«Деловые Линии» упростили документооборот между подразделениями

Централизованный архив позволяет не только хранить большие объемы документов, но и обеспечивает легкий доступ к ним. В новой системе можно в автоматическом режиме создавать задачи на поиск документации, а также добавлять скан-копии в электронный архив.

Более того, алгоритм может определить физическое местонахождение документов на любом этапе их жизненного цикла или показать скан-копию по запросу сотрудника без непосредственного участия работников архива.

«Ускорение и упрощение документооборота способствует улучшению бизнес-процессов, в том числе, связанных со своевременным предоставлением отчетности. В результате модернизации процесса управления документацией мы получили систему для удобного хранения и использования информации. Сегодня наш Централизованный архив занимает более 75 терабайт и насчитывает порядка 400 млн документов», — рассказал замгендиректора по развитию ГК «Деловые Линии» Дмитрий Хрущалев.

«Для логистической отрасли критически важно сохранять непрерывности бизнес-процессов, поэтому внедрение системы осуществлялось с сохранением функционирования подразделений. В ней настроено поточное сканирование и реализована форма поиска, которая учитывает множество параметров», — отметил коммерческий директор BIA Technologies Александр Воловик.

Добавим, в рамках проекта все основные документы «Деловых Линий» теперь в обязательном порядке имеют электронные копии — так в централизованный архив попадают только нужные сведения.