Как система внутреннего контроля помогает защитить бизнес от мошенников

Современная бухгалтерская служба — это не просто учетное подразделение, а ключевой защитник интересов компании. Вне зависимости от отрасли от четкой работы бухгалтерии зависит финансовая устойчивость и законность бизнеса. Контроль финансовых операций предохраняет компанию от потерь, штрафов и кризисов, а также дает руководству надежную информацию для принятия стратегических решений.

Российское законодательство напрямую обязывает предприятия выстраивать систему бухгалтерского учета и внутреннего контроля. Например, Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» требует вести полноценный учет и формировать достоверную отчетность; за грубое искажение отчетных данных предусмотрены штрафы. Закон обязывает также хранить первичные документы, регулярно проводить инвентаризации и соблюдать установленные стандарты учета: эти процедуры (хоть и рутинные) служат фундаментом для правильной оценки финансового положения компании.

Нормативные требования: учет и контроль по закону

Базовые требования к учетной функции закреплены на уровне федеральных законов. Согласно Закону № 402-ФЗ, каждый экономический субъект обязан организовать внутренний контроль всех совершаемых хозяйственных операций. Проще говоря, в компании должны действовать процедуры, не позволяющие финансовым ошибкам или хищениям проходить незамеченными. Если организация подлежит обязательному аудиту, планка еще выше: необходимо контролировать не только совершение операций, но и ведение бухгалтерского учета и подготовку финансовой отчетности.

Требования законов распространяются на всех: и крупные акционерные общества, и малый бизнес. Корпоративное законодательство предусматривает наличие специальных органов контроля. Так, в акционерных обществах избирается ревизионная комиссия — орган внутреннего финансового контроля, который хотя бы раз в год проверяет финансово-хозяйственную деятельность общества. По итогам проверки ревизоры подтверждают достоверность отчетности и сообщают о выявленных нарушениях порядка ведения учета и предоставления финансовой отчетности. В обществах с ограниченной ответственностью уставом также может быть предусмотрено избрание ревизора (ревизионной комиссии) для независимой проверки финансовых результатов и контроля за деятельностью руководства. Даже если закон напрямую не требует введения отдельного контрольного органа, ответственность за организацию внутреннего контроля лежит на руководителях бизнеса. Практика показывает, что грамотные собственники внедряют системы внутреннего финансового контроля и в небольших фирмах — это включает разделение обязанностей в бухгалтерии, регулярные внутренние проверки, двухступенчатое утверждение операций.

Процессы контроля: от инвентаризации до сверок

Система внутреннего контроля (СВК) пронизывает все этапы учетной функции — от приема первичных документов до составления отчетности. Ключевые элементы такой системы универсальны для любой отрасли:

• Инвентаризация активов. Регулярная проверка фактического наличия материальных ценностей и сопоставление их с учетными данными помогает вовремя выявлять недостачи или ошибки учета. Закон обязывает компании проводить инвентаризации — без этого нельзя обеспечить достоверность данных бухгалтерского баланса. Например, в торговой компании инвентаризация склада позволяет обнаружить хищение товара или пересортицу; в производстве — выявить излишнее списание сырья; в сфере услуг — сверить расчетные данные по договорам с фактическими поступлениями.
• Сверки и контроль расчетов. Бухгалтерия должна регулярно проводить сверку взаиморасчетов с контрагентами и банковских операций. Например, запрашивать акты сверок с ключевыми поставщиками и покупателями, сличать данные бухучета с банковскими выписками и первичной документацией. Отдельно важна сверка с налоговыми органами — подтверждение, что по данным ФНС все налоги уплачены и отчетность принята. Это позволяет вовремя обнаружить расхождения и предотвратить спорные ситуации или штрафы.
• Разделение обязанностей и двухфакторный контроль. Классический принцип внутреннего контроля: никто не должен единолично контролировать всю операцию от начала до конца. Разделение функций снижает риск злоупотреблений и ошибок. Практический пример — при работе с платежами: бухгалтерия готовит платежные поручения, а руководитель (или финансовый директор) проверяет и подписывает их. Для подстраховки с сотрудниками, отправляющими платежи, заключают договоры о полной материальной ответственности. Двухфакторное утверждение транзакций обеспечивает «принцип четырех глаз», при котором каждая операция проходит как минимум двойную проверку. Такой порядок крайне затрудняет мошенничество: по данным опросов, около 70% российских предпринимателей сталкивались со случаями присвоения активов или махинаций со стороны сотрудников, и усиленный контроль необходим, чтобы подобные инциденты не оставались в тени.
• Ограничение доступа и полномочий. Не менее важно разграничить права доступа к активам и информационным системам. Физический доступ к складам, кассе, ценностям должен контролироваться, а доступ к учетной программе — настраиваться по ролевым правам. Сотрудник не должен иметь возможность, скажем, и провести платеж, и одновременно изменить учетные записи без контроля. Система ограничения доступа и логирования действий в программах позволяет отслеживать, кто и какие операции выполнял.
• Контроль денежных операций. Денежные средства — зона повышенного риска, требующая особого внимания. Необходимо регулярно сличать фактические остатки денег в кассе с учетными данными и проводить инвентаризацию кассы, проверять правильность оформления кассовых документов и соблюдение лимитов наличных расчетов. По банковским счетам важно мониторить движение денежных средств (ДДС): запрашивать у бухгалтера отчеты о движении денег и сверять выписки со счетов с данными учета. Особое внимание уделяют крупным или нетипичным транзакциям; с такими операциями целесообразно работать по принципу двойного подтверждения. Использование автоматизированных систем мониторинга помогает вовремя выявлять подозрительные платежи и расхождения. Отчет о движении денежных средств, сформированный в учетной системе, ответит на вопрос, почему при прибыльности по балансу у компании может не оказаться денег на счетах.
• Внутренний аудит и проверки. В дополнение к повседневным процедурам эффективная бухгалтерская служба организует периодические проверки — внутренний аудит. Это может быть как формальная ревизионная комиссия (для крупных АО и некоторых ООО), так и инициируемые руководством проверки отдельных участков учета. Цель — свежим взглядом оценить, нет ли в учете и отчетности искажений, проверить выборочно первичные документы, правильность расчетов налогов, соблюдение учетной политики. Особенно полезен такой аудит перед внешней проверкой или годовой сдачей отчетности: он помогает выявить и исправить недочеты до того, как их обнаружат контролирующие органы.

Все перечисленные меры вместе образуют комплексную систему внутреннего контроля. Именно такая СВК выступает щитом от внутренних угроз: система контрольных мероприятий существенно снижает вероятность того, что злоупотребление останется незамеченным. Бухгалтерия, выстроившая эти процессы, превращается из обычного учетного отдела в настоящую службу финансовой безопасности бизнеса.

Защита от мошенничества и хищений

Для многих компаний внутренняя угроза мошенничества — не абстракция, а реальная проблема. Подлоги документов, откаты при закупках, присвоение товара или денег — такие случаи встречаются повсеместно, особенно когда бизнес быстро растет. Без надлежащего контроля даже добросовестные сотрудники могут поддаться соблазну. Противодействие внутренним хищениям начинается с профилактики: внедрения описанных выше процедур разделения полномочий, независимой проверки и ограничений. Практика подтверждает: как только в компании ощущается неизбежность выявления любого нарушения, значительная часть потенциальных злоумышленников отказывается от своих намерений.

Грамотно выстроенная СВК способна не только раскрывать уже произошедшие факты хищений, но и создавать обстановку, при которой любое нарушение будет неизбежно выявлено, отпугивая потенциальных злоумышленников. Для собственника это прямая экономия средств и сохранение деловой репутации, а для финансовой службы — гарантия того, что цифры в отчетах не искажены скрытыми кражами.

Приведенная выше статистика (70% предпринимателей лично сталкивались с внутренними хищениями) наглядно свидетельствует, что риск нельзя недооценивать. Грамотный руководитель совместно с главбухом выстраивает такие условия, при которых совершить кражу или махинацию крайне сложно, а если инцидент все же произошел — он быстро выявляется и пресекается с минимальным ущербом для компании.

Достоверность данных и уверенные решения

Бухгалтерская отчетность — своего рода индикатор «здоровья» бизнеса. Искажения в ней могут привести к неверным управленческим решениям, чреватым серьезными последствиями. Ошибки возникают не только от злого умысла, но и по небрежности или из-за человеческого фактора. Если внутренняя финансовая отчетность формируется хаотично, руководство получает искаженную картину дел.

Простой пример: собственник видит в отчетах, что у компании на счетах свободно 200 млн рублей, и решает закупить большую партию товара (или выплатить крупные дивиденды). Бухгалтерия подтверждает: деньги есть. Однако отчеты оказались недостоверными — реально свободно было лишь 100 млн, а остальное требовалось для оплаты предыдущих закупок и погашения кредитов. Из-за этой ошибки возник многомиллионный кассовый разрыв, который пришлось закрывать авральным кредитом. Ситуация повторялась: владелец, полагаясь на искаженные данные, несколько раз выводил дивиденды в периоды, когда компания не могла себе этого позволить. В результате регулярных кассовых разрывов бизнес оказался на грани банкротства.

Система внутреннего контроля решает эту проблему несколькими способами. Во-первых, она регламентирует и стандартизирует процессы учета: при СВК данные собираются автоматически либо по четким инструкциям, что снижает влияние человеческого фактора. Во-вторых, вводится регулярная проверка и сверка отчетности — контролеры или внутренние аудиторы (если этих позиций в компании еще нет, эту функцию выполняют главный бухгалтер и сам собственник) отслеживают ключевые показатели, выявляют аномалии, проверяют обоснованность цифр. В-третьих, СВК мотивирует персонал предоставлять правдивую информацию: когда есть контроль, «приукрашивание» отчетов теряет смысл.

Возвращаясь к нашему кейсу: решение проблемы началось с наведения порядка в бухгалтерском и управленческом учете — как части системы внутреннего контроля. Практика показывает, что без качественной учетной функции собственник не видит реального состояния бизнеса и перспектив его развития, не понимает, сколько стоят его активы. В упомянутой компании после внедрения новых правил учета и контроля данные о движении денег стали поступать оперативно и точно. Благодаря бюджетированию, прогнозированию доходов и расходов, а также контролю их исполнения, все платежи начали осуществляться на основе данных отчета о движении денежных средств, что позволило избежать кассовых разрывов. Достоверная информация — это основа для уверенных управленческих решений.

Соблюдение законодательства и снижение налоговых рисков

Ведение бизнеса сегодня проходит под надзором множества регуляторов — налоговых органов, таможни, Ростехнадзора, трудовой инспекции, банков и т.д. Нарушение тех или иных установленных правил грозит штрафами, блокировками счетов, приостановкой деятельности и другими неприятностями. Ошибки в бухгалтерском учете опасны не только потерями внутри компании, но и прямыми санкциями от государства. За грубое нарушение требований к учету руководителя могут привлечь к ответственности, а компании доначислят налоги и пени. Другими словами, отсутствие внутреннего контроля оборачивается тем, что проблемы выявляются слишком поздно и становятся угрозой для бизнеса.

Хорошо организованная бухгалтерская служба минимизирует эти риски. Во-первых, она своевременно и корректно начисляет налоги, сдает декларации и отчеты, следит за соблюдением всех установленных сроков. Во-вторых, следит за изменениями законодательства, чтобы новые требования были вовремя внедрены в процессы компании. В-третьих, через систему внутреннего контроля бухгалтерия может самостоятельно выявлять и исправлять ошибки до того, как их обнаружат проверяющие органы.

К примеру, во многих фирмах практикуются внутренние налоговые аудиты в конце года или перед крупными сделками — это позволяет убедиться, что начислены все необходимые резервы, правильно рассчитан налог на прибыль, в порядке документы по спорным расходам. Такой самоконтроль особенно важен для производственных предприятий, где учет затрат и материалов сложен, и для торговых компаний с большими суммами по НДС. В сфере услуг, где меньше материальных активов, бухгалтерия держит фокус на правильности оформления договоров, актов и учете выручки, чтобы избежать претензий по налогам на доходы и взносам.

Система внутреннего контроля помогает выстроить процессы компании в соответствии с законом и отраслевыми требованиями, тем самым защищая компанию от штрафов. Например, автоматизированные контрольные процедуры не позволят провести документ без обязательных реквизитов или пропустить срок уплаты налога. Если все ключевые точки — от учета первички до сдачи отчетности — находятся под наблюдением, вероятность санкций снижается в разы. Компания не теряет деньги на штрафы, не рискует блокировкой счетов за непредоставленные декларации, а руководство может быть уверено, что бизнес «чист» перед законом.

Повышение эффективности и стратегическая роль бухгалтерии

Помимо защиты от негативных сценариев, система внутреннего контроля дает и позитивный экономический эффект. Когда процессы под контролем, бизнес работает как хорошо отлаженный механизм. СВК выявляет узкие места и потери: например, дублирование функций, лишние согласования, перерасход материалов. Устраняя эти недостатки, компания сокращает издержки и повышает маржинальность. Эксперты приводят оценку, что внедрение полноценной СВК снижает операционные издержки бизнеса в среднем на одну пятую — за счет наведения порядка, устранения утечек и оптимизации процессов. СВК делает бизнес более управляемым: руководство в любой момент видит, что происходит на основных участках, и может мгновенно реагировать на отклонения.

Еще один аспект — инвестиционная привлекательность. Для растущей компании наличие эффективной системы внутреннего контроля становится весомым плюсом в глазах инвесторов, банков и партнеров. Если бизнес планирует привлекать капитал или кредиты, наличие отлаженной системы контроля и прозрачного учета существенно повышает доверие к нему.