Внедрение Бит.Финанс: как девелопер «ФАКТ» автоматизировал финансы

О компании

«ФАКТ.» — мультиформатный девелопер, работающий на рынке с 2008 года и входящий в число заметных игроков строительного рынка Ленинградской области. Компания реализует проекты в семи районах Ленинградской и Псковской областей. Внутренняя команда, насчитывающая около 150 специалистов, обеспечивает полный цикл девелопмента — от поиска и оценки земельных активов до эксплуатации объектов и сервисного обслуживания. Проекты компании неоднократно получали профессиональные награды в сфере строительства.

Архитектура финансовой системы

В рамках проекта была разработана архитектура управленческого учета на базе Бит.Финанс. Система должна стать центральным инструментом работы с платежами и финансовыми заявками, тогда как регламентированный учет продолжит вестись в «1С:Бухгалтерии».

Одним из первых этапов стала унификация финансовых справочников. До внедрения разные учетные системы компании использовали собственные классификаторы статей движения денежных средств и центров финансовой ответственности. Это регулярно приводило к несоответствиям между управленческой и бухгалтерской отчетностью.

Команда проекта привела справочники к единой структуре между Бит.Финанс, 1С:УНФ и 1С:Бухгалтерией. Были синхронизированы статьи движения денежных средств, финансовые статьи и центры финансовой ответственности. Это позволило обеспечить сопоставимость данных и повысить точность управленческой аналитики.

При разработке структуры аналитиком было принято решение избежать избыточной детализации. В системе реализован базовый набор аналитик — центры финансовой ответственности, проекты, статьи движения денежных средств и договоры. Такой подход позволил ускорить запуск системы и упростить работу пользователей. В дальнейшем аналитическая модель может быть расширена без изменения архитектуры системы.

Централизованное казначейство

Ключевым элементом проекта стало внедрение системы казначейства. Теперь все заявки на оплату формируются и проходят согласование непосредственно в Бит.Финанс. После проведения платежей данные передаются в бухгалтерскую систему для отражения операций в регламентированном учете.

Процесс управления платежами выстроен как единая последовательная цепочка. Пользователи создают заявки на расход денежных средств, которые после согласования формируют реестр платежей. Далее формируются платежные поручения, распределяемые по бухгалтерским базам в зависимости от юридического лица.

После отправки платежных документов в клиент-банк банковские выписки возвращаются в систему Бит.Финанс, где происходит автоматическая фиксация факта оплаты и сопоставление операций с ранее созданными заявками. Такой подход позволил компании отказаться от согласования платежей через таблицы и сторонние инструменты.

Работа с группой компаний

Компания «ФАКТ.» ведет деятельность через несколько юридических лиц, при этом сотрудники могут участвовать в проектах разных компаний группы. При проектировании системы была учтена эта особенность. В Бит.Финанс реализована модель работы с группой компаний: каждый проект связан с определенным юридическим лицом, а финансовые операции учитывают эту связь.

Это позволило корректно распределять финансовые данные между компаниями группы и сохранять прозрачность управленческого учета.

Бюджетирование и финансовая аналитика

Для анализа финансовых показателей в системе используются центры финансовой ответственности. Настроенные механизмы бюджетирования позволяют планировать расходы, контролировать лимиты и сопоставлять плановые показатели с фактическими платежами.

Инструменты план-фактного анализа дают руководству возможность быстрее принимать управленческие решения и эффективнее контролировать использование бюджета.

Гибкие маршруты согласования

Одной из наиболее сложных задач проекта стала настройка алгоритмов согласования финансовых заявок. Система автоматически формирует маршрут согласования в зависимости от нескольких параметров: проекта, юридического лица, центра финансовой ответственности, типа платежа и наличия договора или контрагента.

В некоторых случаях для прохождения согласования требуется предварительное создание контрагента или договора. Тогда в процесс включаются сотрудники, отвечающие за первичную документацию. Такая логика позволяет учитывать специфику финансовых процессов компании и особенности работы группы юридических лиц.

Система прав доступа

Отдельное внимание было уделено безопасности финансовой информации. В системе реализована многоуровневая модель прав доступа.

Ограничения настроены по центрам финансовой ответственности, участию пользователей в документах и категориям управленческих данных. Особая защита была предусмотрена для информации, связанной с расчетами заработной платы. Такая архитектура позволила разграничить доступ сотрудников и повысить безопасность финансовых данных.

Интеграция учетных систем

В рамках проекта была настроена система обмена данными между Бит.Финанс и бухгалтерскими базами. Для формирования управленческой отчетности используется отдельная управленческая компания внутри Бит.Финанс, предназначенная для консолидации финансовых данных.

Интеграция с бухгалтерскими базами внедряется поэтапно — по группам юридических лиц. Такой подход позволяет постепенно вводить систему в эксплуатацию и минимизировать риски для текущих бизнес-процессов.