Какие сроки хранения документов в организации

Наша команда «РП-Интеграция» занимается разработкой и внедрением программного обеспечения для учета различных документов. В своей профессиональной деятельности мы работаем со множеством организаций и видим различные подходы к хранению внутренних документов, корреспонденции, кадровых приказов, договоров и первичной документации. Как показывает практика, не во всех организациях существуют строгие требования и регламенты к хранению оригиналов или сканов документов. Не везде ведутся единые электронные архивы. Конечно, можно предположить, что все юридические лица перешли на электронный документооборот с контрагентами или применяют кадровое ЭДО. Но это не так.

Несмотря на повсеместное применение бухгалтерского ПО и сдачи электронной отчетности в ФНС и СФР (ПФР) по электронным каналам, стоит не забывать, что делопроизводство и документооборот не заканчивается только на бухгалтерском и налоговом учете (о видах учета я рассказывал в другом обзоре).  В любой организации формируются внутренние документы, ведется журнал кадровых приказов, а работа с контрагентами проходит через подписание договоров и первичных документов и обмен письмами (корреспонденция). За год количество документов может достигать сотен, а в крупных организациях достигать нескольких тысяч и больше.  

Возникает ключевой вопросов — как долго хранить эти документы? Постараемся ответить на данный вопрос.

При всем перечисленном выше разнообразии документов, определенная часть руководителей или соответствующих сотрудников не придает серьезного значения к созданию архива документов с целью длительного хранения (причем речь идет не только о бумажном архиве, но и электронном архиве сканов документов и электронных документов с электронной цифровой подписью).  

Базовая классификация документов по срокам хранения включает три категории:

• Документы временного хранения. Их необходимо хранить от 1 года до 10 лет. Примерами данного вида документов являются приказы по административно-хозяйственной деятельности; документы первичного учета; доверенности, выданные дочерним подразделениям.
• Документы долговременного хранения. Такие документы хранятся более 10 лет, в зависимости от требований законов и локально нормативных актов организации.
• Документы постоянного хранения. Такие документы хранят в течении всего срока существования организации, а после ликвидации юридического лица, данные документы передаются в собственный архив или на хранение сторонней организации.

Сроки хранения документов регулируются соответствующими законами и нормативными правовыми актами. Пункт 1 статьи 17 ФЗ от 22.10.04 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской федерации» определяет необходимость хранить архивные документы на срок, который зависит от вида документа (кадровые, бухгалтерские и т.п.). Например, существует отдельный Перечень типовых управленческих документов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236; далее — Перечень № 236). Также существует прочие законодательными положения, определяющие сроки хранения. Например, время хранения налоговых документов установлено в Налоговом кодексе, а бухгалтерских — в Законе о бухучете. Для акционерных обществ действует Положение о порядке и сроках хранения документов АО (утв. постановлением ФКЦБ от 16.07.03 № 03-33/пс).

Архивы документов должны включать бумажные и т.н. «электронные документы». Юридически значимые электронные документы (включая сканы и файлы с ЭЦП) можно хранить не распечатывая.

Продолжим рассмотрение сроков хранения в зависимости от вида документов.

Кадровые документы

Данный вид документов включает приказы о приеме, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках, справки, заявления, трудовые договоры, доп.соглашения, личные карточки, гражданско-правовые договоры и акты.

Кадровые документы, которые завершились и переданы в архив после 01.01.2023 необходимо хранить 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ).  Аналогичный срок хранения и для оригиналов персональных документов (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства), если бывший работник не забрал их (ст. 449 Перечня № 236). Если работник выбрал электронную трудовую книжку, то по мнению Роструда, у организации нет обязанности хранить бумажный вариант трудовой книжки.

По некоторым кадровым документам срок хранения существенно меньше. Например, дисциплинарные взыскания и графики отпусков хранятся три года (ст. 454 и 434 Перечня № 236, ст. 453 Перечня № 236).

Согласия на обработку персональных данных также хранятся три года, в данном случае срок хранения считается после завершения срока действия согласия или его отзыва (ст. 441 Перечня № 236). Но прочие документы по персональным данным (положения и инструкции) относятся к документам постоянного хранения ((ст. 440 Перечня № 236). 

Табели учета рабочего времени нужно хранить пять лет. При опасных или вредных условиях труда срок хранения табелей — 50 лет.  Пять лет хранятся приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, а также приказам о направлении в командировку работников, не занятых на работах с вредными и опасными условиями труда. При «вредной» работе, приказы о командировках нужно хранить 50 лет (ст. 434 Перечня № 236).

Пять лет также хранятся копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и прочие документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности и выдаче материальной помощи (ст. 298 Перечня № 236).

Платежные ведомости, расчетные листки на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат хранятся шесть лет (ст. 295 Перечня № 236). Но это при условии, что работодатель ведет лицевые счета сотрудников. В противном случае указанные документы должны храниться 50 лет (ст. 295 Перечня № 236).

К документам постоянного хранения также относятся приказы, распоряжения и прочие кадровые документы по основной деятельности (ст. 19 Перечня № 236). Например, приказы об утверждении структуры организации, о создании подразделений (филиалов), о вступлении в должность, о возложении обязанностей главбуха на руководителя, о досрочном сложении полномочий, о назначении ответственных, об утверждении и введении в действие ЛНА.

Документы кадрового электронного документооборота регулируются законодательством РФ об архивном деле (ст. 22.3 ТК РФ).

При ведении кадрового учета преимуществом является применение программы для ведения журнала кадровых приказов. Программа позволит за несколько секунд сформировать необходимый кадровый документ за прошлые периоды и вывести его на печать. Таким образом исключается потеря оригиналов документов за любой период, так как всегда будет возможность заранее приготовить оригиналы документов по запросу госоргана, например в рамках проверки трудовой инспекции.

Бухгалтерские документы

Период хранения данных документов определяет Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.11. Пятилетний срок хранения определен для большинства видов бухгалтерских документов. Но есть определенные исключения.

Например, первичные документы, регистров бухучета, бухотчетность и аудиторские заключения хранятся пять лет после завершения отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). А для документов учетной политики пятилетний срок начинается с года, в котором данные документы в последний раз применялись для бухгалтерской (финансовой) отчетности. Аналогичное правило определения срока хранения применяется для средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Т.н. «оправдательные документы» (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) также хранятся пять лет, а при возникновении споров— до принятия решения по делу, даже если оно вынесено за пределами этого срока (ст. 277 Перечня № 236).

Документы о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов нужно сохранять пять лет с даты выбытия основных средств и нематериальных активов (ст. 323 Перечня № 236).

Рабочий план счетов и промежуточная бухгалтерская отчетность хранится также пять лет (п. 267 Перечня № 236).  Годовая отчетность хранится постоянно (п. 268 Перечня № 236).

Налоговые документы

Пятилетний срок хранения установлен для документов бухгалтерского и налогового учета. Аналогичный срок установлен для прочих документов, применяемых для исчисления и уплаты налогов, включая документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов. Сроки хранения для указанных документов определяются правилами подпункта 8 пункта 1 статьи 23 и подпункта 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ. Срок хранения по этим документам начинается после даты окончания налогового периода, в котором документ применялся в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо Минфина от 19.07.17 № 03-07-11/45829).

Документы, подтверждающих объем понесенного убытка, необходимо хранить в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Четыре года нужно хранить книги покупок и книги продаж (включая дополнительные листы к ним). Отсчет начинается с даты последней записи в книге (п. 24 Правил ведения книги покупок и п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства от 26.12.11 № 1137). Счет-фактуры следует хранить пять лет (ст. 317 Перечня № 236).

Налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов хранятся пять лет. Но декларации ИП за период по 2002 год включительно, необходимо хранить 75 лет (ст. 310 Перечня № 236). Расчет по страховым взносам хранится на протяжении 50 лет с момента его составления (ст. 308 Перечня № 236).

Документы, необходимые для расчета и уплаты страховых взносов хранятся шесть лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). К таким документам относятся, в частности, карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов (ст. 309 Перечня № 236).

Карточки индивидуального учета необходимо хранить на протяжении 50 лет, если отсутствуют лицевые счета или ведомости начисления зарплаты (ст. 309 Перечня № 236).

Пять лет нужно хранить деловую переписку с налоговой (уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления). Данный срок увеличивается до 10 лет, если жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки (п. 148 и 314 Перечня № 236).

Электронные документы с усиленной квалифицированно электронной подписи (УКЭП), и сертификаты ключей проверки ЭП, которой подписаны жалобы и технологические документы, нужно хранить пять лет. Сроки считаются с даты получения или отправки соответствующего документа (п. 3 Порядка, приведенного в прил. № 4 к приказу ФНС от 20.12.19 № ММВ-7-9/645@).

Контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд хранятся пять лет с даты прекращения обязательств по ним (ст. 224 Перечня № 236).

Штрафы за нарушение сроков хранения документов

За непредоставление документа по требованию ФНС могут быть назначены штраф в 200 рублей за каждый отсутствующий документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Документы могут быть запрошены при проверке организации (выездной или камеральной), а также в рамках «встречки», или без назначения проверки (ст. 93 и 93.1 НК РФ).

За отсутствие первичных документов или счетов-фактур будет назначен более существенный штраф, размер которого зависит от последствий. Если нарушение не привело к занижению налоговой базы, то величина штрафа 10 000 или 30 000 руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК РФ). Но если из-за отсутствия документов была занижена налоговая база, то штраф будет равен 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Нарушение порядка и сроков хранения документов может стать причиной для привлечения организации или сотрудников к административной ответственности в соответствии со статьей 13.20 КоАП РФ. Это влечет предупреждение или штраф в размере от 3 000 до 5 000 руб. для должностных лиц; от 5 000 до 10 000 руб. для юридических лиц.

В итоге данного обзора, хочется затронуть тему способа хранения большого количества файлов по документам (сканы, проекты в Word, Excel, PDF и электронные копии документов с ЭЦП). 

Многие организации продолжают хранить их в различных папках и файлах на разных компьютерах (децентрализовано). Но безопасным и надежным способ хранения будет применение специальной программы для учета документов. С помощью такой программы все файлы хранятся в т.н. электронных «карточках документов» с подробными сведениями, образуя удобный реестр с быстрым поиском. Пользователь программы сможет сформировать отчеты по нужным условиям или найти необходимые файлы по документу. Таким образом исключается потеря документов, так как всегда будет возможность найти нужную информацию (включая файлы) в едином безопасном электронном архиве.