Эффекты цифровизации командировок для бизнеса

Обычно организация командировок занимает в бизнес-процессах не самое приоритетное место. При этом в деловых поездках есть множество нюансов, которые нужно учитывать: документальное оформление, отражение в табеле, расчет заработной платы, который связан напрямую с поездками по заданию работодателя, оформление закрывающих документов после завершения командировки, налоговые удержания и начисления и многое другое. 

Как же можно все же сэкономить деньги для клиентов, даже когда растут цены на логистику и проживание.

Разные модели и разные приоритеты 

Процесс организации командировок для российских компаний — это важный, но зачастую все же второстепенный процесс. И компании решают эту задачу по-разному. Кто-то покупает услуги за наличные, кто-то заключает договор с агентством, кто-то идет дальше и внедряет онлайн-решения для бронирования. Многие крупные агентства делового туризма легко предлагают клиентам такие автоматизированные решения. 

Но они не могут автоматизировать закрывающие документы, формирование отчетности для бухгалтерского учета — все эти задачи остаются на стороне клиента. И их клиент тоже решает по-разному. 

При этом закрывающие документы, отчетность после завершения командировки и формирование сопроводительных документов остается очень важным вопросом в командировке. По закону, работодатель должен заранее оплатить сотруднику все расходы: проезд, проживание, выплатить суточные. 

Если выплачивать позже, тем самым стимулируя сотрудников лучше сдавать авансовые отчеты, работодатель должен будет пойти на нарушение законодательства, что сегодня чревато административными штрафами на руководителя организации в размере до 20 тысяч рублей, а на организацию — до 50 тысяч рублей. 

Само собой, сотрудникам крайне не хочется отправляться в командировку за свой счет, тем самым кредитуя своего работодателя. Но дисциплина при таком подходе страдает меньше, чем когда работодатель выплачивает денежные средства авансом.  В общем, выбирая между комфортом сотрудников, дисциплиной, соблюдением законодательства не всегда получается сделать этот выбор оптимальным: кто-то в любом случае останется недоволен.

Бесшовная модель и ее эффекты

На рынке существует небольшое количество разработанных цифровых решений, которые связывают в бесшовную цепочку и оформление и приобретение услуг, формирование сопроводительных документов, выплаты сотрудникам, финальные расчеты с агентствами и отражение понесенных расходов в учете.  

Такой единый унифицированный подход к организации командировок помогает добиться на старте 20-30% эффектов, и далее до 10% экономии в год. И здесь важно учитывать и коммерческую составляющую, и сокращение времени и ресурсов сотрудников на оформление бизнес путешествий.

Что сегодня может и должно быть автоматизировано в сквозном процессе оформления командировок:

• Оформление и согласование заявки на командировку;
• Формирование и подписание приказа;
• Формирование авансовых отчетов со всеми сопроводительными документами;
• Заявления на удержание излишне перечисленных средств;
• Цифровое подписание всех документов как на стороне сотрудника, так и на стороне работодателя; 
• Заполнение табеля учета рабочего времени;
• Расчет, начисление НДФЛ на сверхнормативные суточные;
• Прозрачное управление бюджетом на командировки;
• Выплата суточных до командировки;
• Проведение авансовых отчетов в бухгалтерском учете.

Давайте рассмотрим подробнее, что при такой системе может получить каждый из участников процесса.

Заказчик: 

1. простое цифровое решение для оформления и отслеживания статуса командировок;
2. аналитику по статьям затрат, предложения по оптимизации, эффекты на унификации и единой контрактной модели;
3. инструменты мониторинга;
4. в идеале еще и самоокупаемый сервис за счет получаемых эффектов.

Пользователи:

1. удобный и простой интерфейс оформления командировки;
2. высокую скорость оформления до 5 минут при создании командировки и 15 секунд при ее закрытии;
3. отсутствие необходимости сдавать посадочные талоны;
4. прозрачный статус оформления командировки на каждом ее этапе;
5. четкие сроки выплат до и после командировки.

Почему это выгоднее, чем самостоятельный поиск билетов и отелей

Когда сотрудник самостоятельно мониторит агрегаторы отелей, предложения, которые он находит на их сайтах, не учитывают большое количество нюансов, как с точки зрения комфорта и безопасности самого сотрудника, так и с точки зрения законодательства.  

Например, в открытых источниках часто можно видеть цены без НДС, невозвратные или без включенного завтрака и с моментальной оплатой.  В будущем при запросе на компенсацию расходов на завтраки  компания будет вынуждена это сделать за счет чистой прибыли. При бронировании невозвратных тарифов надо быть уверенным на 100%, что командировка состоится, чтобы компания не понесла убытки при отмене командировки.  Кроме этого, сотрудник может не знать в момент выезда из отеля, какие именно закрывающие документы и в каком формате необходимо предоставить бухгалтерии, чтобы все расходы были приняты в учете. Впоследствии это может потребовать дополнительной переписки как с сотрудником, так и с отелем. 

Важно, чтобы разработанное или купленное решение учитывало все нюансы организации командировки, и вся его логика была построена на том, чтобы сотрудник мог легко и быстро как оформить командировку и приобрести все необходимые услуги, так и отчитаться по ней аналогично, а бизнес получил бы все корректные документы для своей бухгалтерской службы. 

Сегодня благодаря таким решениям можно легко оформлять любое количество командировок, свободно масштабируя бизнес, наращивая объем поездок до самых крупных.