Станет ли КЭДО обязательным: чего ждать бизнесу — мнение HRlink

Многие компании, с которыми мы общаемся, воспринимают бумажный кадровый документооборот примерно одинаково: раздражает, отнимает ресурсы, но «не горит». Переход на кадровый ЭДО откладывается — у одних из-за бюджета, у других из-за нехватки времени на внедрение, у третьих просто нет понимания, с чего начать. Между тем в профессиональном сообществе все активнее обсуждают, что добровольный статус КЭДО может смениться обязательным. Разбираемся, насколько реален такой сценарий и стоит ли ждать официального сигнала.

Как КЭДО регулируется сегодня

Путь к законодательному оформлению кадрового электронного документооборота занял больше пяти лет. Все это время кадровые специалисты работали в бумажной среде: собирали подписи, хранили архивы, несли расходы на печать и курьерскую доставку. Рынок давно был готов к цифровизации — не хватало правовой базы.

Федеральный закон 377-ФЗ, вступивший в силу в ноябре 2021 года, закрыл этот пробел: перевод кадрового делопроизводства в электронный формат получил официальный статус. Статьи 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ (а для дистанционных сотрудников — статья 49.1) вместе с федеральным законом 63-ФЗ «Об электронной подписи» установили, что электронные кадровые документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные, и дублировать их в печатном виде не требуется.

С тех пор законодательство в сфере КЭДО обновляется регулярно. Один из показательных примеров — предложение Минцифры распространить кадровый ЭДО на государственные органы. Если госсектор движется в эту сторону, коммерческий бизнес, по всей видимости, последует за ним.

От добровольного к обязательному: когда произойдут изменения

Пока переход на КЭДО остается правом, а не обязанностью работодателя. Тем не менее граница между «можно» и «нужно» уже начала размываться.

Показательный пример — эксперимент Минцифры по внедрению КЭДО в федеральных органах власти, который завершается в 2027 году. В нем участвуют Федеральное казначейство, ФНС, Минэкономики и другие ведомства. Если эксперимент будет признан успешным, КЭДО может стать обязательным сначала для госструктур — а следом, по той же логике, и для коммерческого бизнеса.

Это не единственный сигнал. Законодательная активность в части кадрового ЭДО нарастает: требования становятся детальнее, исключений для «бумажных» компаний — меньше.

По прогнозам экспертов HRlink, к 2030 году КЭДО будут использовать около 80% российских организаций. Крупный и средний бизнес завершит автоматизацию раньше — малые предприятия подключатся, когда переход станет обязательным. 

КЭДО превращается в законодательно закрепленный стандарт для коммерческих организаций. Государство последовательно цифровизирует взаимодействие с гражданами и бизнесом, и кадровый документооборот — один из следующих очевидных шагов на этом пути.

Почему пора заняться цифровизаций кадрового документооборота уже сейчас

Внедрение КЭДО — не однодневный процесс. Компании, которые начнут готовиться заранее, успеют спокойно выбрать платформу, обучить сотрудников и отладить процессы без давления дедлайнов. Те, кто будет ждать официального требования, окажутся в невыгодной позиции: сжатые сроки, перегруженные вендоры, ускоренное обучение персонала и меньше возможностей протестировать систему до запуска. 

Помимо соответствия законодательным требованиям, переход на кадровый электронный документооборот дает измеримый операционный эффект: время подписания документа сокращается с нескольких дней до одной минуты, специалисты КДП освобождаются от рутины, а персональные данные сотрудников перестают курсировать между почтой, мессенджерами и бумажными архивами — и хранятся в одном защищенном месте.

Все признаки указывают на то, что обязательный КЭДО — это вопрос времени. Компании, которые не будут ждать этого момента, получат главное преимущество: возможность перейти спокойно и без хаоса в процессах.