Программа для учета документов: семь главных вопросов перед внедрением

Зададимся вопросом, что может объединять разные компании из транспортной и строительной сферы? Или что общего у производственного предприятия и образовательного учреждения? Большинство ответов скорее всего будет о том, что это юридические лица и что у всех есть сотрудники. Но также корректным ответом будет слово — документы.

Руководители и рядовые сотрудники любой компании ежедневно сталкиваются с различными документами, которые формируются как внутри самой организации, так и поступают от заказчиков, поставщиков или государственных органов.

Количество документов за определенный период (месяц, квартал, год) может достигать сотен и тысяч единиц. Как ни странно, учитывая, что документы являются базовым элементом деловой деятельности, не везде существуют системный и регламентированный подход к формированию единого архива документов с быстрым поиском и контролем различных задач по ним, таких как согласование, исполнение или продление. Более того, некоторые документы необходимо хранить длительное время и этого требует закон.

Цели автоматизации учета документов

Мы в своей команде «РП-Интеграция» занимаемся разработкой программных решений для организаций. Одна из распространенных задач, с которыми к нам обращаются, сводится к необходимости навести порядок в документах. В основном озвучивают следующие цели:

1. Организовать единую электронную базу для хранения реквизитов и прочих сведений по документам, включая хранение файлов (сканы, word, excel и прочие форматы).
2.  Обеспечить многопользовательский сетевой доступ к базе документов.
3. Обеспечить удобный контроль задач по документам. Например, контроль согласований, исполнений, продлений и прочих задач.
4. Обеспечить быстрый поиск по документам по различным полям, условиям с учетом периода дат.
5. Обеспечить возможность формировать различные реестры и отчеты для анализа сроков, статусов и прочих сведений по документам.

Если Ваш текущий учет документов — это разные реестры в файлах Excel и хранение сотен и более файлов в разных папках на компьютерах сотрудников, то стоит задуматься о переходе на новый уровень делопроизводства с применением отдельной программы для учета документов.

Что учесть перед внедрением учетной программы: чек-лист из 7 вопросов

Перед тем, как выбрать и внедрить программу для учета документов , рекомендуется выделить некоторое время на изучение текущего документооборота в организации и выработать подход (методику), каким образом регламентировать и систематизировать учет. В результате данного анализа составьте таблицу с детальными ответами на следующие семь вопросов:

Первый вопрос: каким образом классифицировать (распределить) документы? Смотрите пример классификации из 10 пунктов в конце обзора. Отдельно нужно выделить группу документов, которые содержат персональные данные. Так как эти сведения необходимо хранить с максимальной безопасностью в соответствии с требованиями законодательства.

Второй вопрос: каким образом описать каждый тип документ? Какие сведения хранить (помимо файлов) в т.н. «электронной карточке документов»:

1. Что будет относится к главным реквизитам документа (номера, даты, типы и прочие пометки).
2. Предмет документа (его содержимое).
3. Какие статусы нужно отслеживать (выполнение, согласование, продление и прочие статусы).
4. Какие специфичные поля (параметры), пометки и признаки хранить в реестре документов.
5. Каких сотрудников и на какие роли назначать по документам (например: инициатор, согласующие или исполнители).

Третий вопрос: какой маршрут проходит каждый тип документа по организации? Например, распоряжение инициируется руководителем и доводится до исполнителя, далее документ уходит в архив. Или претензия от клиента вначале поступает извне в секретариат(приемную), потом передается исполнителю, юристу, руководителю и т.д.

Везде будут разные цепочки передвижения документов, в зависимости от типа и внутренних правил организации. Анализ маршрута «движения» документа поможет выявить избыточных получателей(сотрудников) и ускорить процесс обработки документа.

Четвертый вопрос: какие задачи могут быть и какие сроки (даты) необходимо контролировать по каждому виду документов? Это могут быть даты согласования, графики платежей, календарные планы, даты исполнений и продлений документов. И прочие задачи, которые необходимо контролировать по сроку и качеству выполнения.

Пятый вопрос: какие отчеты (реестры) нужно формировать? Форматы отчетов зависят от целей и содержания.

Шестой вопрос: кто из сотрудников будет иметь доступ к базе документов и как распределить права доступа между ними? Это вопрос связан с движением документом, о котором было сказано выше.

Седьмой вопрос: какие способы доступа нужны к электронной базе документов. Может быть несколько вариантов:

1. С рабочих мест сотрудников-пользователей в рамках локальной сети.
2. Онлайн доступ с любого удаленного компьютера (ноутбука), подключенного к интернет (если отсутствует локальная сеть и все работают через Интернет).
3. Комбинированный подход: доступ из локальной сети компании и онлайн доступ с любого места через Интернет.

Подготовив ответы на указанные выше вопросы, можно переходить к выбору и внедрению программного решения.

Классификация документов

Документы могут группироваться по различным критериям, например их можно классифицировать по назначению (десять видов):

1. Организационно-правовые документы. Уставы, положения об организации и структурных подразделениях, регламенты, должностные инструкции.
2. Распорядительные. Приказы, постановления, распоряжения и решения.
3. Бухгалтерские (учетно-расчетные). Счет-фактуры, накладные, платежные поручения, акты, приходные ордера.
4. Информационно-справочные. Служебные записки, протоколы, письма, докладные.
5. Нормативные. Стандарты, регламенты, положения и правила.
6. Кадровые. Приказы по личному составу, личные карточки, заявления, справки.
7. Коммерческие. Контракты, договоры и соглашения.
8. Научно-технические. Документы НИОКР, технические задания, результаты испытаний.
9. Страховые документы. ОСАГО, каско для транспортных средств организации, страховые полисы для сотрудников.
10. Персональные и удостоверяющие документы. Паспорт, удостоверения, военные билеты, медицинские справки, дипломы, сертификаты и т.п.

Итог

Руководство и сотрудники компании должны быть заинтересованы в применение специальной программы для учета документов. Основной целью такой системы является построение эффективного и безопасного документооборота и ускорение поиска информации по заданным критериям.