Ключевые риски Due Diligence: риски премирования сотрудников

Премирование сотрудников — инструмент мотивации и управления эффективностью. Однако при отсутствии должным образом оформленных локальных нормативных актов (ЛНА) любая выплата может обернуться для компании источником серьезных правовых и финансовых рисков. На практике работодатели часто воспринимают премии как инструмент гибкой благодарности за результат. Но если подход к премированию не закреплен документально, он превращается в зону правовой неопределенности.

Ниже мы разберем основные риски, возникающие в таких ситуациях, и возможные последствия, которые наиболее часто выявляются в рамках проведения legal due diligence.

Риски отсутствия регламентов премирования

• Премия превращается в обязательство

Если компания выплачивает сотрудникам премии регулярно (ежемесячно, ежеквартально), даже без фиксированных критериев и формального положения о премировании, суд может признать такую выплату элементом системы оплаты труда. В этом случае работодатель не сможет по своему усмотрению «отменить» премию — она становится обязательной.

• Под видом выплаты премии из общества выводят прибыль

Зачастую под видом выплаты премий сотрудникам происходит скрытый вывод денежных средств из общества в обход интересов заинтересованных лиц. При отсутствии должного регулирования премий существует риск нарушения интересов инвесторов, участников или акционеров общества.

• Невозможность отказа в выплате

При отсутствии документов, определяющих основания для неполучения премии (например, дисциплинарные взыскания, неудовлетворительные результаты), работодатель не может законно отказать в выплате премии, даже если сотрудник нарушает трудовую дисциплину или работает неэффективно. В случае спора суд, скорее всего, встанет на сторону работника.

• Избирательность и дискриминационные риски

Если порядок премирования не прописан, выбор сотрудников, получающих премии, может показаться необоснованным. Это создает внутренние конфликты и может быть расценено как дискриминация. Работник вправе подать жалобу в трудовую инспекцию или в суд, если посчитает, что к нему применен несправедливый подход.

• Обтекаемые формулировки

Если порядок премирования не содержит четких критериев, достижение которых является основанием для выплаты премии (например, за добросовестную работу, успехи в труде и т.д.), суд может встать на сторону работника и обязать работодателя выплатить премию.

• Налоговые и страховые риски

Некорректное оформление выплат (например, если они оформляются как «подарки» или «материальная помощь», но носят регулярный характер) может вызвать вопросы у налоговых и контролирующих органов. В результате — доначисление страховых взносов, штрафы и пени.

Что с этим делать: рекомендации

Разработайте положение о премировании

Этот документ должен быть включен в систему ЛНА компании и утвержден в соответствии с Трудовым кодексом. В нем важно указать цели премирования, виды премий, критерии оценки, периодичность выплат, основания для отказа и порядок принятия решений.

Разграничьте обязательные и дискреционные выплаты

Если премия выплачивается на усмотрение работодателя, это должно быть прямо указано в положении. Используйте формулировки: «может быть выплачена», «по решению работодателя», чтобы сохранить гибкость.

Регулярно обновляйте документы

Бизнес-потребности меняются — вместе с ними должны меняться и критерии премирования. Пересматривайте ЛНА не реже одного раза в год.

Обучите менеджмент

Руководители подразделений должны понимать правовые риски, связанные с устными договоренностями и неформальной практикой премирования. Все решения должны быть документально зафиксированы.