От ручного учета к цифровизации: как юристы ускорили работу с помощью CRM

НЦИК — юридический бутик, специализирующийся на защите интеллектуальной собственности. Компания работает с патентами, товарными знаками, авторскими правами и судебными спорами в этой сфере. Клиентами являются малый и средний бизнес, а также крупные компании с большим портфелем нематериальных активов.

Шаг 1. Внедрение автоматизации рутинных операций

Внедрение CRM-системы мы начали с автоматизации рутинных операций:

• Учет входящих обращений — все заявки теперь фиксируются в системе, что исключает потерю клиентов.
• Формирование документов — шаблоны договоров и счетов автоматически заполняются данными из карточек клиентов.
• Централизованное хранение данных — все документы и переписка доступны в одном месте, что ускоряет работу.

Благодаря этому сократилось количество ошибок, а сотрудники смогли тратить меньше времени на механические задачи.

Шаг 2. Внедрение системы документооборота

Одной из ключевых задач при внедрении CRM была организация  безопасного обмена документами. До перехода на SberCRM сотрудники НЦИК использовали электронную почту, мессенджеры и локальные хранилища, что приводило к дублированию файлов, сложностям в поиске актуальных версий и рискам утечки данных. В рамках настройки CRM были реализованы следующие решения:

• Единое хранилище документов — все файлы (договоры, патентные заявки, судебные иски) загружаются в систему и привязываются к карточкам клиентов.
• Гибкие настройки доступа — разные уровни прав для сотрудников (например, юристы видят только свои дела, а руководство имеет доступ ко всем документам).
• Автоматическое ведение версий — система сохраняет историю изменений, что исключает потерю данных и позволяет отслеживать правки.
• Быстрое создание документов — шаблоны договоров и актов автоматически заполняются данными из CRM, что сокращает время на подготовку.

Шаг 3. Создание учета рабочего времени специалистов

Юристы НЦИК работают с разными направлениями: консультации, судебные споры, регистрация прав. Встроенный календарь CRM позволяет:

• Контролировать загрузку сотрудников.
• Планировать встречи и проекты без перегрузки команды.
• Прогнозировать необходимость найма новых специалистов.

В долгосрочной перспективе это позволяет планировать загрузку — на месяц, квартал, год, — понимать, можно ли брать новые проекты и нужно ли нанимать еще людей в команду. Теперь руководство видит, кто из сотрудников свободен, а кто перегружен, что помогает равномерно распределять задачи.

Шаг 4. Внедрение системы долгосрочных напоминаний

Работа с интеллектуальной собственностью требует контроля за сроками (например, оплата пошлин раз в год). В большинстве CRM напоминания ограничены кварталом, но SberCRM позволяет ставить уведомления на годы вперед.

• Автоматические напоминания клиентам и юристам.
• Исключение риска пропуска важных дат.
• Снижение нагрузки на сотрудников.

Это особенно важно для клиентов с большим портфелем патентов и товарных знаков.

Шаг 5. Создание модуля глубокой аналитики

За 10 лет работы у НЦИК накопились данные по множеству сделок. CRM-система помогает:

• Анализировать, какие услуги наиболее востребованы.
• Сравнивать сроки регистрации прав по разным категориям.
• Выявлять слабые места в процессах.

Например, если по товарным знакам сроки регистрации дольше, чем по патентам, компания может оптимизировать работу в этом направлении.

Шаг 6. Выстраивание сегментации клиентов

Сегментация клиентов и услуг позволяет выстраивать персонализированные стратегии продаж. В CRM можно:

• Группировать клиентов по отраслям, объему портфеля и другим критериям.
• Настраивать таргетированные рассылки и рекламные кампании.
• Быстро находить нужные данные с помощью гибких фильтров.

Это ускоряет работу с клиентской базой и повышает конверсию.

Шаг 7. Оценка результатов

Первый профит, который получила компания — стали лучше учитываться поступающие запросы от новых клиентов. Из-за высокой загрузки офиса раньше обращения могли теряться в общем потоке, сотрудники забывали перезвонить, и клиенты уходили к конкурентам. Теперь сотрудники визируют все входящие запросы и сразу запускают лиды по воронке продаж. Подсчитав выручку от новых сделок, руководитель компании понял, что уже за месяц деньги, потраченные на внедрение CRM, окупились.

Внедрение CRM не только оптимизировало работу НЦИК, но и дало стратегические преимущества: прогнозирование доходов, анализ эффективности услуг и автоматизацию долгосрочных задач. Это подтверждает, что даже в узкоспециализированном бизнесе цифровые инструменты могут значительно повысить эффективность.