Почему наличие ПВК не спасает от претензий регулятора

Компании, обязанные соблюдать требования законодательства о ПОД/ФТ, часто считают, что для этого достаточно утвердить правила внутреннего контроля. Проверка показывает обратное. Формально ПВК утверждены, но фактически по ним никто не работает: сотрудники пользуются устаревшей редакцией, анкеты клиентов заполнены наполовину, факт обучения документально не подтвержден, а внутренний контроль есть только в тексте правил. Именно такие ситуации регулярно становятся основанием для замечаний и мер административного воздействия со стороны регулятора.

Почему наличие ПВК не считается доказательством соблюдения закона

ПВК — обязательный документ для субъектов, на которых распространяются требования Федерального закона 115-ФЗ. Обязанность прямо закреплена в статьях 7 и 7.1 закона. Однако проверка не ограничивается наличием утвержденных правил. Регулятор оценивает, как организация выполняет предусмотренные процедуры и может ли подтвердить это документально.

Во время проверки инспектор оценивает не текст правил сам по себе, а соответствие фактической работы организации внутренним процедурам.

• Прописана идентификация клиента до отдельных операций — понадобятся документы, подтверждающие ее проведение.
• Есть требование об обучении сотрудников — должны быть приказы, программы подготовки, документы о прохождении инструктажей.
• Предусмотрен порядок выявления операций, требующих дополнительного внимания, — компании нужно показать, как это работает на практике.

Объем таких процедур при этом зависит от требований к конкретной категории субъектов 115-ФЗ.

Именно здесь чаще всего появляется разрыв между внутренними документами и фактической работой. У проверяющего закономерно возникает вопрос: работают ли утвержденные процедуры каждый день или документ после утверждения больше не использовали?

Даже качественно подготовленные ПВК сами по себе не подтверждают соблюдение требований законодательства. Регулятор оценивает реальные действия сотрудников и подтверждающие документы.

Какие ошибки встречаются чаще всего

На практике нарушения редко связаны с полным отсутствием ПВК. Чаще документ перестает соответствовать тому, как компания работает в действительности.

На проверках регулярно выявляют такие ситуации:

• ПВК не пересматривались после изменений законодательства, которые затронули деятельность организации.
• Компания изменила виды деятельности или внутренние процессы, но правила внутреннего контроля остались прежними.
• Сменилось специальное должностное лицо, однако внутренние документы не обновили.
• Сотрудники применяют порядок работы, который отличается от утвержденных процедур.
• Формы анкет, журналов или внутренних документов не соответствуют действующей редакции ПВК.

В отдельную группу выносятся нарушения, связанные с формальным заполнением документов. Например, организация, на которую распространяются требования 115-ФЗ по конкретной сделке, клиента идентифицировала, но часть обязательных сведений в анкету не внесла. Или компания, работающая с драгоценными металлами и драгоценными камнями, не смогла подтвердить, что при фиксации сведений соблюдался порядок, установленный законом и ПВК. Формально действия выполнены, а подтвердить это уже нечем.

Проверяют не отдельные документы, а всю систему

Во время проверки инспектор сопоставляет внутренние документы между собой.

• Журнал обучения показывает, что сотрудник прошел подготовку позже даты, когда он уже участвовал в операции. Возникает закономерный вопрос: на каком основании он выполнял свои обязанности до этого?
• Правилами предусмотрены внутренние проверки — значит, запросят документы об их проведении.
• Прописано участие специального должностного лица в анализе отдельных операций — потребуется документальное подтверждение факта такого участия.

Несколько небольших несоответствий способны сложиться в общую картину, из которой следует, что внутренний контроль фактически не работает.

Инспектор оценивает не отдельный документ, а согласованность всей системы внутреннего контроля. Несоответствие между ПВК, журналами, приказами и фактическими действиями сотрудников обычно становится предметом замечаний.

Почему устаревшие ПВК становятся источником нарушений

Законодательство в сфере ПОД/ФТ регулярно меняется. Изменения затрагивают разные блоки — от порядка идентификации до перечня оснований для внутренних сообщений. Свежий пример — уточнения в подзаконных актах Росфинмониторинга и Банка России, корректирующие порядок фиксирования информации и формы отчетности. ПВК следует пересматривать при каждом изменении, затрагивающем деятельность организации.

Нередко компания меняет рабочие процессы быстрее, чем внутренние документы. В результате сотрудники работают по одному порядку, а ПВК описывают другой. Такое расхождение хорошо заметно во время проверки.

Утвердить новую редакцию ПВК — только часть работы. Если изменения затрагивают внутренние процедуры, придется обновить связанные документы и провести мероприятия, предусмотренные законом и внутренними регламентами.

Как подготовиться к проверке

Объем внутренней проверки зависит от требований, применимых к конкретному субъекту Федерального закона 115-ФЗ. На практике обычно оценивают несколько направлений:

1. Соответствует ли действующая редакция ПВК актуальным требованиям законодательства, применимым к деятельности организации.
2. Совпадают ли внутренние формы документов с процедурами, закрепленными в ПВК.
3. Подтверждены ли документами обучение сотрудников, назначение ответственных лиц и другие обязательные процедуры.
4. Соблюдают ли сотрудники внутренние регламенты при взаимодействии с клиентами и совершении операций.
5. Отвечают ли порядок и сроки хранения документов требованиям закона.

Такую внутреннюю ревизию разумно повторять регулярно — она дает возможность увидеть расхождения раньше, чем их зафиксирует проверка надзорных органов. По опыту анализа в сфере ПОД/ФТ, чаще всего замечания связаны не с отсутствием обязательных документов, а с тем, что реальные процессы компании расходятся с утвержденными правилами.

ПВК формируют основу системы внутреннего контроля, но не являются подтверждением соблюдения закона сами по себе. Регулятор смотрит, как процедуры работают на практике и чем это документально подтверждено. Чем меньше расхождений между правилами внутреннего контроля и повседневной работой, тем спокойнее компания проходит проверку.