Регистрация оператора персональных данных: что изменилось в 2025 году

Регистрация оператора персональных данных — обязательная процедура для любого бизнеса, обрабатывающего информацию о клиентах, сотрудниках или подрядчиках. В 2025 году требования к регистрации существенно ужесточились. С 30 мая 2025 года по новой редакции закона №152-ФЗ подачу уведомления в Роскомнадзор обязаны обеспечить практически все юридические лица и ИП (включая малый бизнес, интернет-магазины и самозанятых). Упрощений при этом не предусмотрено: если вы используете сайт с формами обратной связи, CRM, онлайн-кассу или любое автоматизированное хранилище данных, вы — оператор ПДн, который обязан уведомить Роскомнадзор. Исключение составляет лишь ручная (офлайн) обработка данных или случаи, прямо перечисленные законом (например, службы безопасности государственных органов).

Что значит регистрация оператора ПДн? Это не просто формальность: регистрация означает внесение компании в государственный реестр операторов персональных данных. Законно обрабатывать ПДн можно только после такой регистрации. После принятия уведомления Роскомнадзор вносит сведения об операторе в реестр — обычно в течение 30 календарных дней. Зарегистрированный оператор публикует на сайте «Политику обработки персональных данных» и обеспечивает получение отдельного согласия субъектов данных при сборе информации. Эти документы и согласия теперь являются обязательным минимумом по 152-ФЗ.

Кто обязан уведомить Роскомнадзор

Подать уведомление должны практически все организации и ИП, обрабатывающие личные данные граждан. К ним относятся, например:

• Компании любого размера: у которых на сайте есть формы сбора данных (заявки, обратный звонок, регистрация), CRM, система управления продажами, мобильные приложения и т.д. Это могут быть интернет-магазины, сервисы по продажам, кадровые службы, бухгалтерии и прочие. Даже если у вас в штате всего 10 сотрудников, отсутствие записи в реестре сигнализирует о нарушении — в таком случае нужно подать уведомление.
• Индивидуальные предприниматели и самозанятые, использующие сайты или облачные сервисы для сбора контактов клиентов. С 2025 года малый бизнес с онлайн-присутствием обязан регистрироваться наравне с юрлицами.
• Обработка персональных данных — любым способом: это не только базы, но и получение личных данных через мессенджеры, соцсети, электронную почту. Если вы храните ФИО, номера телефонов, адреса или другую информацию физических лиц (клиентов, сотрудников или контрагентов), формально вы являетесь оператором ПДн.

Почти нет снисхождения: если вы используете компьютеры и интернет-сервисы для работы с ПДн, уведомление обязательно. Исключение — только ручная обработка (записи на бумаге) или специальные госорганы. Если вы не попадаете под исключения, к 2025 году уведомление стало обязательным стандартом.

Сроки уведомления и ответственность

Новые правила указывают: уведомление об обработке ПДн следует подать до начала реальной обработки данных, а не «задним числом». Закон 420-ФЗ от 30.11.2024, вступивший в силу 30 мая 2025 г., расширил зону ответственности и повысил штрафы. Теперь за отсутствие уведомления в Роскомнадзор организациям и ИП грозят штрафы от 100 000 до 300 000 рублей (для самозанятых — от 5 000 до 10 000 руб.). Должностные лица могут получить штраф до 50 000 рублей. При этом первое нарушение (при отсутствии других взысканий) часто фиксируется предупреждением, но повторное — уже влечет максимальные санкции. Важно: подавать уведомление можно в любое время до фактического запуска обработки, то есть даже если вы «пропустили» дату 30 мая, уведомление можно подать позднее, пока Роскомнадзор не выявит нарушение.

Невыполнение требований регистрации и обработки ПДн считается административным правонарушением. Например, отсутствие уведомления уже само по себе подпадает под часть 10 статьи 13.11 КоАП РФ (штраф до 300 000 рублей). Помимо штрафов, неподача уведомления привлекает внимание контролеров: компании могут получить предписание об устранении нарушений. Чтобы избежать ошибок и штрафов, рекомендуется заранее приводить документы в порядок и своевременно реагировать на запросы Роскомнадзора.

Пошаговая инструкция регистрации

Для корректной регистрации оператора ПДн следуйте такому алгоритму:

1. Подготовьте данные об операторе и информации. Соберите сведения из учредительных документов: полное наименование, ИНН, ОГРН, юридический адрес, контактный телефон. Определите цели обработки ПДн (например, кадровый учет, продажи, рассылки) и категории данных (ФИО, контакты, паспортные данные и др.) с разделением по субъектам (сотрудники, клиенты, подрядчики). Укажите правовое основание обработки (чаще всего это согласие субъекта или договор с ним). Зафиксируйте, где физически хранятся базы ПДн — особенно если используются зарубежные CRM или облака (это потребует дополнительного уведомления о трансграничной передаче). Опишите меры защиты данных (шифрование, резервные копии, контроль доступа и др.) и перечислите должности сотрудников, имеющих доступ к этим данным.
2. Выберите способ подачи уведомления. Есть три основных варианта:
3. Бумажный вариант. Заполните форму уведомления (утверждена приказом РКН №180 от 28.10.2022) и отправьте по почте в территориальный орган Роскомнадзора по месту регистрации (для ИП — по месту жительства).
4. Электронный вариант с ЭЦП. Перейдите на официальный Портал персональных данных Роскомнадзора, заполните электронную форму уведомления и подпишите ее усиленной электронной подписью (понадобится установленный на компьютере крипто‑плагин).
5. Через портал Госуслуг (ЕСИА). В личном кабинете Госуслуг выберите услугу «Уведомление РКН». Для организаций аккаунт Госуслуг должен быть связан с вашим юрлицом или ИП. Заполните все поля в онлайн-форме и отправьте уведомление через интернет.
6. Отправьте уведомление. После заполнения проверьте все сведения — даже мелкие ошибки приведут к отказу в регистрации. Подтвердите согласие на электронный документооборот и отправьте документ. В бумажном варианте сохраняйте почтовые квитанции, в электронном — дождитесь электронной квитанции о приеме. В последующие 1–2 недели Роскомнадзор проверит заявление и внесет вас в реестр операторов персональных данных.
7. Проверьте результат и опубликуйте документы. Зайдите на сайт реестра Роскомнадзора и убедитесь, что ваша компания появилась по ИНН или названию. После регистрации на сайте организации обязательно разместите «Политику конфиденциальности» (информацию о порядке обработки ПДн) и обеспечьте отдельные галочки согласия в каждой форме сбора данных. Эти шаги являются обязательным минимумом по ФЗ-152. Если после подачи уведомления у вас меняются сведения (например, появляются новые цели или в базе появились другие категории ПДн), необходимо в течение 15 дней следующего месяца отправить уточненное уведомление в Роскомнадзор.

Изменения в 2025: новые требования и рекомендации

В 2025 году к процедуре регистрации добавилось несколько важных нюансов. В частности, форма уведомления изменилась — теперь в ней уделено больше внимания деталям целей обработки и мерам защиты данных Концепция «информационной системы персональных данных» упростилась: если ранее требовалось перечислять каждую ИСПДн, сейчас достаточно описать общий порядок работы с данными. Закон подчеркивает, что уведомление подается заранее (до начала обработки), а не по факту ее начала.

Также с 2025 года разрешается использовать зарубежные сервисы, но с условием «первичной» записи данных в России. С 1 июля 2025 года вступила в силу новая редакция части 5 статьи 18 ФЗ-152: первичная база ПДн граждан РФ должна находиться в РФ, а вторичная передача за рубеж — только по правилам трансграничной передачи. Это значит, что, например, формы на сайте или облачные CRM должны сначала сохранять данные в российской системе, а уже затем отправлять их за пределы страны (при необходимости).

Ответственность за нарушение

Нарушения требований регистрации и обработки ПДн караются по КоАП РФ. Административная ответственность значительно ужесточилась: за неподачу или несвоевременную подачу уведомления наказание составляет штраф 100–300 тыс. руб. для организаций и ИП (для самозанятых — до 10 тыс. руб.), а должностные лица — до 50 тыс. руб. Кроме того, несоблюдение процедуры грозит блокировкой сайтов и сервисов Роскомнадзором. Чтобы избежать рисков, организации рекомендуется заранее пройти аудит соответствия требованиям ФЗ-152 и контролировать актуальность документов и согласий.

Специализированные онлайн‑сервисы помогают упростить регистрацию. Важно помнить, что точность и полнота сведений при подаче уведомления — залог быстрой регистрации без доработок со стороны надзорных органов.

Вывод

С 2025 года регистрация оператора персональных данных стала более строгой и масштабной. Каждая компания и ИП, работающие с ПДн, обязаны своевременно подать уведомление в Роскомнадзор и обеспечить выполнение основных требований ФЗ-152: наличие политики конфиденциальности, отдельных согласий субъектов и технических мер защиты. Новые сроки и штрафы мотивируют бизнес быть более внимательным: лучше зарегистрироваться сразу при запуске сайта или сервиса, чем в результате заплатить крупный штраф. Соблюдение всех требований 152-ФЗ (политика ПДн, регистрации, защита баз) позволит не только избежать санкций, но и укрепить доверие клиентов и партнеров к вашему бизнесу.