Процессы, которые надо обязательно автоматизировать в 2025 году

Когда управлять делами вручную уже невозможно

Игнорировать автоматизацию к 2025 году — значит, проигрывать конкурентам. Это отказ от снижения ошибок, времени для стратегии и прозрачности. Ручной ввод, почта и отчеты — путь к отставанию. Автоматизация — не тренд, а необходимость для выживания бизнеса.

Представьте себе компанию «ГлобалСтратегия», специализирующуюся на управленческом консалтинге. Узнаваемый бренд, не первое десятилетие на рынке, тридцать консультантов и генеральный директор Екатерина Сергеевна, бережно хранящая распечатки первых стратегических планов.

Компания обслуживает клиентов по всей стране, о чем сообщает на сайте и в соцсетях. Но стоит присмотреться, и вы увидите знакомые симптомы.

Старший консультант Павел использует бумажный ежедневник для отслеживания задач, Ольга — громоздкие таблицы Excel. У консультанта Максима вместо организованной системы — переполненный почтовый ящик с сообщениями и файлами, часть из которых потеряна или устарела.

Недавно возникла неприятная ситуация. С компанией «АльфаИнвест» согласовали не все пункты контракта. Разгорелся спор об объемах работ, и невозможно было подтвердить договоренности из-за отсутствия централизованного учета коммуникаций.

Внутри царит неэффективность. Дмитрий ведет тридцать проектов и перерабатывает, пытаясь все успеть. Светлана курирует всего пятнадцать проектов и уходит домой вовремя. Никто не знает причины — возможно, у Светланы больше опыта, а может, руководитель не смог грамотно распределить нагрузку.

Директор проводит еженедельные собрания, где сотрудники с трудом вспоминают детали проектов. Кто-то судорожно ищет записи, кто-то пытается найти нужные письма в почте, а кто-то молча кивает, надеясь избежать вопросов.

В один момент Екатерина Сергеевна понимает, что ее компания напоминает неорганизованный улей, где каждый действует обособленно, используя разрозненную информацию и инструменты.

Узнаете свою организацию? Если в этом описании есть что-то знакомое, значит, пора признать: некоторые бизнес-процессы просто необходимо автоматизировать к 2025 году. Особенно это актуально для управления взаимоотношениями с клиентами — основы любого процветающего бизнеса.

Наводим порядок с помощью единой платформы

После серии неудач, когда «ГлобалСтратегия» потеряла нескольких ключевых заказчиков из-за внутренней неразберихи, Екатерина Сергеевна обратилась к консультанту по цифровой трансформации.

Консультант порекомендовал внедрить единую бизнес-платформу — комплексное решение, объединяющее все важнейшие процессы, и назвал ее основные преимущества:

Интеллектуальные напоминания

Битрикс24 автоматически напомнит консультанту о предстоящем созвоне или встрече с клиентом. Кроме того, система отправляет клиентам автоматические напоминания о сроках предоставления информации или оплаты счетов, даже если консультант в отпуске.

Павлу больше не нужно искать информацию в ежедневнике — все данные о клиенте доступны в единой базе данных, с которой могут работать все сотрудники. А при входящем звонке консультант сразу видит историю взаимодействия, последние документы и текущие задачи.

Цифровой документооборот

Платформа позволяет создавать документы на основе шаблонов прямо из карточки клиента. Консультант видит, какие документы подписаны, а какие находятся на согласовании. Можно настроить автоматические уведомления о необходимости завершить оформление документации.

Система генерирует отчеты, презентации, контракты и другие документы, используя фирменные шаблоны или готовые решения. Автоматизированные процессы отправляют их клиентам по электронной почте, через чат или по ссылке в SMS.

Контроль выставления и оплаты счетов

Для отправки счетов можно использовать готовые шаблоны. Система отслеживает, открыл ли клиент счет и произвел ли оплату. Вы не пропустите ни одной транзакции, а консультанты получают уведомления о просроченных платежах.

Оптимизация рабочей нагрузки

Помните, как Дмитрий перерабатывал, ведя тридцать проектов, а Светлана уходила вовремя с пятнадцатью? Платформа позволяет руководителю анализировать загруженность каждого консультанта. В ней легко увидеть количество клиентов у каждого сотрудника, количество запланированных и просроченных задач.

Инструменты планирования задач и отчетов позволяют справедливо распределять цели между сотрудниками, контролировать нагрузку и анализировать эффективность работы каждого члена команды.

Прозрачность и контроль для руководителя

На совещаниях Екатерине Сергеевне больше не нужно гадать, кто и что делал. Руководитель в любой момент может увидеть запланированные задачи, заключенные сделки и просроченные задачи сотрудников. Вся информация представлена в наглядных графиках и отчетах.

Аналитика покажет самых лояльных клиентов и тех, кто приносит наибольший доход. Можно сегментировать сделки по разным критериям и находить новые возможности для развития клиентской базы.

Расширенные возможности

После нескольких месяцев использования Битрикс24 Екатерина Сергеевна решила расширить функционал системы. Консультант предложил подключить дополнительные модули и интеграции, которые помогут решить специфические задачи компании.
Коннектор платежных систем Off payments

Автоматизация процессов работы с платежами помогает компаниям снизить количество ошибок, ускорить обработку операций и освободить сотрудников от рутинных задач. 

Включение интеграций с платежными системами позволяет, например, автоматически отправлять клиентам персонализированные платежные ссылки по заранее заданному сценарию. Это удобно для обеих сторон:

•  клиенту не нужно ждать счет по почте или искать реквизиты, а компания может быстро отследить поступление оплаты и оперативно реагировать.
• статусы сделок могут меняться автоматически — после поступления платежа менеджер сразу видит обновление и может продолжать работу с клиентом без задержки. 
• функция гибкого графика платежей с напоминаниями помогает поддерживать регулярные оплаты и увеличивает финансовую дисциплину клиентов.

Однако автоматизация не всегда необходима. Если в компании небольшой поток платежей или индивидуальный подход к каждому клиенту, ручное управление может быть более гибким и удобным. Также стоит учитывать, что внедрение новых систем требует времени на настройку, обучение сотрудников и адаптацию процессов. Среди минусов интеграции с внешними платежными системами, например, через Off payments, возможны технические сбои, зависимость от сторонних сервисов, а иногда и дополнительные комиссии за использование. Поэтому перед стартом автоматизации важно тщательно проанализировать бизнес-процессы и выбрать тот уровень автоматизации, который действительно повысит эффективность работы, а не добавит новые сложности.

Мобильный кабинет клиента

Использование мобильного кабинета клиента позволяет снизить нагрузку на сотрудников и повысить прозрачность процессов: 

• клиенты могут самостоятельно контролировать статусы документов, видеть текущие и прошлые счета, знакомиться с перепиской. 
• для компаний с большим числом клиентов такой подход помогает автоматизировать рутинное информирование и ускоряет взаимодействие. 
• важно, что доступ и видимость данных могут быть гибко настроены в зависимости от типа клиента или роли.

Однако внедрение мобильных кабинетов не всегда оправдано. Например, если клиенты не готовы или не желают использовать новые цифровые инструменты, велика вероятность низкой вовлеченности. Среди минусов — возможные сложности с технической поддержкой, трудности интеграции с уже существующими системами и вопросы адаптации интерфейса под разные устройства. Также есть риск неполного охвата потребностей клиентов, если процесс автоматизации не учитывает индивидуальные особенности взаимодействия.

Подпислон — простая электронная подпись

Этот сервис предлагает удобную и юридически значимую простую электронную подпись (ПЭП), соответствующую требованиям Федерального закона №63 «Об электронной подписи». Документы заверяются с помощью кодов, отправляемых по SMS. При наличии предварительного соглашения с контрагентом, документ, подписанный ПЭП, обладает той же юридической силой, что и документ с собственноручной подписью.

Подписание договоров или актов занимает считанные минуты. Это особенно актуально для работы с клиентами из других городов, поскольку позволяет отказаться от длительной пересылки документов почтой или личных встреч. Быстрое и юридически корректное оформление документов в электронном формате становится простым и доступным.

Несмотря на удобство и скорость, использование простой электронной подписи (ПЭП) имеет и свои недостатки. Например, не все контрагенты готовы сразу переходить на электронный формат, что может тормозить процессы. В некоторых сферах или для отдельных видов документов использование ПЭП все еще юридически ограничено или вызывает вопросы у контролирующих органов.   Также стоит учитывать риски, связанные с доступностью мобильной связи: если у клиента нет доступа к телефону, проблемы с SIM-картой или роумингом, получить СМС-код для подписи может быть сложно. Еще один минус — необходимость разъяснять новые процедуры клиентам и сотрудникам и решать вопросы с их поддержкой и обучением. В отдельных случаях проблемы появляются на стороне интеграции — не все внутренние системы компании готовы принимать электронные документы, что требует доработок и дополнительных затрат.

Colorizer — раскрась сделки и смарт-процессы

Это приложение визуализирует данные, позволяя присваивать уникальный цвет каждому значению пользовательского списочного поля в сделках, лидах, контактах, компаниях и смарт-процессах. Выбранное значение автоматически подсвечивает карточку в канбан-представлении соответствующим цветом.

Преимущества настраиваемой цветовой кодировки:

• определение приоритета клиентов
• обозначение срочности задач
• визуализация статуса оплаты

Цвет карточек динамически меняется посредством роботов и бизнес-процессов, обеспечивая наглядный мониторинг.

В сочетании со стандартными возможностями платформы эти инструменты способствуют трансформации неорганизованной работы в структурированный и прозрачный процесс.

Однако автоматизация цветовой кодировки не всегда оправдана. При малом числе задач или основном ручном управлении избыточная визуализация может осложнять восприятие. Среди минусов — сложности с настройкой при множестве критериев, снижение внимания к цветам при их массовом использовании, трудности для пользователей с нарушениями цветоощущения. Кроме того, стоит учитывать техническое ограничение: приложение устанавливается только через браузерное расширение, что может доставлять неудобства при работе с разными устройствами или в компаниях с ограниченной возможностью установки новых программ.

В 2025 году автоматизация — уже не просто тренд, а необходимость для устойчивого развития бизнеса. Компании, которые активно внедряют цифровые инструменты и автоматизируют рутинные процессы, получают весомые преимущества: экономят время, снижают издержки, повышают точность и скорость работы.