Как могут выглядеть таск-трекеры в телефонах: опыт Руллы

Появление цифровых помощников не отменило проблему: людям все еще лень фиксировать дела. Вместе с Евгением Бондаревым, дизайн-лидером корпоративной платформы Рулла, разбираемся, почему мобильные таск-трекеры не должны быть похожи на канбан и как ИИ превращает переписку в задачи.

Давайте начнем с контекста: почему проблема таск-трекинга в телефонах вообще существует? 

Человеческий мозг плохо справляется с большим количеством задач. Он не умеет надежно хранить десятки дел одновременно: «надо написать коллеге», «не забыть про встречу», «забрать ребенка из школы пораньше», «проверить оплату от контрагента». Голова работает как жесткий диск: новые задачи либо не помещаются, либо вытесняют старые.

Таск-трекеры как раз и появились, чтобы снять эту нагрузку. В теории все работает: если выгрузить задачи из головы в систему, становится легче. Появляется структура, напоминания, контроль сроков. Но на практике возникает другой барьер — задачи нужно фиксировать.

Проблема в том, что они появляются в течение дня: за завтраком, на встрече, по дороге в офис, перед сном. В этот момент у человека обычно нет ни времени, ни желания открывать приложение и что-то туда заносить.

То есть дело не в том, что трекеры плохие, а в том, как устроен человек?

Именно. Мозг сопротивляется лишней нагрузке. Даже простое действие — зафиксировать мысль — требует усилия. А если система просит добавить сроки, приоритет, исполнителя и контекст, это усилие возрастает.

В результате возникает парадокс. Инструменты, которые должны упрощать работу, сами добавляют дополнительный барьер. Человек сначала должен поставить себе задачу: не забыть поставить задачу. И именно этот разрыв между появлением мысли и ее фиксацией остается главной нерешенной проблемой, особенно в мобильном сценарии.

Поэтому задача таск-трекера — не заставлять людей быть более дисциплинированными, а найти органичный способ фиксировать дела. Такой, который не требует волевого усилия. В этом и есть ключевой вызов для продукта.

Как люди на самом деле работают с рабочими задачами в течение дня? 

В корпоративной среде архитектура задач сложнее: проекты, статусы, исполнители. Создать полноценную рабочую задачу в телефоне — дополнительная нагрузка, и на это жалко тратить время. 

На телефоне людям нужно другое: посмотреть детали задачи, кто назначен исполнителем, что нужно сделать сегодня, когда нужен ответ.  По сути, мобильное приложение — это не рабочее место, а пульт управления: увидеть, отреагировать, напомнить себе сделать что-то за компьютером.

Вместо того, чтобы копировать веб-функциональность в мобильном приложении, лучше посмотреть глубже: откуда вообще берутся задачи. Ответ простой: пользователи почти никогда не создают рабочие задачи с нуля — почти всегда перед этим происходит коммуникация.

Например, кто-то написал в чате: «Сможешь это сделать?» Руководитель упомянул на встрече новый проект. Коллеги обсудили проблему в переписке. Получается, что любая задача — это следствие коммуникации людей. 

Для меня это стало ключевым инсайтом, который поменял подход к проектированию продукта. Теперь в работе я опираюсь на «ментальную модель пользователя» — то, как человек воспринимает процесс у себя в голове. И этот процесс почти никогда не совпадает с регламентированной структурой интерфейса. Люди не думают: «Надо придумать задачу и разложить ее на компоненты». Они думают: «Коллега предложил новую идею — надо бы не забыть доделать».

Если не канбан, то как может выглядеть работа с задачами? 

Если задача появляется из переписки, встречи или звонка, значит, и работать с ней человек должен внутри коммуникации, а не отдельно от нее.

Поэтому имеет смысл строить мобильный опыт вокруг подхода chat-first: чат будет основой системы, а задачи — продолжением рабочего диалога.

Это можно назвать «разговорным опытом». Ты общаешься в чате, видишь сообщение, которое выглядит как будущая задача, нажимаешь на него — и запускается процесс. Система понимает весь контекст разговора и превращает обсуждение в конкретную задачу. 

А как система понимает контекст разговора?

Здесь помогает искусственный интеллект, встроенный в чаты. Например, в Рулле, когда пользователь выделил сообщение «Презентация нужна к пятнице», ИИ понимает: кто исполнитель, о какой презентации речь, какой проект обсуждается, кого добавить в наблюдатели.

Чтобы разобраться в контексте, ИИ анализирует не только выделенное сообщение, но и несколько сообщений до и после. Дальше он сам формулирует задачу, добавляет ее в проект, назначает исполнителя и подключает участников. 

То же самое может быть и с видеозвонками: вы поговорили, закончили встречу — и дальше ИИ сам формирует список задач. Без того, чтобы кто-то садился и конспектировал.

По сути, в работе с задачами нужно стремиться к «идеальному конечному результату». В ТРИЗ — теории решения изобретательских задач — так называют сценарий, в котором результат достигается минимальными усилиями, а система выполняет свою функцию почти незаметно для человека.

Как все это выглядит в интерфейсе телефона? Что видит пользователь?

Объясню на примере Руллы. В основе мобильного интерфейса — список чатов. Внутри можно включить фильтрацию: клик — и вы видите те чаты, которые являются задачами. Получается не канбан-доска, а лента чатов-задач.

Это совпадает с тем, как люди пользуются телефоном. В обычных мессенджерах новое сообщение автоматически поднимает чат наверх. С задачами работает та же логика: если в чате появилась активность, значит, это требует внимания. Список задач автоматически перестраивается по актуальности, без ручной приоритизации.

Дальше можно включить дополнительные фильтры: показать только задачи с дедлайном, только по определенному проекту или только те, где пользователь назначен исполнителем.

Еще одной полезной функцией может быть — «Фокус на сегодня». ИИ анализирует рабочие чаты, дедлайны, упоминания и активность команды, а затем показывает, какие задачи сейчас действительно приоритетны. 

Для каждого пользователя этот список будет разным, потому что система учитывает контекст работы и роль человека в команде. Если в чатах активно обсуждают дизайн — приоритет сместится в мою сторону, потому что я дизайнер. 

Такой сценарий не выполняется в классических таск-трекерах, где задачи существуют отдельно от коммуникации. Здесь же вся система строится вокруг рабочего диалога.

Почему нельзя было просто перенести веб-версию таск-трекера в телефон?

Телефон и компьютер — это два разных сценария работы. За компьютером человек готов погружаться: планировать спринт, разбирать канбан-доску, управлять проектом. Телефон используют иначе — на ходу, между встречами, в дороге.

Поэтому мобильное приложение не должно быть уменьшенной копией веб-версии. Если перенести в телефон всю сложную структуру проекта, человек просто перестанет этим пользоваться.

В идеале должен быть бесшовный сценарий между устройствами. Например, руководитель идет в офис и голосом надиктовывает задачу: подготовить отчет, подключить участников, назначить дедлайн. Система сразу создает чат-задачу и добавляет ее в проект. Когда в офисе человек открывает ноутбук, задача уже лежит на канбан-доске со всем контекстом.

То есть телефон становится инструментом быстрого взаимодействия, а компьютер — средой для глубокой работы. И задача продукта — не дублировать интерфейсы, а поддерживать естественный сценарий работы человека на каждом устройстве.

Что происходит с командной работой, когда задачи живут внутри чатов?

В любой команде есть люди, которые заходят в таск-трекер время от времени, а есть те, кто постоянно держат процессы под контролем: проверяют статусы, напоминают коллегам, двигают задачи вперед. Обычно именно на них ложится основная коммуникационная нагрузка.

Если этим людям неудобно работать с телефона, команда очень быстро возвращается в привычные мессенджеры. Люди всегда выбирают инструмент, где проще написать сообщение, уточнить статус или быстро напомнить коллегам о задаче. И если корпоративная система проигрывает по удобству, сотрудники просто перестают ей пользоваться.

Поэтому не нужно пытаться конкурировать с публичными мессенджерами. Лучше работать над тем, чтобы сделать удобными рабочие коммуникации. Чтобы задачи не терялись в переписке, а обсуждения автоматически превращались в управляемый процесс.

Куда дальше будут дальше развиваться корпоративные мессенджеры и таск-трекеры?

Следующий большой шаг — это работа с контекстом всей компании, а не отдельного чата или проекта. Сейчас ИИ уже умеет собирать задачи из отдельных переписок и понимать локальный контекст разговора. Дальше система должна научиться работать с общей картиной.

Например, человек пишет: «Проверь, что с релизом новой функции» — и получает не ссылки на отдельные задачи, а готовый ответ: что решили, на каком этапе работа, какие команды и за что отвечают, какой статус по каждому процессу.

Еще одно направление — предиктивный интерфейс. Когда система не просто отвечает на запрос, а заранее понимает, что еще может понадобиться пользователю. Например, предлагает связанные обсуждения, документы или задачи еще до того, как человек начал их искать.

Также интересен эмоциональный контекст внутри команды. В переписке всегда видно, когда обсуждение становится напряженным, где сотрудники перегружены, а где задача начинает зависать без движения. ИИ уже постепенно учится замечать такие сигналы и может предлагать не только список дел, а конкретные рекомендации: этому сотруднику нужна передышка, а эту задачу лучше переложить на другого.

Если смотреть шире, рынок движется к бесшовному опыту. Хороший рабочий инструмент не должен требовать от человека постоянного переключения между чатами, задачами, звонками и документами. Чем меньше лишних действий совершает пользователь, тем естественнее становится сама работа.