Как бизнесу с автопарком автоматизировать рутину с помощью API на чтение

Как устроен API

API (Application Programming Interface) — это способ, который помогает различным программам, приложениям и системам взаимодействовать друг с другом. Обычно одной стороне нужны определенные данные, а другая выступает их источником. API передает информацию.

Программа посылает запрос на получение данных, а источник отправляет их.

API для автопарков работает так же, как любой другой. С помощью инструмента можно автоматически получать информацию об учете топлива и штрафах, и ее не придется проверять вручную каждый раз.

При отсутствии API сбор данных по расходу топлива требует ручной выгрузки транзакций и последующей обработки, например в Excel. С API процесс автоматизируется: система самостоятельно запрашивает информацию и обновляет отчеты с заданной периодичностью.

Как понять, нужен ли бизнесу API на чтение

В первую очередь API полезен бизнесу, который соответствует следующим критериям:

1. в компании уже работают над оптимизацией процессов;
2. регулярно обрабатываете сотни транзакций;
3. уже используете системы аналитики;
4. в штате есть аналитик или инженер, который сможет внедрить и поддерживать решение.

Пример из моего опыта — одна транспортная компания до внедрения API каждую неделю тратила часы на ручную сверку транзакций. В автопарке 40 машин — это десятки чеков и громоздкие Excel-таблицы. Ошибки возникали регулярно, а однажды превышение лимита на топливной карте привело к убыткам в 300 тысяч рублей и нарушению сроков доставки. После перехода на API количество ошибок в учете сократилось на 90%, сверка занимает не более 30 минут в неделю. За год удалось сэкономить около 2 млн рублей — средства направили на обновление автопарка.

Если бизнес небольшой, например, только недавно запустился, внедрять решение пока что рано. Данные можно отслеживать вручную — это дешевле и быстрее, чем делать интеграцию и обучать сотрудников работать с ней, а еще привлекать к работе IT-специалиста.

В чем польза API для бизнеса с автопарком

Сокращение времени и ресурсов на сбор данных. Выгрузка данных с помощью API проходит быстрее, чем если экспортировать их и формировать отчеты вручную. По нашим данным, компания может сэкономить от 4–5 часов в месяц в зависимости от объема информации.

Снижение риска ошибок. Данные поступают автоматически, что сводит к минимуму человеческий фактор. После API не нужно перепроверять цифры в отчетах, как после сотрудника.

Удобство настройки под индивидуальные параметры. API можно интегрировать с различными системами, например CRM, BI. Настройки позволяют добавлять нужные бизнесу параметры.

Автоматический учет штрафов. Компании сталкиваются с большим количеством штрафов от ГИБДД, Ространснадзора и других контролирующих органов. Например, грузоперевозчик с 30 автомобилями в среднем получает до 50 штрафов в месяц. Ручная проверка через Госуслуги и сайты ведомств занимает часы, а данные часто неполные — взыскания за перегруз или нарушения парковки не отображаются. Интеграция API позволяет автоматически собирать все штрафы в одном окне, а уведомления о сроках оплаты со скидкой приходят в реальном времени. Это сокращает время на обработку на 80% и предотвращает просрочки.

Расскажу случай из опыта. У одной транспортной компании штрафы были существенной статьей расходов в логистике. Информация о нарушениях часто терялась: водители получали уведомления по почте, но теряли их или забывали передать. В один из месяцев из-за просрочек сумма выросла вдвое — с 60 до 120 тысяч рублей. После подключения API компания начала получать данные о штрафах в день фиксации нарушения. Настроила автоплатеж, и теперь бухгалтеру достаточно 10 минут в день вместо двух часов. За полгода удалось сэкономить порядка 200 тысяч рублей благодаря своевременной оплате.

Легко контролировать ГСМ. Использование топливных карт не исключает рисков неправомерного расхода топлива — например, «теневых» заправок или сливов. 

Интеграция API с телематическими системами позволяет сопоставлять данные по транзакциям с маршрутами и временем движения транспорта. При выявлении отклонений система отправляет уведомление ответственному сотруднику. История всех операций сохраняется в системе и доступна для последующего анализа.

Был случай, что транспортная компания за одну неделю недосчиталась 500 литров дизельного топлива. GPS-трекеры помогали фиксировать маршруты, но системного контроля не было — ресурсами на ручной мониторинг бизнес не располагал. Интеграция API с телематикой позволила в реальном времени отслеживать каждую транзакцию: время, место и объем заправки. Внедрение заняло два дня — решение подключили к платформе управления автопарком. В результате за четыре месяца расходы на топливо сократились на 25%, удалось выявить факты злоупотреблений и вернуть 180 тысяч рублей.

API на чтение можно разработать самостоятельно или подключить готовое решение. Обычно компании выбирают второй вариант — это дешевле, быстрее и безопаснее.