Как рассчитать эффективность от внедрения программного обеспечения

Программные решения применяются во все сферах деятельности человека. Дома и на работе мы имеем дело с различными устройствами, управляемыми программным обеспечением. Одной из классификаций ПО является разделение на «системное» и «прикладное»:

• Системное ПО обеспечивает работу компьютера (операционные системы, драйверы, утилиты).
• Прикладное ПО решает задачи пользователя (работа с документами, редактирование фото, программирование, автоматизация рутинных задач и т.п.).

В данном обзоре затронем тему расчета эффективности от внедрения прикладного программного обеспечения для бизнес-задач, автоматизации процессов в организациях. К таким решениям относятся:

• Системы управления предприятием (ERP)
• Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)
• Бухгалтерские решения
• Системы автоматизации документооборота (ECM)
• Системы управления персоналом (HRM)
• Бизнес-аналитика (BI)
• Системы управления жизненным циклом договоров (CLM)
• Прочие учетные системы (кадры, секретариат, канцелярия, архивы документов и т.п.)

Применение прикладных программных решения для организаций существенно помогает автоматизировать процессы, улучшить управление ресурсами и данными, а также адаптироваться к изменениям на рынке.

Поскольку у всех организаций существует своя специфика и уникальная бизнес-модель, то оценка показателей эффективности от внедрения ПО непростой вопрос, на который влияют многие факторы (какие цели ставились, человеческий фактор, стоимость владения ПО и т.п.). 

Но существуют три ключевых базовых показателя KPI (Key Performance Indicator), по которым можно оценить результат применения ПО:

1. Оценка экономических (финансовых) показателей KPI.
2. Оценка временных показателей KPI.
3. Оценка качественных показателей KPI.

Перед тем как рассмотреть более детально каждый из указанных выше показателей, уточним цели и методы расчета.

Можно выделить пять основных целей внедрения бизнес ПО:

1. Сокращение времени выполнения задач.
2. Улучшение качества работы с клиентами.
3. Улучшение качества продукции или услуги.
4. Улучшение управляемости (контроль и прозрачность) процессами и сотрудниками.
5. Снижение затрат.

Методика сбора данных:

1. Необходимо зафиксировать показатели до внедрения ПО, например:

• Время выполнения задачи.
• Количество ошибок или брака.
• Удовлетворенность сотрудников или клиентов.
• Прочие показатели.

2. После внедрения ПО необходимо периодически фиксировать аналогичные показатели и сравнивать их со значениями до внедрения.

Перейдем к детальному рассмотрению четырех ключевых показателей:

• Экономические показатели (KPI).
• Временные показатели (KPI).
• Качественные показатели (KPI).
• ROI (Return on Investment) — показатель для оценки окупаемости инвестиций в программное обеспечение.

Расчет экономической эффективности (финансовые KPI)

Базовая формула для расчета:

Эффективность = Результат / Затраты 

Результат: выгода от внедрения (снижение затрат, увеличение прибыли и т.п.).

Затраты: стоимость внедрения ПО (лицензия, обучение, внедрение).

Приведем пример для расчета такого экономического показателя как «срок окупаемости»:

• До внедрения: затраты на определенный процесс были 50000 рублей в месяц
• После внедрения: затраты на процесс составили 40000 рублей в месяц
• Стоимость ПО была 100000 рублей.
• Экономия(выгода) за месяц: 50000 — 40000 = 10000 рублей.

o   или KPI в %: (10000 руб./50000 руб.) X 100% = 20%

• Срок окупаемости: 100000 / 10000 = 10 месяцев.

При расчете финансовых KPI «затраты» (показатели) переводятся в рублевый эквивалент. Например, можно рассчитать в рублях затраты на формирование определенных отчетов. Для этого рассчитывается стоимость единицы времени сотрудника (например — час). После чего все операции, совершаемые сотрудником, считаются по времени и перемножаются на стоимость часа. После чего рассчитываются разницы финансовых затрат на процесс «до внедрения ПО» и «после внедрения ПО». Можно анализировать абсолютную выгоду от внедрения в рублевом эквиваленте. А можно полученную разницу делить на «затраты до внедрения», после чего полученный результат умножать на 100% и получать значение «финансового KPI» в процентах.

Расчет временной эффективности

Перед внедрением ПО зафиксируйте время, которое тратится на определенный бизнес-процесс в т.н. «ручном режиме». После внедрения ПО зафиксируйте время, которое тратится на тот же бизнес-процесс с применением ПО.

Приведем пример для расчета временной эффективности при «согласовании договоров»:

• Количество согласующих сотрудников — 5.
• Количество договоров в месяц — около 10.
• До внедрения ПО минимальное время на согласование одного договора — минимум 10 часов (общее время пяти сотрудников, при условии, что один сотрудник тратит 2 часа на договор).
• После внедрения ПО с функцией согласования, сотрудник тратит 1 час на договор. В итоге пять сотрудников согласуют 10 договоров в месяц за 5 часов.
• Итого: «Эффективность по времени согласования»: (10 часов — 5 часов) / 10 часов = 0,5.  В процентах показатель = 50% экономии времени.

Также можно рассчитывать сокращение времени на формирование отчетов, подготовку документов и т.п.

 Оценка качественных улучшений

«Качественные» показатели рекомендуется оценивать через опросы сотрудников или клиентов, а также через статические анализы (построение соответствующих отчетов и т.п.). Например, анализ уменьшения брака или анализ увеличения лояльности клиента, которым стали оперативнее отвечать, например после внедрения CRM и базы знаний и т.п.).

Рассмотрим пример — оценим снижение количества ошибок в договорном учете после внедрения специализированного ПО:

• KPI «снижение количества ошибок»:

(Количество ошибок до внедрения — Количество ошибок после внедрения) / Количеств ошибок после внедрения.   После чего полученное значение умножаем на 100% и получаем KPH в %.

ROI (Return on Investment) — показатель для оценки окупаемости инвестиций в программное обеспечение.

Формула для расчета ROI:

1. (Прибыль от внедрения — Затраты на внедрение) / Затраты на внедрение.  
2. После чего, полученное значение умножается на 100%

«Затраты на внедрение» включают:

• Стоимость программного обеспечения (лицензии, подписки).
• Затраты на внедрение (настройка, интеграция, миграция данных).
• Обучение сотрудников.
• Техническая поддержка и обслуживание.

«Прибыль от внедрения» включают:

Снижение операционных затрат: экономия за счет сокращения времени обработки договоров, уменьшения количества ошибок и снижения затрат на ручной труд.

• Увеличение доходов: за счет улучшения контроля за исполнением обязательств и сокращения потерь из-за ошибок.
• Экономия на штрафах и санкциях: за счет своевременного выполнения обязательств по договорам.

Приведем пример расчета ROI:

• Затраты на внедрение: 300 000 руб.
• Экономия за счет сокращения времени на рабочий процесс (финансовый KPI): 150 000 руб. в год.
• Экономия за счет снижения ошибок: 100 000 руб. в год.
• Увеличение доходов: 100 000 в год.

Общая «прибыль от внедрения» в год: 150 000 + 100 000 + 100 000 = 350 000 рублей.

В данном примере расчет ROI будет следующий:

• прибыль 350 000 руб. — затраты на внедрение 300 000 руб. = 50 000 руб.
• ROI:  ( 50 000 руб. / 300 000 руб. ) X 100 % = 16,66 %
• Итого: уже в первый год ROI положительный и составил 16,66%
• В последующие годы ROI будет увеличиваться.

Помимо KPI и ROI, можно использовать прочие показатели (метрики) для анализа успешности внедрения ПО:

• NPV (Чистая приведенная стоимость): Оценка долгосрочной выгоды с учетом временной стоимости денег.
• Payback Period (Срок окупаемости): Время, за которое окупятся затраты на внедрение.
• Удовлетворенность сотрудников: Оценка удобства использования программного обеспечения.
• Улучшение качества данных: Снижение количества ошибок и повышение актуальности информации.

Итог

Некоторые показатели после внедрения ПО, сложно оценить математически в определенный момент времени, но со временем это будет отражаться на репутации компании и лояльности клиентов. Расчет эффективности внедрения прикладного ПО процесс комплексный и достигается через комбинацию количественных и качественных показателей. Перед внедрением сформулируйте цели применения ПО, определите показатели, которые необходимо оценивать. После начала применения ПО проводите мониторинг и сравнительный анализ показателей. Данная работа должна проводиться на постоянной основе, так как все время появляются новые задачи и процессы, которые требуется контролировать и автоматизировать для повышения эффект