Красцветмет перевел на КЭДО в Saby Staff 3000+ сотрудников

Запуск цифровизации со сложных сценариев

Красцветмет — крупнейший производитель драгоценных металлов и изделий из них в России. Как технологическая компания Красцветмет предлагает решения и продукты для различных отраслей промышленности. В компании работает более 3000 сотрудников, при этом 26% из них трудятся удаленно — в 74 городах страны.

Масштаб внедрения КЭДО был сопоставим с полноценной трансформацией кадровых процессов: предстояло объединить в едином цифровом контуре и производственные подразделения, и сотрудников на удаленке.

На первом этапе проекта внимание было сосредоточено на автоматизации ключевых процессов, которые традиционно считаются трудозатратами.

Среди них:

• оформление приема на работу с формированием документов в 1С;
• ведение воинского учета с автоматической сверкой данных;
• согласование работы в выходные дни с участием сотрудников, руководителей и профсоюзных организаций.

Три системы — один поток: как работает КЭДО в Красцветмете

Для решения поставленных задач была реализована кросс-системная интеграция корпоративного портала, 1С и Saby Staff с передачей необходимого набора данных.

Теперь кадровые процессы выполняются в едином цифровом пространстве — без дублирования документов и ручных операций в других системах. 

Как работает процесс приема на работу:

1. Кадровик в 1С ЗУП создает карточку сотрудника и документ о приеме на работу.
2. Через методы API пакет документов сразу отображается в личном кабинете руководителя. Он подпишет их КЭП, а Saby продвинет этап до нового сотрудника.
3. Новичок ознакомится с вложенными файлами и подпишет их НЭП.
4. В конце маршрута кадровик и руководитель получат информирование о завершении процесса.

Также Saby Staff адаптировали под уникальные сценарии предприятия:

• донорские заявления,
• согласия на обработку персональных данных,
• учет детей-инвалидов.

Реализовали участие профсоюзов в электронном
документообороте

Красцветмету более 80 лет, и сотрудничество с профсоюзами — часть корпоративной культуры. В компании было важно сохранить этот формат и перевести его в цифровую среду.

Особое внимание уделили процессу привлечения сотрудников к работе в выходные дни. Теперь этот процесс встроен в Saby Staff:

• профсоюзы получают документы в своей системе и подписывают их УНЭП;
• готовый приказ рассылается участникам документооборота;
• сотрудники могут отклонить электронный приказ и приложить мотивированное мнение, почему выход в выходной день невозможен.

Цифровизация сохранила традиции взаимодействия и сделала процесс быстрым и юридически корректным — система не позволяет поставить подпись в документах задним числом.

А главное — профсоюзы являются внешними участниками документооборота, поэтому им не приходится оплачивать трафик.

Функционал воинского учета полностью автоматизирован: система самостоятельно актуализирует данные, исключая необходимость ежегодного сбора документов вручную.

Гибкая интеграция в корпоративную среду

Третий этап был посвящен внедрению Saby Staff среди производственного персонала. Для этого компания организовала доступ к системе через корпоративный портал и мобильное приложение.

Чтобы переход прошел максимально комфортно, сотрудники получили памятки и индивидуальное сопровождение при первом входе, а для руководителей было проведено > 20 очных обучающих сессий.

Сейчас рабочие на производстве пользуются стационарными компьютерами. Те, кто предпочитает мобильность, используют приложение — документы можно подписать прямо с телефона, не нарушая сроки и не покидая цех.