Автоматизация и внутренний аудит работы склада

Внутренний аудит работы склада представляет собой систематический, независимый и объективный процесс проверки результативности и эффективности процессов, который направлен на поиск «узких мест», выявление и оценку рисков для разработки мероприятий по непрерывному улучшению деятельности. Современные компании используют внутренние аудиты как неотъемлемую часть менеджмента, стандартизируют и автоматизируют этот процесс, потому что благодаря ему получают возможность своевременно и адекватно оценивать инфраструктуру и ресурсы, прогнозировать рост показателей и как итог оставаться конкурентоспособными.

Необходимость внутреннего аудита в складской логистике обусловлена рядом важных факторов:

1. обеспечение соответствия нормативным требованиям, внутренний аудит помогает компании убедиться в том, что складские операции, поддерживаемые условия и принятые методы управления ресурсами и персоналом соответствуют действующим законодательным актам и отраслевым нормам РФ.
2. управление рисками, аудит позволяет выявлять потенциальные риски, связанные с приемкой, хранением, перемещением товаров и отгрузкой заказов, а также оценить уровень контроля за обеспечением норм охраны труда и безопасности склада, что позволяет вовремя реагировать на возникающие проблемы и минимизировать потери и издержки от несчастных случаев, краж и хищений.
3. повышение эффективности, периодический анализ складских процессов позволяет не просто выявлять места для улучшений, но и постоянно повышать показатели деятельности. Например, в части коэффициентов оборачиваемости товаров, производительности персонала, повышения точности инвентаризаций, рационального использования площадей и ресурсов, управления возвратной логистикой и потребительским спросом.
4. улучшение качества обслуживания клиентов, аудит способствует повышению своевременности выполнения заказов, сокращению времени доставки за счет повышения точности инвентаризаций и скорости комплектаций, количество ошибок персонала в виду влияния человеческого фактора минимизируется из-за внедрения жестких процедур контроля на всех этапах операционной деятельности склада.
5. повышение прозрачности данных, результаты аудита на основе мониторинга и аналитики данных с заданной периодичностью предоставляются руководству компании, что позволяет принимать обоснованные решения по управлению компанией, вовремя планировать бюджет и оптимально распределять ресурсы.

Из типичных проблем, с которыми сталкиваются склады в современных реалиях бизнеса можно выделить следующие: неравномерная нагрузка на персонал, большое количество ошибок и исправлений на этапах приемки, комплектации и отгрузки, отсутствие процедур контроля за учетом, сборкой и отправкой товаров потребителям, нерациональное использование площадей, отсутствие инструментов управления запасами и методов планирования ресурсов. В этой статье рассмотрим, как система управления складом WMS может быть задействована в процессе внутреннего аудита и постоянном улучшении работы для компаний в сфере складской логистики.

Что необходимо проверять во время аудита

Контрольный список аудита, как правило, должен состоять из показателей для оценки работы ключевых операций и инфраструктуры склада и служить руководством для сотрудников, вовлеченных в проверку, помогая им систематизировать процесс и охватить все ключевые аспекты работы склада. Если говорить в общем, то при разработке чек-листа важно задействовать следующие блоки:

1. Территория склада

• наличие процедур контроля маршрутов движения автотранспорта (подъездные пути, зона разгрузки, погрузки).
• наличие системы идентификации мест уличного хранения для разных категорий товаров.
• наличие процедур контроля состояния территории склада (соблюдение санитарных норм, освещения).
• наличие процедур контроля доступа на территорию склада.

2. Приемка товаров

• наличие системы сканирования штрих-кодов.
• наличие процедуры входного контроля качества товаров (количество, наименование, срок годности и т.п.).
• наличие процедуры проверки и подтверждения заказов на поставку.
• наличие процедуры обработки управления несоответствиями и повреждениями (например, «карантинная зона», «зона ремонта», «зона утилизации»).
• наличие методов контроля сроков поставки.

3. Хранение запасов

• наличие системы зонирования склада.
• наличие системы прослеживаемости размещения запасов, в соответствии с категориями и требованиями хранения.
• наличие системы маркировки и идентификации мест хранения.
• наличие процедуры ротации запасов (например, ABC анализ).
• наличие методов операционного контроля условий хранения (например, температура, время, влажность).
• наличие процедур контроля хранения упаковочных материалов, СИЗ и ТМЦ.

4. Обработка заказов

• наличие процедуры выбора, упаковки и отгрузки заказов.
• наличие методов контроля времени обработки заказов.
• наличие методов контроля точности выполненных операций.
• наличие процедур управления претензиями и рекламациями.
• наличие процедур управления возвратами.

5. Отгрузка

• наличие процедуры проверки и подтверждения заказов на отгрузку.
• наличие процедуры контроля упаковки и подготовки к отправке.
• наличие методов контроля соответствия требованиям по доставке.

6. Управление запасами

• наличие процедуры учета и контроля запасов, соблюдения принципов FIFO.
• наличие методов прогнозирования и пополнения запасов.
• наличие методов контроля запасов и оборачиваемости товаров.

7. Оборудование и инфраструктура

• наличие процедур соблюдения технического обслуживания и ремонта оборудования, графиков ППР, калибровки.
• наличие методов планировки площади склада.

8. Безопасность и охрана труда

• наличие процедур контроля состояния складских помещений (соблюдение санитарных норм, освещение, вентиляция, пест-контроль, водоснабжение, водоотведение).
• наличие систем пожаротушения и сигнализации и методов контроля за состоянием.
• наличие процедур контроля соблюдения охраны труда и техники безопасности (использование защитной экипировки сотрудниками склада, прохождение инструктажа по технике безопасности, обязательный вводный инструктаж).

9. IT-инфраструктура:

• наличие процедур оценки надежности и работоспособности IT-систем, используемых на складе.
• наличие методов контроля для обеспечения безопасности данных и контроля доступа к данным.

10. Персонал

• наличие методов обучения, оценки навыков и компетенций, развития персонала.
• наличие методов оценки производительности и эффективности работников.
• наличие методов мотивации.

Чек-лист для аудита склада — это инструмент, который позволяет провести всестороннюю оценку работы склада и выявить области, требующие улучшения, что включать в каждый блок компания определяет сама, в зависимости от специфики отрасли. Например, для склада строительных материалов необходимо предусмотреть оценку соблюдения хранения чувствительных товаров к воздействию внешней среды, размещения опасных материалов и грузов, для склада мебели — идентификацию всех комплектующих и процедуры выходного контроля перед отправкой потребителям, контроль курения персонала на территории склада, использования запрещенных отопительных приборов и т.п.

Как происходит аудит склада

В целом аудит склада происходит по циклу PDCA (Планирование проведения проверки, выполнение проверки согласно плана по чек-листу, внесение необходимых коррекций во время аудита, оценка и разработка корректирующих и предупреждающих действий на основе анализа полученных данных, внедрение мероприятий, верификация и контроль):

1. Планирование. На этом этапе осуществляется определение области аудита, выбор периода проведения проверки, формирование команды из числа сотрудников, разработка плана работ и чек-листов. Можно разработать документированную процедуру «Внутренний аудит», в которой будет приведен пошаговый алгоритм и формы для заполнения итогов, таких как «Программа аудита», «План проведения аудита», «Акт о несоответствии», «Отчет/План действий по итогам аудита». Важные аспекты, которые следует учитывать при планировании проверок это независимость (аудиторы должны быть независимыми от подразделения склада, то есть нельзя участвовать в проверке своей же работы), объективность, соблюдение конфиденциальности и документирование всех этапов.

2. Сбор информации. На этом этапе осуществляется проверка, происходит анализ документации (например, стандартные рабочие процедуры, инструкции по приему, отгрузке и т.д.), проводится интервью с сотрудниками склада, ведется наблюдение за рабочими процессами и фиксирование всей необходимой информации. Можно использовать фотографии и видеосъемку для дальнейшего анализа, чтобы приложить в качестве доказательств выявленных несоответствий для итогового отчета.

3. Анализ и оценка. На этом этапе осуществляется анализ данных (например, показатели оборачиваемости запасов, время обработки заказов, затраты на комплектацию и отгрузку), сравнение фактических результатов с запланированными, выявление отклонений и несоответствий от установленных норм, анализ причин возникновения проблем, оценка эффективности операций. Важно уделить время оценке рисков, осуществить идентификацию и оценку вероятности возникновения рисков, а также их потенциального воздействия на работу склада.

5. Разработка мероприятий и рекомендаций. На этом этапе происходит формулирование конкретных предложений по устранению выявленных несоответствий и улучшению складских процессов с привязкой к бюджету и назначением ответственных, выработка решений должна происходить коллективно, чтобы учесть все факторы.

6. Отчетность. На этом этапе происходит составление сводного отчета о результатах аудита, включающего описание выявленных проблем, оценку рисков и рекомендации по их минимизации, презентация отчета и плана действий руководству склада.

7. Верификация. На этом этапе происходит оценка выполненных мер, которые были назначены по итогам аудиторской проверки и фиксируются все задержки с указанием причин.

Главное проводить аудиты с постоянной периодичностью, например, не реже одного раза в год или по мере выявления критических несоответствий (которые оказывают прямое влияние на прибыль компании).

Как WMS помогает в аудитах

Мониторинг данных и оценка эффективности операций склада на основе реальных показателей имеет решающее значение для повышения производительности персонала, обеспечения точности выполнения задач и снижения затрат на исправление ошибок. В системе управления складом происходит планирование работы и фиксирование действий сотрудников, встроенные процедуры контроля блокируют выполнение заведомо неверных операций. Например, данные WMS во время проведения внутренних проверок работы склада можно использовать в части:

1. Сбора данных: система собирает исчерпывающие данные о складских операциях, таких как «приемка грузов», «хранение запасов», «обработка заказов», «отгрузка». Приведу пример какие показатели эффективности можно отслеживать при помощи AS WMS для использования в результатах внутренних аудитов:

• точность инвентаризации: система отслеживает количество и местоположение каждого товара на складе, что обеспечивает точную информацию о запасах в режиме реального времени. После анализа можно повысить точность проведения инвентаризаций до 180% за счет автоматизации основных операций учета товаров.
• скорость отбора и упаковки: WMS оптимизирует процесс отбора и упаковки заказов, сокращая время обработки и повышая производительность, управляет запасами в режиме реального времени, предоставляя информацию о наличии, размещении и оборачиваемости товаров. Это позволяет оптимизировать уровни запасов, предотвращать перебои в поставках и сокращать потери, если говорить о цифрах, то на практике скорость комплектаций можно повысить до 50 %.
• оценка эффективности пространства склада: система управления складом помогает максимизировать использование складского пространства, оптимизируя размещение запасов и процессы обработки в том числе за счет внедрения адресного хранения, предоставляет визуальное представление рабочих процессов. Эта визуализация может помочь выявить неэффективные маршруты техники и персонала, задержки в работе и дает возможности для непрерывной оптимизации деятельности склада.
• оценка эффективности работы сотрудников: WMS предоставляет полную информацию о производительности работников склада, включая время выполнения задач и использование оборудования, отслеживает ключевые показатели эффективности (KPI), такие как «время обработки заказов», «точность комплектации» и «точность учета», «количество ошибок во время сборки». Анализ этих данных помогает выявить узкие места и области низкой производительности, дает возможности для улучшения.
• оценка затрат на хранение: система помогает отслеживать и контролировать затраты на хранение, включая аренду, коммунальные услуги и задействованный персонал. Как итог, предоставляет данные для анализа соответствия складских процессов установленным процедурам и стандартам, оценки квалификации и эффективности персонала склада, сокращению простоев и ошибок.

2. Анализа данных: собранные данные анализируются с использованием алгоритмов и моделей, чтобы определить области улучшения. WMS предоставляет мониторинг и аналитику данных в реальном времени, позволяя руководителям отслеживать деятельность склада и оперативно реагировать на возникающие проблемы.

3. Создания отчетов: программное обеспечение генерирует отчеты на основе аналитики, которые предоставляют информацию о производительности, запасах и эффективности, можно настроить нужный для компании отчет. Эти данные могут использоваться для выявления тенденций, определения областей для улучшения и принятия обоснованных управленческих решений.

4. Постоянного мониторинга: WMS продолжает отслеживать показатели эффективности после реализации улучшений, чтобы обеспечить их постоянное улучшение и предоставляет данные в любой момент, давая возможность получить аналитику за прошлые периоды и осуществить сравнительный анализ.

Иначе говоря, система эффективна в использовании для аудитов по всему циклу PDCA, она планирует основные операции, контролирует выполнение, сигнализирует о проблемах, а самое главное, непрерывно собирает данные по операционной деятельности компании. Стоит отдельно отметить возможности системы по прогнозированию спроса, использованию встроенных инструментов анализа ассортимента, например, ABC анализа, эта отчетность очень важна при оценке работы компании. При выборе WMS важно учитывать специфику бизнеса, размер склада, бюджет и требования к функционалу. Необходимо тщательно проанализировать предложения различных поставщиков и выбрать систему, которая наилучшим образом соответствует текущим потребностям компании.

В заключении отмечу, что внутренний аудит склада является важным инструментом для оптимизации работы, потому что позволяет своевременно выявить слабые места, риски и возможности для улучшения, а также разработать эффективные меры по повышению эффективности, сокращению затрат и улучшению качества обслуживания клиентов. Регулярное проведение аудита является показателем эффективного менеджмента и выступает залогом стабильной и успешной работы компании, а автоматизация значительно экономит время и ресурсы.