Как автоматизировать процесс финансовой реконсиляции на отечественном ПО

Технологический стек

Для решения обозначенных выше задач заказчик выбрал в качестве мощного вычислительного ядра и центра обработки данных платформу «Б1 Мастер». Она обеспечила базовый слой трансформации сырых данных в чистые бизнес-данные, в то время как другая система — Knowledge Space — взяла на себя часть реализации интерфейса. Такой тандем позволил создать целостную цифровую экосистему.

Подход к автоматизации финансовой реконсиляции

Проект был реализован в рекордно сжатые сроки — всего 17 недель от начала работ до ввода системы в промышленную эксплуатацию. Такой интенсивный график потребовал высокой мобилизации от совместной команды из 28 человек (от заказчика и исполнителя).

Функциональный объем проекта охватывал полный цикл трансформации данных, который жестко встроен в регламентированный календарь цикла планирования компании.

Процесс финансовой реконсиляции начинается с импорта исходных данных: прогноза продаж в физических единицах (коробах), истории продаж, промо-планов и фактических финансовых показателей. Далее следует трехэтапная трансформация, реализованная на платформе «Б1 Мастер».

• На первом этапе происходит расчет LSV (List Sales Value) — прогноз продаж в физических единицах преобразовывается в финансовый прогноз, рассчитанный в базовых ценах. На этом же этапе обеспечивается управление версионностью за счет добавления рисков и возможностей, что позволяет моделировать влияние различных событий на итоговый прогноз.
• Второй этап посвящен расчету NSV (Net Sales Value) — преобразованию LSV в прогноз чистой выручки путем вычета скидок (off-invoice и on-invoice), акций, бонусов и прочих снижений цены.
• Третий этап, самый трудоемкий, заключается в расчете Unit P&L. На этом этапе из чистой выручки вычитается себестоимость, коммерческие и маркетинговые накладные расходы, что в итоге дает рассчитанную маржинальность и чистый операционный денежный поток.

Каждый из этих этапов требует высокой точности, согласованности данных и возможности быстрого пересчета при изменении вводных. «Б1 Мастер» обеспечил выполнение сложных расчетов, обработку больших объемов данных и интеграцию с источниками, включая системы прогнозирования, исторические данные о продажах, промо-планы и финансовые показатели.

Весь этот процесс синхронизирован с S&OP ритуалами DMR, Pre-IR и IR, рамки которых жестко зафиксированы в корпоративном календаре на год вперед и не подлежат переносу, что соответствует лучшей практике S&OP.

Особенности внедрения и функциональность

Одной из ключевых особенностей реализации стала комплексная система автоматизированных проверок данных.

При импорте данных, как из внешних систем, так и из Excel, проводится техническая проверка на целостность, отсутствие пропусков и дублей, соответствие форматов. Эти проверки являются блокирующими: в случае ошибки система останавливает процесс, требуя от пользователя исправить данные для продолжения. Далее на пользовательских интерфейсах выполняется проверка ссылочной целостности, включая наличие в справочниках всех клиентов и продуктов, фигурирующих в поступающих данных.

Особую ценность представлял блок логических проверок, которых было реализовано более 100. Они встраивали методологическое понимание бизнеса в алгоритмы системы. Простейшей проверкой был контроль допустимого диапазона, например, положительное значение в пределах от 0 до 100. Более сложные проверки включали сопоставление данных, таких как наличие продаж в периоде, где зафиксированы затраты, так как их отсутствие подсвечивает разрыв в данных. Также проверяется соответствие уровня затрат определенному порогу, когда суммарные затраты по продукту не должны превышать n% от планируемой выручки с него.

Для поддержки сложной организационной структуры заказчика, вовлекающей финансистов, маркетологов, коммерческий отдел, отдел по управления цепочками поставок и других бизнес-пользователей, была разработана детализированная ролевая модель. Она строго разграничивает права: одни пользователи могут вносить и редактировать данные в закрепленных за ними секциях, специально обученные операторы — запускать расчет, а владелец процесса — единолично утверждать итоговые результаты каждого цикла.

Важным аспектом стало обеспечение ведения больших объемов мастер-данных и финансовых вводных непосредственно в системе, для чего были реализованы специализированные справочники и словари, поддерживающие сложную бизнес-логику. Всего в «Б1 Мастер» настроено 83 словаря, обрабатывается 39 справочников и наборов данных, а также реализовано 277 потоков трансформации данных. Интеграция автоматизирована как на входе, с системами-источниками клиента, так и на выходе — с озером данных.