Как «Студия Рогова» связала сделки, проекты и финансы в одной системе

Полный переход на Аспро.Cloud занял около месяца. Внедрение проходило поэтапно, чтобы не останавливать текущие проекты и постепенно перевести команду в новую логику работы.

Шаг 1. Тестирование и настройка структуры работы

Перед покупкой подписки команда протестировала систему в рамках пробного периода. Важно было проверить не только функциональность, но и логику связки сделок, проектов и финансов.

После принятия решения о переходе настроили воронку продаж, структуру проектов, роли сотрудников и уровни доступа. Параллельно перенесли активные сделки и текущие проекты.

Основная сложность на этом этапе — необходимость сохранить непрерывность работы. Часть данных переносили вручную, чтобы не потерять историю коммуникации.

Шаг 2. Автоматизация обработки входящих заявок

Следующей задачей стало исключить ручное создание сделок. Формы на сайте и Telegram-бот интегрировали с системой. Теперь каждая заявка автоматически попадает в воронку продаж: создается карточка сделки, назначается ответственный менеджер, фиксируются контакты клиента.

Это позволило убрать промежуточные действия и снизить риск потери лидов. Менеджеры начали быстрее реагировать на обращения.

Шаг 3. Настройка документооборота и расчетов

Ранее счета формировались вручную, а данные копировались из разных источников. Это занимало время и приводило к ошибкам. В Аспро.Cloud настроили шаблоны счетов под разные направления услуг. Реквизиты клиента, условия оплаты и нумерация подтягиваются автоматически.

Менеджер добавляет позиции в сделку, система рассчитывает итоговую сумму с учетом скидок, доставки и налогов. В результате подготовка документов стала занимать минуты, а человеческий фактор был практически исключен.

Шаг 4. Связка продаж и проектного отдела

Один из ключевых этапов — автоматическая передача клиента в работу. После перехода сделки на финальный этап система создает проект для отдела исполнения. В карточку проекта автоматически переносятся контактные данные, техническое задание и история переговоров. Назначается ответственный менеджер.

Проектная команда получает уведомление и приступает к работе без дополнительных уточнений. Потери информации при передаче между отделами больше не возникают.

Шаг 5. Прозрачный финансовый учет внутри проекта

Ранее финансовая информация велась отдельно, и для оценки маржинальности требовалось ручное сопоставление данных. В новой системе плановые доходы и расходы фиксируются внутри проекта. Благодаря интеграции с банками фактические платежи отображаются автоматически.

Менеджер в любой момент видит актуальный баланс, прогноз движения средств и возможные отклонения от бюджета. Это позволило оперативно управлять рентабельностью и избежать кассовых разрывов.

Шаг 6. Закрепление новой модели работы

После технической настройки команда провела внутреннее обучение и закрепила правило: вся работа ведется только в новой системе.

Первые недели потребовали дисциплины — часть сотрудников по привычке возвращалась к таблицам и чатам. Постепенно процессы стабилизировались, а сотрудники оценили удобство единой среды.