Как правильно работать с ЭДО при маркировке товаров

Электронный документооборот (ЭДО) стал обязательным инструментом для компаний, работающих с маркированными товарами. Он упрощает взаимодействие между контрагентами и государственными системами, обеспечивая прозрачность цепочек поставок и учет движения товаров. Но чтобы использование ЭДО было эффективным, важно понимать его особенности и правила работы.

ЭДО и маркировка: зачем это нужно

Каждый участник маркированного товарооборота при приеме и отгрузке продукции должен передавать в государственную систему маркировки информацию о переходе права собственности на товар. В этой информации должны содержаться коды маркировки переданного товара. Для уведомления системы маркировки используется Универсальный Передаточный Документ (УПД). Этот документ передается по ЭДО, и через оператора ЭДО коды из УПД попадают в систему маркировки. На каждом этапе движения товара от производителя (импортера) к покупателю коды сверяются с данными в системе маркировки. 

ЭДО позволяет:

• Передавать данные о товарах в систему маркировки в режиме реального времени.
• Упрощать документооборот между контрагентами, исключая необходимость в бумажных документах.
• Исключать ошибки благодаря автоматической сверке данных по маркированным единицам.
• Обеспечивать прозрачность учета и контроль за легальностью продукции.

Основные правила работы с ЭДО при маркировке

1. Выбор оператора ЭДО. Компания должна подключиться к одному из операторов ЭДО, аккредитованных ФНС. Выбор оператора зависит от функционала, стоимости и интеграции с внутренними учетными системами.
2. Интеграция с учетной системой. Важно настроить связь между учетной системой компании и ЭДО, чтобы документы формировались автоматически. Это снижает риск ошибок и экономит время сотрудников.
3. Работа с универсальным передаточным документом (УПД). Для маркированных товаров используется УПД, который содержит информацию о кодах маркировки. Все данные в документе должны быть корректны, так как ошибки могут привести к штрафам.
4. Сверка кодов маркировки. При получении товара необходимо сверить коды маркировки, указанные в УПД, с фактически поступившими единицами. Несоответствия нужно фиксировать и оперативно решать с контрагентами.
5. Своевременное подтверждение операций. Законодательство требует подтверждать факт приема или передачи маркированных товаров через ЭДО в установленные сроки. Несвоевременная отправка данных может повлечь санкции.

Роль ЭДО в учете

ЭДО становится не только инструментом передачи данных, но и важным элементом автоматизации учета, так как он:

• Оптимизирует учетные процессы за счет автоматической регистрации операций.
• Обеспечивает актуальность данных о товарах на складе, что важно для планирования и управления запасами.
• Снижает издержки на обработку документов и исправление ошибок.
• Упрощает аудит и контроль за счет прозрачной истории операций.

Риски и рекомендации

Ошибки в работе с ЭДО могут привести к штрафам или блокировке движения товаров. Чтобы минимизировать риски, важно:

• Регулярно обучать сотрудников правилам работы с ЭДО.
• Настроить контрольные процедуры, включая проверку данных перед отправкой.
• Периодически проводить аудит системы ЭДО и учетных процессов.

ЭДО при маркировке — это не просто требование закона, но и возможность оптимизировать бизнес-процессы. Грамотное использование этой технологии повышает эффективность работы компании и снижает риски, связанные с учетом и движением маркированных товаров.