ЛЕО ТЕЛЕКОМ автоматизировал заявки и работу мастеров с помощью Битрикс24

ЛЕО ТЕЛЕКОМ — телеком-интегратор, который занимается установкой, подключением и обслуживанием оборудования, работает с корпоративными и частными клиентами, оформляет большое количество заявок, актов и договоров. Компания растет, и вместе с ростом увеличивается поток задач, который невозможно держать под контролем без единой системы.

Ход проекта

Проект начался с детального обследования текущих процессов ЛЕО ТЕЛЕКОМ. Команда проекта провела несколько рабочих встреч с менеджерами, техническими специалистами и руководителями подразделений, чтобы зафиксировать, как именно устроена реальная работа компании. На этом этапе удалось собрать полную картину: как регистрируются входящие обращения, как уточняются данные клиента, кто принимает решения, каким образом передаются задачи мастерам и как оформляются итоговые документы.

Анализ показал серьезные расхождения между формальными правилами и фактической практикой. Часть информации сотрудники фиксировали в электронных таблицах, часть — в переписках, а часть — в отдельных документах. Из-за отсутствия единого центра управления заявки нередко терялись, а сроки выполнения работ зависели от ручных напоминаний и личных записей. Это делало процессы не только непрозрачными, но и плохо масштабируемыми.

После обследования была разработана новая модель работы, в основе которой — единая среда на базе Битрикс24. Первым этапом стало создание структурированной CRM: в систему перенесли базу клиентов, перечень услуг, данные по объектам и шаблоны документов. Это позволило выстроить единое пространство данных, которым могут пользоваться все сотрудники, независимо от отдела и роли.

Следующим шагом стала настройка бизнес-процессов. Для обработки обращений была создана отдельная воронка, которая полностью повторяет путь заявки в реальной жизни: от первичного контакта до окончательного закрытия работы. Встроенные статусы помогли убрать разночтения между сотрудниками — теперь каждая заявка движется по фиксированному сценарию, а система подсказывает обязательные шаги и параметры.

Кроме этого, в Битрикс24 были настроены автоматические задачи для технических специалистов. Когда менеджер переводит заявку на этап выполнения, система сама формирует карточку задания, назначает исполнителя, фиксирует срок и контролирует его соблюдение. Благодаря этому удалось убрать ручное распределение задач и исключить человеческий фактор.

Особое внимание уделили документообороту. В Битрикс24 настроили хранение всех договоров, актов и технических документов в привязке к конкретному клиенту или заявке. Теперь любой сотрудник может быстро найти нужный файл, увидеть актуальную версию и убедиться, что работа действительно завершена.

После реализации основных сценариев система была выведена на пилотную эксплуатацию. Несколько дней сотрудники работали с новой схемой, а проектная команда собирала обратную связь. По итогам тестирования интерфейсы доработали: упростили формы, добавили обязательные поля, оптимизировали карточки задач. Это помогло адаптировать систему под привычные действия сотрудников и снизить порог входа.

Финальным этапом стало обучение персонала ЛЕО ТЕЛЕКОМ. Для каждого отдела были проведены отдельные сессии, в которых объясняли, как правильно оформлять заявки, передавать задачи, фиксировать результаты, работать с документами и контролировать сроки. После запуска сотрудники быстро включились в работу, и система начала приносить ощутимый эффект уже в первые недели.