Какие инструменты должны быть в арсенале тендерного специалиста

1. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) на физическое лицо

В прошлом году окончательно ушел от работы по удаленному доступу. На мой взгляд, это не самый надежный формат. В прошлом году «удаленка» несколько раз подводила. Один только разрыв связи во время аукциона с начальной ценой 9 млн руб. многого стоит.

Перед началом оказания услуг согласовываю с клиентом возможность оформления на меня машиночитаемой доверенности (МЧД). Это единственный этап, когда я подключаюсь к клиенту по «удаленке». Но могут быть исключения, о них расскажу чуть позже. Оформляю МЧД через ЕИС — это позволяет работать автономно. Я получаю возможность подписывать все необходимые документы своей ЭЦП, представляя при этом интересы клиента. Все аукционы, подачи заявок и прочие операции — только с моего компьютера.

Один из клиентов отказался от оформления МЧД и потребовал работы по «удаленке». Я сразу вернул деньги и прекратил с ним сотрудничество. ЭЦП на физическое лицо оформляется в удостоверяющем центре на платной основе.

Прошу обратить внимание, что не всегда МЧД, оформленная через ЕИС, подходит для работы. Например, на площадке «Фабрикант» нам сказали, что коммерческие заказчики из подразделения «Росатом» при работе могут требовать оформления МЧД через сайт ФНС. В таких случаях другие МЧД могут даже не отобразиться на площадке при подписании документов. Это как раз одно из исключений. Теоретически ситуации с неприменимостью МЧД могут возникать при работе с электронными магазинами. Поэтому полностью исключить работу по «удаленке» нельзя, но свести ее к минимуму — можно.

2. Агрегатор для поиска тендеров и проверки компаний

Ответственно подходите к выбору агрегатора. Сравнивайте его с другими и подбирайте вариант, который подходит вам по интерфейсу и функционалу. Выбор агрегатора и настройка поисковых запросов могут оказать непосредственное влияние на исход вашего сотрудничества с клиентом. Я в ближайшее время буду использовать в работе два агрегатора: в одном делаю мониторинг по тендерам и проверяю компании, другой буду использовать для оформления отчетов по бизнес-аналитике.

3. Рабочее пространство

Под «рабочим пространством» я подразумеваю CRM-систему или task-менеджер и облачные хранилища. Это хороший вариант для организации рабочего процесса: коммуникация с сотрудниками и клиентами, контроль сделок и любых других задач на всех этапах. Очень удобно, когда вся необходимая переписка и документация хранится в одной карточке — это делает рабочий процесс максимально прозрачным.

Периодически встречаю специалистов, которые работают через Google- или Яндекс-таблицы. Для меня CRM-система или task-менеджер — более предпочтительные инструменты. Параллельно организовываю рабочие процессы через мобильные мессенджеры: там постоянно напоминаю клиентам о предстоящих дедлайнах и обсуждаю «горящие» рабочие вопросы.

В облачных хранилищах удобно хранить документацию о компании (учредительные, бухгалтерские и т.д.), создавать базу знаний (наработанные документы по опыту и персоналу компании и т.д.), вести учет по аккредитации компании на электронных торговых площадках. Можно предоставить доступ к необходимым папкам своим сотрудникам, а к каким-то — ограничить доступ.

В CRM-системе можно одновременно выстраивать рабочие процессы по всем сделкам и хранить необходимую документацию по компании. Task-менеджер в этом плане немного проще: там, как правило, не хранится документация по компании. Я в своей работе использую комбинацию: task-менеджер + облачное хранилище.

4. Договор на оказание услуг

Обязательно разработайте проект договора на оказание услуг. Сделать это можно совместно с юристом или позаимствовав шаблон у коллег. Не пренебрегайте данным инструментом — это очень важно. Работайте с клиентами строго по договору и обязательно фиксируйте объемы оказанных услуг.

У меня уже почти год идет судебное разбирательство с одним из клиентов. Если бы не заключенный договор и зафиксированные объемы оказанных услуг, я бы на 100 % проиграл дело.

5. Цифровые сервисы (электронный документооборот, бухгалтерия)

Я начинал работать в статусе самозанятого. Когда размер моих доходов достиг допустимого лимита, зарегистрировал ИП.

Первым делом я оплатил необходимые сервисы для ведения бухгалтерии и заключил договор со специалистом на оказание бухгалтерских услуг. Очень рад этому решению, так как, будучи самозанятым, вопросы по оформлению закрывающих документов и оплате налогов приходилось постоянно держать в голове. Сейчас эти вопросы находятся под контролем специалиста.

Что касается электронного документооборота, то активно использую его еще с прошлого года. Почти все договоры и закрывающие документы оформляю в электронном виде: никакой бумаги, принтеров и сканеров — очень удобно.

Также мне потребовалось оформить ЭЦП на ИП через ФНС. Теперь я могу отчитываться перед налоговой, оформлять договоры и закрывающие документы от лица своего ИП.

6. Платформы для оформления банковских гарантий и кредитов

С помощью этого инструмента вы сможете помогать своим клиентам в оформлении банковских гарантий и кредитов. Это дает возможность получать дополнительный доход в качестве брокера. Навык успешного оформления кредитных продуктов, особенно в текущих реалиях, способен выделить вас из общей массы специалистов.

Что касается кредитов, то за время работы на платформах мне удалось познакомиться со специалистом, который помогает в оформлении в проблемных ситуациях. Это удачное знакомство теперь стало для меня отдельным рабочим инструментом.

7. Социальные сети и сайт в интернете

В эпоху социальных сетей наличие своего блога — уже почти «must have». Обязательно делитесь своими успешными кейсами, обсуждайте проблемы и делитесь экспертным мнением. Можно добавить немного лайфстайла — аудитория часто это оценивает.

Я уже целый год веду свой блог и жалею, что не сделал этого раньше. Раньше я думал, что никто не будет его читать, и сейчас неоднократно убеждаюсь, что ошибался. Несмотря на небольшое количество подписчиков, представители одного из поисковых агрегаторов приглашали меня на мозговой штурм по использованию ИИ в тендерах как раз после прочтения одного из моих постов. Там я смог поделиться своими мыслями с коллегами по цеху, которых до этого наблюдал только на видеороликах в интернете. Также блог — хорошая площадка для продвижения своих продуктов и привлечения новых клиентов.

Наличие сайта я тоже отношу к одному из инструментов тендерного специалиста. Мой пока находится в разработке.

8. Искусственный интеллект

Постоянные дедлайны и «горящие» задачи — обычные рабочие будни тендерного специалиста. Огромный объем работы необходимо выполнить, и желательно очень быстро. В таких ситуациях ИИ может быть хорошим помощником. Все, что требуется от специалиста, — задать для ИИ правильное направление с помощью промтов и разделения задач на этапы. И это история не про обесценивание специалиста, а, наоборот, про его высокую компетенцию и наличие скиллов.

В каких случаях я прибегаю к помощи ИИ:

• Вычитка технического задания при мониторинге тендеров.
• Работа с характеристиками поставляемого товара.
• Составление предложений при подаче заявок на участие в коммерческих тендерах.
• Вычитка документов по судебным разбирательствам.
• Анализ документации на наличие неценовых критериев оценки.
• Анализ требований документации к составу заявки на участие.
• Подготовка писем.
• Проверка проекта контракта на стадии заключения.
• Проверка банковских гарантий.

9. Экспертное сообщество

Очень важно окружить себя «правильными» людьми. Это может быть небольшая группа единомышленников или целое профессиональное сообщество. Моим экспертным сообществом является Ассоциация «Флагман». Здесь вы можете перенимать интересные практические приемы у коллег по цеху, делиться своим опытом, выступать на профильных мероприятиях, строить партнерские взаимоотношения и расширять свой комплекс услуг, а иногда — просто поговорить по душам. Мне, например, предложили записать несколько блоков для одного из обучающих курсов.

Раньше я недооценивал важность этого пункта. Теперь созвоны с коллегами из различных направлений тендерного бизнеса служат для меня «волшебным пинком» и стимулом развиваться дальше.

10. Своя команда специалистов

Думаю, что большая часть специалистов рано или поздно задумывается о том, как развиваться дальше: трудовых ресурсов не хватает, по финансам уперлись в потолок. В такой ситуации одним из вариантов развития и масштабирования может стать собственная команда тендерных специалистов.

Я уже почти год работаю со своим тендерным специалистом в формате полноценного рабочего дня — и ни разу не пожалел о принятом решении. У меня появилось время, которое я могу уделить своему дальнейшему развитию и другим интересным проектам, освободив себя от рутины. Кроме этого, я получаю огромный опыт как организатор рабочих процессов — это очень ценно. Теперь нужно более активно работать над привлечением новых клиентов, и тогда мой рост будет практически неизбежен.