Бизнес и самозанятые: как соблюсти закон и не потерять деньги

Специальный налоговый режим для самозанятых появился в 2019 году. Число самозанятых в последние годы увеличивается ударными темпами: в 2022 году их было 6,5 млн человек, в 2023 году — 9 млн, в 2024 году количество самозанятых достигло 12 млн человек. Самозанятость открывает множество возможностей для бизнеса, подрядчиков и экономики в целом. Однако недавние исследования аналитического центра Консоль.Про показали, что четверть компаний опасается привлекать к сотрудничеству самозанятых из-за излишне пристального внимания со стороны контролирующих органов. Какие преимущества и риски есть в работе самозанятыми (и как этих рисков избежать), разбираемся вместе с Сергеем Овчаровым, вице-президентом по безопасности CLUB 500. 

Все в плюсе: в чем преимущества сотрудничества с самозанятыми

Преимущества для бизнеса включают в себя упрощенное оформление и снижение налоговой нагрузки. За самозанятого не нужно платить страховые взносы. Работая с подрядчиками, не нужно контролировать их рабочее время, отпуска, больничные, они сами отвечают за уплату налогов и ведение отчетности. К тому же отношения с самозанятыми регулируются гражданским, а не трудовым правом, что снижает вероятность конфликтов и судебных разбирательств. Самозанятые часто являются высококвалифицированными профессионалами в своей области, что позволяет бизнесу привлекать экспертов для решения конкретных задач без найма в штат.

Плюсы для самозанятых заключаются в простоте регистрации и ведении деятельности. Самозанятые не ограничены в выборе проектов и графике работы, могут работать с несколькими заказчиками одновременно. Также самозанятые не сдают декларации и не ведут сложный учет. Все расчеты и уплата налогов происходят через приложение «Мой налог».  Самозанятым не нужно арендовать офис, покупать кассовое оборудование или платить за бухгалтерские услуги, при этом они получают легальный доход, что упрощает получение кредитов или ипотеки. 

Для экономики специальный налоговый режим для самозанятых тоже имеет определенные преимущества. Главные из них — легализация доходов, увеличение налоговых поступлений в бюджет и стимулирование развития малого бизнеса.   

В каких случаях не стоит привлекать самозанятых

Несмотря на множество плюсов, работа с самозанятыми имеет и свои минусы, которые бизнесу важно учитывать.

Предпринимателям важно помнить о рисках переквалификации договора с самозанятым в трудовой в случае, если налоговая обнаружит признаки трудовых отношений. Это повлечет штрафы, доначисление налогов и страховых взносов.

Самозанятые не подходят для выполнения функций, которые требуют постоянного присутствия в офисе или интеграции в штат. Например, для руководящих должностей или работы, связанной с доступом к коммерческой тайне. Также самозанятые могут в любой момент прекратить сотрудничество, так как они не связаны трудовым договором. Это создает риски для бизнеса, особенно если проект требует длительного участия.  

В отличие от штатных сотрудников, самозанятые несут ограниченную ответственность за качество работы. Если подрядчик выполнил работу ненадлежащим образом, взыскать убытки может быть сложно.  К тому же бизнес не может диктовать самозанятому график работы или контролировать процесс выполнения задач.  Также следует помнить о репутационных потерях, которые может понести бизнес, если самозанятый нарушит обязательства или допустит ошибки. 

Были договоры гражданско-правовые, стали трудовые

С момента введения налога на профессиональный доход Федеральная налоговая служба (ФНС) начала выявлять случаи, когда компании заключают с самозанятыми договоры на оказание услуг вместо трудовых. Это делается с целью снижения налоговой нагрузки и страховых взносов. В связи с этим ФНС и Роструд усилили контроль за бизнесом.

Подмена трудовых отношений — это ситуация, когда работник выполняет функции штатного сотрудника, но официально работает как самозанятый по гражданско-правовому договору. Работодатель в таком случае не предоставляет работнику социальные гарантии, такие как оплата больничного, отпуска и пенсионное страхование. Это позволяет работодателю экономить на социальных выплатах и НДФЛ.

В случае обнаружения факта подмены трудового договора гражданско-правовым, договор с самозанятым будет переквалифицирован в трудовой, а предприниматель будет вынужден выплатить штрафы.

• Для индивидуальных предпринимателей предусмотрены штрафы в размере от 5 000 до 10 000 рублей за первое нарушение и до 40 000 рублей за последующие.
• Для юридических лиц размер штрафа составляет от 50 000 до 100 000 рублей за первое нарушение и до 200 000 рублей за последующие.
• Должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 10 000 до 20 000 рублей, а также им может грозить дисквалификация на срок до трех лет.

Кроме того, налоговая служба может потребовать от бизнеса выплатить все неуплаченные налоги и взносы за работника, а также взыскать пени за просрочку уплаты налогов.

За грубое нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, компания может быть оштрафована на сумму до 40% от суммы неуплаченных налогов или страховых взносов, но не менее чем на 40 000 рублей.

В случае неуплаты взносов и налогов на сумму более 15 миллионов рублей руководителю компании грозит уголовная ответственность.

Как налоговая выявляет нарушения

Есть признаки трудовых отношений, по которым налоговики и трудовая инспекция понимают, что перед ними не самозанятый как подрядчик, а штатный сотрудник, с которым заключен договор гражданско-правового характера. Также у госорганов есть алгоритмы для выявления схем ухода от налогов.

Чтобы выявить нарушения, сотруднику налоговой службы достаточно проанализировать выписку по счету самозанятого. Если в ней будут обнаружены регулярные поступления от одного и того же юридического лица на одну и ту же сумму, то с большой вероятностью можно предположить, что самозанятый фактически является штатным работником. 

Если самозанятый получает различные суммы в разное время от двух-трех предпринимателей, это говорит о том, что он действительно работает по договору подряда. 

Также налоговик может обратить внимание, если самозанятый долгое время получал денежные поступления от одного юрлица в одно и то же время, а потом внезапно появилось еще несколько источников дохода. Это может натолкнуть на мысль, что предприниматель проконсультировался с налоговым экспертом и внедрил некую незаконную схему. Тогда самозанятого и компанию ждет более подробная проверка. 

Проверять могут договоры, акты, технические задания, которые получает самозанятый. Обращают внимание на технику: свое ли оборудование у подрядчика или ему выдала компания. Ходит ли человек в офис или сам организовал рабочее место. Имеет значение и история отношений с подрядчиком: если менее 2 лет назад тот же человек был оформлен в штате компании, налоговая сочтет это признаком подмены отношений.

Камеральные налоговые проверки проводятся ежегодно после подачи налоговых деклараций. Если на первом, общем, этапе проверки в отчетности будут обнаружены какие-то нарушения, налоговики будут изучать декларацию «вручную» — запросят данные о всех самозанятых компании через банковские системы. 

Как проверить, стоит ли иметь дело с подрядчиком 

Основной риск при работе с любыми подрядчиками — человеческий фактор. Вы можете соблюсти все требования закона, но банально ошибиться с выбором человека — ошибиться в его деловых и личных качествах, уровне квалификации. Прежде чем начать сотрудничество с любым сотрудником, партнером или подрядчиком, необходимо провести проверку его репутации и правового статуса.

Как можно проверить человека, не нарушая закон и не вторгаясь в его личную жизнь? В интернете есть достаточно информации, которая позволит вам сделать выводы. Технологией OSINT, которая заключается в поиске информации в открытых источниках, пользуются все разведки мира. 

Также можно поискать объявления на Авито, почитать отзывы о работе человека на сайтах-отзовиках. 

Безопасная работа с самозанятыми требует от предпринимателей не только соблюдения законодательства, но и внимательного подхода к выбору подрядчиков и оформлению договорных отношений. Это позволит избежать как налоговых, так и репутационных рисков, обеспечив стабильность и прозрачность бизнеса.