Руководитель аудиторской группы должен уметь видеть взаимосвязь процессов

Как подобрать и оценить аудиторскую группу, почему руководителю лаборатории лучше делегировать эту роль и какие качества важны для тех, кто проверяет систему менеджмента рассказывает информационный эксперт Ассоциации «Компетентность и качество» Яна Бескровная.

Компетентность аудиторов — ключевой фактор успеха внутреннего аудита. Какие требования предъявляются к этим специалистам?

Начнем с того, что лаборатории уже более-менее справились с требованием документировать компетентность персонала (п. 6.2.2 и 6.2.5 (а) ГОСТ ISO/IEC 17025-2019). Для каждой функции, связанной с проведением испытаний (измерений), системой менеджмента, определяются образование, квалификация, профессиональная подготовка, опыт, технические знания и навыки. Но для аудиторов есть важный нюанс. В профессиональной подготовке обязательно нужно учесть обучение в специализированной организации именно по внутреннему аудиту. Критически важно, чтобы программа обучения учитывала специфику ГОСТ ISO/IEC 17025 и включала не только общие подходы к проверкам, но и практику аудита. Без этого мы рискуем свести аудит к формальной проверке журналов, упуская главное — достоверность результатов испытаний. И конечно, нужно не забывать о периодическом повышении квалификации аудиторов.

Кто может быть руководителем аудиторской группы? Это всегда руководитель лаборатории или возможны варианты?

Здесь есть разные подходы. В некоторых лабораториях руководитель лаборатории сам возглавляет аудиторскую группу. В других есть отдельный менеджер по качеству или специалист, ответственный за систему менеджмента. На мой взгляд, лучше, чтобы эту функцию выполнял отдельный сотрудник. У руководителя лаборатории и без того много задач, ему сложно найти время и глубоко погружаться в детали. А вот если есть специалист, который занимается только системой менеджмента, он может стать настоящим центром сбора и анализа информации.

Какими качествами должен обладать такой специалист?

Это должен быть человек с аналитическим складом ума, который может обрабатывать большие объемы информации. Он должен знать все процессы системы менеджмента и лабораторной деятельности, выявлять несоответствия, оценивать их значимость, а также анализировать риски, влияющие на достоверность результатов испытаний. К нему стекается вся информация по несоответствиям и аудитам, поскольку именно он обрабатывает эти данные, готовит итоговые отчеты и формирует предложения для руководства. Кроме того, это должен быть усидчивый человек, которому нравится «копаться» в процессах и видеть их взаимосвязь.

А как подбираются члены аудиторской группы?

Члены группы также должны обладать достаточными компетенциями и навыками. Основные критерии отбора: знание лабораторных процессов, системы менеджмента в целом, требований органа по аккредитации, владение методологией аудита, коммуникативные навыки, аналитический склад ума и объективность. Чаще всего это специалисты-химики, но также важно понимать деятельность лаборатории в контексте организации, в состав которой она входит, разбираться в связанных документах. Важны желание и мотивация проводить качественные аудиты. И, конечно, нужно иметь время.

Как оценить, подходит ли человек для роли аудитора? Есть ли какие-то критерии оценки?

Конечно. На этапе допуска к проведению аудитов мы оцениваем более глубокие навыки: способность планировать аудит и грамотно документировать его результаты, выявлять объективные свидетельства и корректно оформлять несоответствия, владение техникой интервьюирования, глубина понимания взаимосвязей процессов, а также соблюдение принципов беспристрастности и конфиденциальности. По этим критериям мы оцениваем потенциальных специалистов до того, как они попадут в реестр аудиторов.

А если руководителем аудиторской группы является сам руководитель лаборатории, кто оценивает его?

В этом случае его компетентность может оценить только внешний эксперт, например, при выездной экспертизе. По выявленным несоответствиям можно понять, насколько руководитель лаборатории компетентен как руководитель аудиторской группы. Это можно даже установить в системе менеджмента: что оценка проводится по итогам выездной экспертизы, по масштабу и значимости выявленных несоответствий. И дальше уже иметь дорожную карту, что делать: либо получать теоретические знания, либо привлекать внешнего аудитора для обучения, либо участвовать в деловых играх и тренировать навыки.