Выписка из приказа: что это, зачем нужна и как правильно оформить

Что такое выписка из приказа

Выписка из приказа — это официальный документ, который содержит лишь ту часть текста приказа, что непосредственно относится к конкретному человеку или событию. Она составляется тогда, когда нет необходимости предоставлять весь приказ целиком. Например, если в распоряжении компании перечислены десять работников, которым назначены премии, каждый сотрудник получит отдельную выписку, где будет указан только пункт с его фамилией. Такой подход защищает персональные данные других работников и делает документ более удобным для использования.

Для кого и зачем нужны выписки из приказов

1. Работникам
Для сотрудников выписка — подтверждение их трудовой деятельности. Она фиксирует факты приема, перевода, увольнения или другие кадровые изменения. Такие документы могут понадобиться при обращении в банк за кредитом, при оформлении социальных выплат, при назначении пенсии, особенно если у человека отсутствует трудовая книжка или она утрачена. Выписка позволяет без лишних деталей подтвердить юридически значимый факт, сохранив при этом конфиденциальность других сведений.

2. Банкам и государственным структурам
Финансовые организации требуют выписку для проверки дохода и подтверждения стажа заемщика. Органы соцзащиты и Фонд социального страхования используют такие документы, чтобы удостовериться в правомерности выплат и пособий. Контролирующие органы — инспекция труда, налоговые органы или суды — могут запросить выписку для проверки корректности кадрового оформления и правильности начислений.

3. Другим подразделениям или контрагентам
Иногда выписка требуется для внутренних нужд компании. Ее могут запросить различные отделы, а также подрядные организации, работающие с предприятием. В таких случаях документ помогает быстро получить нужные сведения без раскрытия полного текста приказа.

Как оформить выписку из приказа

Первый шаг — заявление
Чтобы получить документ, сотруднику нужно обратиться к руководителю или в кадровую службу. В заявлении указывают дату и номер приказа, а также цель запроса, чтобы кадровый отдел понимал, какие именно сведения нужно включить.

Второй шаг — бланк
Выписка оформляется на фирменном бланке предприятия или на листе формата А4. В верхней части указываются реквизиты организации, чтобы документ имел официальную силу.

Третий шаг — заголовок
В центре пишется: «Выписка из приказа». Ниже ставят дату и номер исходного приказа, а также указывают город, где был издан документ.

Четвертый шаг — текст
В этом разделе приводится дословный фрагмент из приказа. Текст не сокращают и не изменяют, чтобы сохранить юридическую точность. Под выписанным пунктом указывают фамилию, имя, отчество и должность лица, подписавшего приказ. Его подпись в выписке не ставится, вместо нее пишут слово «Подпись».

Пятый шаг — заверение
Документ удостоверяет уполномоченное лицо, чаще всего начальник отдела кадров. Здесь ставится отметка «Верно», подпись с расшифровкой, дата и место заверения. Это обязательное условие, без которого выписка не имеет юридической силы.

Шестой шаг — реквизиты
Заключительная часть документа содержит все основные данные исходного приказа: название организации, номер и дату документа.

Чем отличается выписка от копии

Копия приказа воспроизводит весь текст документа, тогда как выписка содержит только необходимые фрагменты. Если приказ касается нескольких работников, копию выдать невозможно, потому что в ней содержатся личные данные других сотрудников. Именно поэтому в таких ситуациях составляется выписка — она точна, законна и при этом не нарушает чужих прав.

Еще одно различие касается оформления. Внутренние копии могут оставаться незавершенными, а выписка всегда заверяется подписью уполномоченного лица и отметкой «Верно». Несмотря на это, юридическая сила у обоих документов одинакова, при условии что они подготовлены правильно.

Сроки подготовки

Согласно ст. 62 Трудового кодекса, работодатель обязан выдать выписку не позднее трех рабочих дней после получения письменного заявления. Этот же срок распространяется и на запросы государственных органов, включая суды или органы соцзащиты. Такой порядок позволяет работнику или учреждению оперативно получить необходимый документ без лишних задержек.