«Мы сами» или внешний аудит: потенциал экономии или риск потерь

Эксперт GlowByte Юлий Гольдберг в цикле статей об ИТ-аудите анализирует типичные подходы заказчиков к его проведению. Перечислив причины затягивания сроков предпроекта, в новой статье он детально разбирает нюансы самообследования, выявляет скрытые проблемы и дает практические рекомендации, которые помогут не превратить стремление сэкономить бюджет в многомиллионные потери.

Иллюзии и реальность

Можно ли провести обследование для реализации проекта внедрения корпоративного хранилища данных своими силами, не привлекая никаких подрядчиков? Этот вопрос почти всегда волнует заказчика. Ведь у руководства компании зачастую складывается впечатление, что раз ситуация в ИТ-блоке под контролем, значит, соответствующее подразделение хорошо понимает текущий ландшафт, отслеживает развитие технологий, знает потребности бизнеса и умеет управлять сложными проектами. Да и само обследование — не такой уж масштабный проект, не сопоставимый с самим внедрением. Поэтому топ-менеджерам кажется, что сотрудники способны самостоятельно подготовить все необходимые артефакты, которые обычно рождаются по результатам предпроекта. 

В таком случае отдельный бюджет на обследование выделять не нужно. На первый взгляд, одна только польза и прямая экономия. В реальности же хотя проведение обследования силами заказчика — вполне выполнимая задача, для этого требуется решить несколько вопросов. В противном случае время будет потрачено, а результат принесет больше вреда, чем экономии.  

Подводные камни самостоятельного обследования: три ключевых условия успеха

Что стоит оценить, прежде чем решаться на предпроект своими силами:

1. Наличие в штате специалистов нужной квалификации. Если у заказчика пока не реализовано ХД или же оно построено на устаревшем стеке, то совершенно не факт, что в компании есть нужные специалисты, владеющие актуальными технологиями и процессами, которые с высокой долей вероятности будут выбраны им для внедрения. Если под будущий проект заказчик сможет привлечь на время (например, по договору ГПХ) несколько специалистов с профильным опытом и хорошими технологическими навыками, то задача существенно упрощается. Понятно, что для их найма потребуется бюджет, который в любом случае придется изыскать. Как вариант, можно рассмотреть привлечение внештатных специалистов от подрядчика (аутстаф). Тогда нужно будет выделить только финансы, но не согласовывать дополнительные штатные единицы. 
2. Выделение достаточного времени у сотрудников заказчика на задачи обследования, чтобы выполнить их быстро. Выполнение предпроекта, включая подготовку необходимого набора документов, требует существенных затрат времени специалистов, причем не только ИТ, но и бизнес-подразделений. Даже при условии активного использования ИИ это все равно сложно совмещать с текущей деятельностью без планирования и выделения на предпроект отдельных ресурсов. Когда обследование проводится внешним подрядчиком, выделение ресурсов внутренней команды требуется в гораздо меньшей степени, и планирование их привлечения осуществляется в рамках согласования и подписания договора с подрядчиком. Когда же аудит — это чисто внутренний проект, время зачастую выделяется по остаточному принципу: пока собираются одни требования, другие, собранные ранее, уже успевают безнадежно устареть.  
3. Взаимопонимание между ИТ и бизнесом. Для того чтобы проводить интервью руководителей и сотрудников бизнес-подразделений, выявлять задачи, расставлять приоритеты, важно, чтобы бизнес позитивно воспринимал и проект по внедрению хранилища данных, и ИТ-команду, которая им занимается. По опыту работы в GlowByte я вижу, что это, к сожалению, далеко не всегда удается. Часто причина кроется именно в ИТ. Хранилище данных нередко рассматривается бизнесом как чисто инфраструктурная ИТ-платформа, не имеющая прямого отношения к задачам других подразделений. А ИТ зачастую вместо того чтобы пояснить на понятном языке, как хранилище помогает в решении множества актуальных бизнес-задач — от отчетности до искусственного интеллекта, — пытается сложно и непонятно рассказать о многочисленных технологиях, которые планируется внедрить, и технических сложностях, которые предстоит преодолеть. Чтобы этот барьер, критичный для нормального проведения обследования, был преодолен, нужно либо иметь на стороне ИТ специалистов, хорошо понимающих бизнес, либо привлекать таковых извне. Как проект «ИТ для ИТ» внедрение хранилища данных «не взлетает», поэтому успешное самостоятельное обследование в качестве предварительного условия предполагает наличие доверительных отношений между ИТ и бизнесом. 

Цена поспешного решения

Примеров, когда обследование даже для очень важных и сложных проектов делает сам заказчик, масса. Но далеко не все они удачные. Поэтому, принимая такое решение — из-за кажущегося отсутствия нужной экспертизы на рынке, сомнений в компетентности внешних подрядчиков в отношении внутренних процессов или желания сохранить ключевые нити управления в собственных руках, — стоит просчитать, есть ли необходимые ресурсы, чтобы провести аудит достаточно быстро и с нужной детальностью. Ведь затянувшиеся сроки запуска проекта и подводные камни, всплывающие в самый неподходящий момент, почти наверняка обойдутся дороже, чем привлечение внешнего ресурса на предпроект.