобно продемонстрировать все стандарты, процессы, исполнителей и документы.

Руководители пилотного проекта рассказали в интервью о ходе его реализации, возникших сложностях и использовании современных инструментов.