Shark Intermodal Systems внедрила трансграничный ЭДО на базе Saby Docs

Как бизнес обменивался документами без ТЭДО

Компания Shark Intermodal Systems занимается организацией перевозок контейнерных, навалочных, наливных, негабаритных грузов по направлениям Азии, Европы и Ближнего Востока. 

Перевозки осуществляются всеми видами транспорта: морским, железнодорожным, автомобильным и авиационным. Основная часть клиентов — российские резиденты, однако компания активно взаимодействует и с зарубежными партнерами, включая поставщиков и покупателей из Беларуси.

До внедрения трансграничного электронного документооборота (ТЭДО) обмен документами с белорусскими контрагентами велся исключительно в бумажном формате. Доставка комплекта документов могла занимать от 1 до 2 месяцев, а сам процесс не давал гарантий, что партнер своевременно направит весь необходимый пакет. Для международной логистики такие задержки создавали дополнительные риски и усложняли планирование операций.

Чтобы устранить зависимость от бумажного документооборота и сократить сроки обмена, Shark Intermodal Systems приняла решение внедрить технологию ТЭДО на базе Saby Docs.

Цифровой обмен поддерживается аккредитованными операторами двух стран: в России — компанией «Тензор» (разработчиком Saby), в Республике Беларусь — сервисом ЭДиН («Электронные документы и накладные»).

Как работает ТЭДО в Shark Intermodal Systems

Shark Intermodal Systems начала настройку и тестирование трансграничного обмена совместно с одним из белорусских партнеров. Именно через взаимодействие с ним был запущен первый рабочий процесс электронного документооборота.

Как устроен процесс обмена документов в Shark Intermodal Systems:
На стороне учетной системы белорусского партнера формируется товарная накладная. Документ автоматически передается в национальный сервис электронного документооборота ЭДиН. Оттуда данные в структурированном виде поступают в российскую систему Saby Docs. Здесь сотрудники работают с документами из Беларуси так же, как и с российскими: открывают входящий документ, проверяют квитанцию ДТС, подтверждающую легитимность подписи, и подписывают файл со своей стороны.

Каждая из сторон использует электронную подпись своего государства. Проверку действительности и корректности ЭЦП осуществляет организация со статусом ДТС — она подтверждает юридическую значимость документа для обеих стран.

Такая схема исключает необходимость в бумажных оригиналах и закрывает ряд ключевых рисков: долгие сроки доставки документов, высокие транспортные расходы, длительные согласования и штрафы из-за ошибок при заполнении.

Также в рамках трансграничного обмена пользователи ЭДиН и Saby обмениваются не только товарными накладными и УПД, но и договорами, письмами, что позволяет закрыть полный цикл сделки.

Эффект ТЭДО для логистической отрасли 

Переход на ТЭДО позволил Shark Intermodal Systems в 40 раз ускорить обмен документами с контрагентами из Республики Беларусь. Если ранее подписание одной накладной могло занимать месяц, то после внедрения технологии этот процесс сократился до одного часа. 

Экономический эффект также оказался заметным: ранее доставка бумажных документов обходилась компании более чем в 2000 ₽ за один комплект. При электронном обмене расходы на передачу практически отсутствуют.

Внутренние процессы тоже стали эффективнее. Сотрудники перестали тратить время на сортировку, подшивку и поиск бумажных документов. По расчетам Shark Intermodal Systems, ТЭДО снизил трудозатраты сотрудников на оформление документов в два раза. Скорость обработки выросла благодаря тому, что больше не нужно искать бумажные экземпляры, подшивать их или отправлять в архив. Все операции выполняются в электронном формате: быстрый поиск по фильтрам, автоматическая маршрутизация, согласование и подписание в один клик.

С учетом текущей переориентации логистических потоков на страны СНГ, в том числе Беларусь, компания планирует расширять применение ТЭДО. В ближайших планах — подключение других белорусских партнеров и запуск электронного обмена документами с контрагентами из Узбекистана и Казахстана.

Екатерина Лапшина, главный бухгалтер компании Shark Intermodal Systems

«Благодаря ТЭДО на базе Saby Docs мы сократили трудозатраты вдвое и значительно ускорили обработку документов — сотрудники больше не работают с бумажными экземплярами, все хранится в цифровом виде и находится за секунды. 

При этом Saby дает нам возможности, которые выходят за рамки самого обмена: мы можем проверять контрагентов, настраивать маршруты согласования и направлять документы сразу нужным сотрудникам. Это помогает нам поддерживать качественный контроль процессов и планировать расширение ТЭДО c зарубежными партнерами».