Как перевести 2 232 сотрудников на КЭДО: опыт Selecty

ГК Selecty — ИТ-вендор и аутсорсинговая компания, которая реализует проекты по цифровизации бизнеса «под ключ».

Компания поставила перед собой несколько ключевых целей:

• внедрить законный формат кадрового электронного документооборота;
• упростить взаимодействие с удаленными сотрудниками;
• перевести процесс найма в цифровую среду.

Для реализации задач Selecty:

• внедрили кадровый ЭДО на базе HRlink;
• подключили модуль онлайн-оформления кандидатов Start Link.

Эксперт проекта: Анна Козулина, руководитель отдела кадров.

Решение о переходе на КЭДО было связано с быстрым ростом бизнеса и увеличением числа сотрудников.

До внедрения HRlink документооборот был полностью бумажным. Сотрудники из Москвы и области приезжали в офис на подписание, с удаленными специалистами работали через почту и курьерские службы. Вся нагрузка лежала на двух кадровых специалистах.

При росте компании это приводило к проблемам:

• увеличивались расходы на логистику;
• значительное время уходило на контроль отправки и возврата документов;
• из-за часовых поясов коммуникация затягивалась;
• документы могли теряться при пересылке.

Инициатива исходила от HR-директора и была направлена на оптимизацию процессов в условиях масштабирования.

При выборе платформы оценивали:

• стоимость решения;
• удобство интерфейса;
• функциональные возможности;
• скорость и простоту внедрения;
• потенциал развития под задачи бизнеса.

Подготовка к проекту началась летом 2022 года, а полностью переход завершился в ноябре того же года.

В команду внедрения вошли:

• HR-директор;
• кадровые специалисты;
• IT-поддержка.

После перехода рутинные задачи заметно сократились: не нужно печатать, отправлять и отслеживать бумаги. Все статусы документов видны в режиме реального времени, сотрудники самостоятельно следят за своими документами — количество однотипных вопросов к HR снизилось.

Это позволило:

• снизить нагрузку на HR;
• уменьшить количество повторяющихся запросов;
• высвободить ресурсы для более значимых задач.

Следующим этапом стала автоматизация найма.

Команда HRlink предложила использовать Start Link — модуль для онлайн-оформления кандидатов.

Решение заинтересовало Selecty благодаря возможностям:

• безопасная работа с персональными данными;
• ускорение обработки кандидатов;
• единое хранение документов;
• автоматическая передача данных в «1С»;
• простой и понятный интерфейс.

Во время пилота команда протестировала систему на нескольких кандидатах и подтвердила ее эффективность.

После успешного тестирования компания распространила использование Start Link на весь процесс найма.

Для кандидатов подготовили инструкцию:

• вместе с оффером отправляется письмо с пояснениями;
• кандидат получает приглашение в систему;
• в памятке описаны все шаги по загрузке документов;
• при необходимости можно обратиться к HR-координатору.

Анна Козулина, руководитель отдела кадров, отмечает, что важную роль сыграла поддержка команды HRlink: персональные менеджеры оперативно отвечают на вопросы, запросы не зависают, а команда открыта к предложениям и доработкам.

Результаты:

• 2 232 сотрудника работают в системе;
• кадровые процессы ведут 4 специалиста и руководитель отдела;
• рутинные операции сокращены на 60%;
• затраты на бумагу и логистику уменьшены примерно на 80%;
• 8 000 документов ежемесячно проходят через HRlink;
• оформление одного сотрудника теперь занимает около 20 минут — процесс ускорился на 80%.

Дополнительные эффекты:

• снизилась нагрузка на КДП — больше не требуется печать и пересылка документов;
• контроль стал прозрачным — все статусы доступны в режиме реального времени;
• повысилась удовлетворенность сотрудников;
• ошибки в документах можно быстро исправить без задержек;
• уменьшилось количество однотипных вопросов к HR;
• сотрудники самостоятельно отслеживают свои документы.