Как внедрение тревел-политики помогает снизить незапланированные траты

Мы беседуем с экспертом по корпоративным поездкам и оптимизации тревел‑политики Ольгой Самсоновой, директором по продукту «Агентство Авиа Центр». Она поможет понять, какие метрики для оптимизации командировок действительно важны, как снизить незапланированные траты и что можно сделать, чтобы поездки сотрудников приносили максимум пользы бизнесу. В интервью конкретные практические советы, основанные на опыте внедрений в компаниях разного размера.

С чего стоит начать компании, которая хочет оптимизировать затраты на командировки? 

Первое, что нужно сделать, это собрать и проанализировать данные. Без понимания, куда уходят деньги, на авиабилеты, отели, такси, отмены или переработки, невозможно принимать осознанные решения. 

Второе, это сегментировать расходы по целям поездки (клиентские встречи, обучение, внутренние проверки), по подразделениям и по уровням сотрудников. Это позволит выявить основные статьи расходов и точки, где простые изменения дадут быстрый эффект.

Какие ключевые метрики вы считаете самыми важными при оценке эффективности тревел‑политики?

Я бы назвала несколько основных метрик. Это средняя стоимость поездки по типам, доля незапланированных поездок и их влияние на бюджет, процент использования предпочитаемых поставщиков и время цикла согласования поездки. Каждая из них показывает свой аспект, где уходят деньги, насколько соблюдается политика, насколько удобны и выгодны партнерские соглашения и как быстро принимаются решения.

Что значит «доля незапланированных поездок» и почему это важно?

Незапланированные поездки — это срочные выезды, которые не проходят нормальную процедуру бронирования и согласования. Они часто стоят дороже из‑за высоких тарифов и штрафов. Высокая доля таких поездок сигнализирует о проблемах в планировании или отсутствие таковых, когда сотрудники предпочитают решать вопросы вне регламента.

Как правильно работать с поставщиками, чтобы получить лучшие условия? 

Во‑первых, нужно понимать реальные объемы поездок. На этой базе обговаривается корпоративные тарифы. Объемы поездок влияет на корпоративные тарифы и на сборы, на качество обслуживания и скорость обслуживания.

Во‑вторых, важно контролировать процент использования предпочитаемых поставщиков: если он низкий, это либо потому, что их условия невыгодны, либо сотрудники обходят правила из‑за неудобств. Нужно пересмотреть список партнеров и упростить процедуры бронирования. Здесь еще можно сделать акцент на быстро меняющуюся географию поездок и вчерашний актуальный партнер, сегодня просто не дает нужный контент

Какие практические шаги вы посоветуете внедрить в тревел‑политику прямо сейчас? 

Обновить политику с четкими сроками и лимитами, составить типовые маршруты и нормативы затрат, пересмотреть корпоративные соглашения с главными поставщиками и настроить регулярную отчетность по ключевым метрикам. Также важно определить «красные линии» комфорта, например, допустимое время пересадок и требования к расположению отелей, чтобы у сотрудников было понимание, когда можно ожидать улучшений или апгрейдов.

Также обратить внимание на автоматизацию. Я считаю, это основной инструмент. Внедрение простой системы согласований с настроенными правилами и уровнями авторизации сокращает задержки. 

Какие распространенные ошибки при внедрении тревел‑политики Вы бы отметили?

Часто компании создают слишком жесткие или, наоборот, размытые правила. Жесткость приводит к обходам политики, размытость — к хаосу и непредсказуемым расходам. Еще одна ошибка, когда отсутствует обратная связь от сотрудников и аналитика после запуска. Без мониторинга сложно понять, что работает, а что нет. Наконец, забывают о простоте пользовательского опыта, если бронирование слишком сложное, люди найдут обходные пути.

Как часто нужно пересматривать тревел‑политику и показатели?

Метрики рекомендуется проверять ежемесячно. Политику и договоры, как минимум раз в год или всякий раз при существенных изменениях в мире. Особенно важно реагировать на колебания валютных курсов, поскольку они напрямую влияют на затраты, при значительных колебаниях пересмотр может потребоваться чаще. Для международных поездок зависимость еще заметнее, поэтому при росте доли заграничных направлений стоит оперативно корректировать правила.

Также учитывайте географию командировок, она существенно меняет требования и расходы. Ежеквартальные обзоры соглашений с ключевыми поставщиками помогают адаптировать условия под текущие паттерны путешествий.

Какие результаты можно ожидать после грамотной оптимизации?

Быстрая победа — внедрение тревел-политики внесет предсказуемость даже в срочные поездки и связанных с ними затрат.

Среднесрочные эффекты — оптимизация тарифов по регулярным маршрутам, уменьшение времени на согласование и повышение удовлетворенности сотрудников. 

Долгосрочно — предсказуемый бюджет на поездки, улучшенные корпоративные соглашения и более эффективная работа команд на выезде.

Оптимизация тревел‑политики — это не разовое мероприятие, а постоянный процесс, который включает в себя сбор данных, настройка правил, переговоры с партнерами и обратная связь от сотрудников. Когда компания превращает поездки в управляемый и измеримый процесс, она экономит не только деньги, но и время своих людей, а это, в конечном счете, ключевой результат для бизнеса.