Фабрика идей: как создать корпоративную программу сбора инициатив

Фабрика идей: корпоративная программа в рамках культуры инноваций

Фабрика идей — достаточно распространенная программа в компаниях для повышения вовлеченности сотрудников в организационные изменения, в инновационную культуру. Поделюсь своими наблюдениями с учетом анализа всех успешных и неуспешных кейсов.

Успешными считаю те программы, которые дают компании крутые проекты, повышающие эффективность процессов, позволяющие сотрудникам получить новый опыт и ускорить свое профессиональное развитие. Неуспешными считаю кейсы, в которых что-то начали, никто не знает, что и зачем и потом все говорят, что получилось не так.

Предлагаю карту проекта Фабрика идей. Вы можете использовать ее в качестве памятки, чек-листа. 

Блок 1: Информирование сотрудников компании

Чтобы проект полетел, необходимо дать ему жизнь в информационном поле персонала:

Создайте информационное сообщение для оповещения сотрудников компании о старте программы Фабрика идей. Это может быть сообщение от лица генерального директора, сообщение на внутреннем портале, в корпоративном СМИ и т.д.

Сопроводите сообщение визуальными материалами: листовки, памятки, видеоролики. Важно в сообщении ответить на все возможные организационные вопросы сотрудников, не оставить их с новыми вопросами, догадками на тему — «что от меня требуется?» и «что мне за это будет?».

Убедитесь, что информация дошла до сотрудников, запросите обратную связь, проведите встречи, сессии вопросов/ответов. Регулярно спрашивайте у руководителей отделов, нужна ли им помощь и информационная поддержка для стимулирования сотрудников.
Классно проводить такое информирование в рамках масштабного корпоративного мероприятия — например, на конференциях.

Блок 1: Организация сбора идей

На этом этапе максимально важно уделить внимание тому, чтобы этот сбор был возможен, удобен и не вызывал вопросов и скепсиса.

Организуйте все необходимые условия на рабочих местах для сбора идей. Например, на производстве можно установить урну или создать папку на локальном диске, куда каждый желающий в специальной форме сможет заполнить свою идею.

Обучите руководителей, как реагировать на полученные от сотрудников идеи. Что лучше сказать в обратной связи, на какой период рассмотрения идеи ориентировать, когда можно ожидать результаты.

Мотивируйте и стимулируйте креативность, постоянно говорите о программе. Программы материальной и нематериальной мотивации, дополнительные опции за активность — например, билеты в театр или абонемент в фитнес-центр.

Демонстрируйте промежуточные результаты по сбору идей для всей компании. Показывайте активность сотрудников, поощряйте публичным признанием.  В рамках корпоративных мероприятий вставляйте небольшой информационный блок с обзором статусов проектов из Фабрики идей прошлого периода.

Блок 3: Разработка плана обработки идей

Разработайте план работы с предложениями, которые вы получите от сотрудников с учетом рисков не получить их вовсе или получить в десять раз больше предполагаемого количества.

Убедитесь в актуальности целей и задач программы. Актуализируйте информацию о текущих стратегических целях компании. Информируйте сотрудников об изменениях в стратегии. Важно, чтобы предложения от сотрудников компании были уместными и релевантными тем стратегическим целям, которые ставит перед собой руководство.

Разработайте календарный план обработки идей. Декомпозируйте план. Проанализируйте план с точки зрения узких мест — где можно запаралеллить задачи, а где наоборот — вытянуть процесс обработки. Следите за тем, чтобы не заниматься анализом предложений в последнюю ночь — так можно пропустить действительно стоящие идеи.

Определите необходимые ресурсы для реализации плана (люди, деньги, время). Вам понадобится большая команда и высокий уровень погруженности в стратегию компании и текущие проекты изменений. Вам также придется замотивировать выбранных экспертов в участии в программе, важно озвучить им объем загрузки, на который планируете их привлекать к работе в рамках программы Фабрика идей.

Блок 4: Формирование команды

Сформируйте команду из специалистов и руководителей. которых будут знать в лицо, кто имеет хорошую репутацию и уверенную харизму.

Определите компетенции, которые необходимы для оценки идей. Разработайте матрицу компетенций под разный уровень сложности идей, под разную специализацию, разный масштаб проектов.

Определите характеристики членов жюри: опыт, специализация, статус, авторитет, трудовой стаж в компании и т.д. Это позволит поддерживать мотивацию и членов жюри — участие в программе поможет применить свою экспертизу, свои знания, проявить себя, утвердить свой статус и укрепить свою репутацию.

Обучите команду процедуре оценки. Все в команде должны одинаково понимать критерии оценки. Проведите пилотный проект оценки — пусть члены команды жюри потренируются в обсуждениях и выставлении баллов.

Привлекайте в инновационный комитет не только руководителей. Регулярно обновляйте команду жюри. Вовлекайте линейных специалистов в качестве поощрения (нематериальная мотивация) — так участие в программе в роли жюри может мотивировать специалиста повышать свою квалификацию в течение года.

Блок 5: Разработка регламентирующей документации

Сильное документационное обеспечение проекта — 50% успеха. Убедитесь, что у вас готовы все регламентирующие документы, есть все шаблоны для дальнейшего запуска идеи в проект. 

Опишите процедуру обработки идей на уровне функциональных департаментов. Как именно должна проходить процедура? Какие правила приемки идей? Кто и в какие сроки обрабатывает идеи? Куда направляются результаты обработки?

Пропишите детально процедуру оценки и выбора идей. Какие характеристики или критерии используются при оценке? Все ли идеи далее направляются в комитет? Какие идеи могут пойти вне конкурса?

Пропишите положение о материальной мотивации за идеи, которые войдут в портфель инноваций.

Например, пропишите мотивацию за разные уровни инициатив. На схеме:

• Я — Уровень рабочего места. Предложения, которые помогут улучшить зону рабочего места специалиста. (Минимальная мотивация).
• Функция — Уровень бизнес-функции. Предложения, которые помогут улучшить эффективность целого подразделения или функции компании. (Мотивация от 10 до 20% от оклада сотрудника).
• Бизнес-процесс — Уровень бизнес-процесса. Предложения, которые помогут внедрить улучшения на уровне бизнес-процесса, то есть, затронут изменениями сразу несколько отделов или функций. (Мотивация от 30 до 40% от оклада).
• Стратегия — Уровень бизнес-модели, стратегический уровень. Идеи высокого масштаба, которые будут влиять на результат всей компании. Например, идеи по ключевому продукту или расширению продуктового портфеля. (Мотивация 40-100% от оклада).

Важные документы проекта:

• Положение;
• Протокол защиты (описание процедуры защиты своих идей);
• Критерии оценки (критерии оценки идей)

Блок 6: Проведение комитета и выбор идей

Даже если идеи так себе или их нет вовсе, комитету быть! Не допускайте отмену или перенос комитета из-за малочисленности заявок или их низкого качества. Поддерживайте дисциплину — так вы воспитаете ее и в сотрудниках, которые будут лишь убеждаться в значимости и серьезности программы.

Организуйте защиту идей: определите время и место, заранее проинформируйте участников. Уделите особое внимание размеру и проветриваемости помещения, технической оснащенности. 

Проведите сертификацию членов комиссии: напомните о процедуре оценки, получите обратную связь. Убедитесь, что все члены комитета одинаково понимают свою задачу. Назначьте отдельного модератора, который будет помогать членам комиссии организовываться и общаться в нужном ключе.

Проведите закрытое обсуждение после презентации и выберите определенное количество идей в корпоративный портфель инноваций. Озвучьте свое решение, объясните его, аргументируйте свою позицию в отношении других идей, дайте сотрудникам наставления на будущий период.

И главное — запускайте программу каждый год! Со временем, предложение инициатив станет хорошей привычкой у каждого сотрудника.