ГОЗ внутри предприятия: как не потерять взаимосвязи

В начале исполнения ГОЗ у вас есть красивый и солидный контракт. И подписи-то в нем каллиграфические, и сумма с круглыми нулями радует. И кажется, работай себе всласть. Что может пойти не так? 

То, что этот же контракт по мере узнавания его ближе начинает терять былую красоту. 

Сначала это чувствует юрист: в формулировках обнаруживаются обязанности, которые все прочитали по-разному.

Потом экономист: оказывается, что просто ударит по рукам с покупателем было недостаточно, нужны еще и объективные критерии выбора цены

Потом бухгалтерия: для раздельного учета нужны данные, которых никто не собирал в момент исполнения.

Потом финансовая служба: деньги на отдельном счете есть, а потратить их на милые сердцу вещи не получается. 

Потом производство: оказывается, от него нужны не только изделия и сроки, но и нормальные данные для учета, калькуляции, отчетности.

И где-то в этот момент руководитель слышит возмущенное: «Вообще-то, это не наш вопрос».

А чей? 

Один ответственный — это не система

На предприятии часто есть человек, про которого говорят: «Он у нас старший по ГОЗ».

Обычно это сильный специалист. Он знает, кому звонить, где лежит старая таблица, на какой пункт договора обратить внимание первым, как объяснить директору, почему «просто оплатить» нельзя. У него в голове живет половина предприятия. Вторая половина — в почте, в мессенджерах и на листочках со следами от бутербродов и слез. 

Пока этот человек на месте, ГОЗ в безопасности. Но систему, которая держится на одном человеке, сложно назвать надежной и защищенной. 

ГОЗ не помещается в одну должностную инструкцию. Договорная работа, цена, движение денег, раздельный учет, отчетность, производство, поставка, приемка, ответственность — это соседние кабинеты с выходом в общий коридор. И если в конце коридора задымилась проводка, странно говорить: «Лампочка перегорела только в бухгалтерии, им и решать проблему».

Контракт должен пачкать руки всем

Договор по ГОЗ нельзя читать только глазами юриста.

Юрист увидит риски формулировок. Но он не всегда знает, есть ли на складе нужная продукция, можно ли успеть с производством, какие комплектующие придется закупать и сколько времени реально займет приемка.

Бухгалтерия увидит документы, оплату, учет. Но если договор попал к ней после подписания, это уже не согласование. 

Экономист увидит цену. Но как проверить цену без понимания предмета поставки?

Производство увидит сроки и реальность. Причем реальность обычно в том, что этого материала нет, этот узел надо ждать, эти работы в заявленный срок не влезают, а вот это вы вообще зачем пообещали?

Поэтому контракт должны читать все, кто потом будет с ним жить.

Что именно поставляем?
Что входит в цену?
Какие документы мы обязаны дать?
Когда придут деньги?
С какого счета и за что будем платить?
Кто даст данные для учета?
Что произойдет, если срок сдвинется?

Если эти вопросы задать до подписания, каждый может выяснить для себя очень много интересного. 

Цена в ГОЗ не должна быть сиротой

Самое опасное в цене — когда она ничья.

Менеджер говорит: «Так договорились».
Экономист говорит: «Нам такие вводные дали».
Руководитель говорит: «Заказчик все согласовал».
Бухгалтерия говорит: «Мы эту цену не считали и не согласны с ней».
Производство говорит: «Мы вообще узнали после подписания».

Вот и лежит цена бесхозная, никто за нее ответственность не берет. 

А между тем, в ГОЗ цена — это позиция, которую предприятие должно уметь защитить. Проверяющему неинтересно, кто в какой момент был уверен. Ему интереснее, где документы и почему расчет выглядит именно так.

Да, цена уже стоит в контракте, работы уже идут, все заняты, возвращаться к расчетам не хочется. Но ГОЗ устроен так, что цена не остается в прошлом. Она ходит за вами на протяжении всего исполнения контракта. 

Если цену может объяснить один человек, предприятие зависит от его памяти.
Если цену не может объяснить никто, предприятие зависит от удачи.

Обе модели так себе.

Деньги на отдельном счете — ваш друг. Не превращайте их во врага

Многие боятся отдельных счетов. Но проблема не в самом счете — он не страшный. Ему даже укусить вас нечем.

Корень страха обычно в том, что предприятие заранее не связало деньги с контрактом и ценой. Чтобы спокойно платить, надо понимать: этот расход есть в нашей цене? Он относится к исполнению контракта? Чем подтверждаем? Кто согласовал? Какие документы останутся после платежа?

Когда этих ответов нет, все в проигрыше. Поставщик ждет оплату, производство просит материалы, бухгалтерия — документы. И все это не потому, что люди плохо работают. Часто они как раз работают изо всех сил. Просто план расходования не был собран до начала исполнения.

Деньги в ГОЗ не любят импровизацию. Они любят скучные вещи: калькуляцию, договор, основание, документ, ответственного. Скучные вещи вообще часто спасают больше денег, чем самые смелые и отчаянные управленческие решения.

Раздельный учет не поможет вам вернуть прошлое

Фраза, после которой у бухгалтерии обычно меняется лицо: «Ну вы же потом как-нибудь разнесете».

Нет, не «как-нибудь».

Раздельный учет — учет с дополнительной аналитикой по контрактам, затратам, ресурсам, фактической себестоимости и финансовому результату. Бухгалтерия не может сама придумать, почему в себестоимость попал конкретный материал. Не может угадать, какая работа сторонней организации относится к какому контракту. Не может восстановить производственную логику по накладной.

Они же бухгалтеры, а не археологи. 

Сотрудники раскапывают письма, вспоминают, кто кому что говорил, ищут старые файлы с названием «финальная_версия_точно_последняя_2», спрашивают у производства, почему так. А производство уже живет другим заказом и смотрит на бухгалтерию как на людей, которые пришли зимой спрашивать, почему и в какой день недели летом шел дождь.

Мини-диагностика для оценки глубины кроличьей норы

Возьмите один действующий контракт ГОЗ. И попробуйте пройти по нему не юридически, а физически — как по маршруту груза через предприятие.

Кто читал контракт до подписания?
Не видел, не получал в копии, а именно читал и понял свою часть.

Кто может объяснить цену?
Не сказать, а показать, почему она такая, каким методом сформирована и чем подтверждена.

Кто понимает движение денег?
Когда они придут, на какой счет, какие расходы будут оплачиваться, что уже должно быть предусмотрено в договоре и калькуляции.

Кто дает данные для раздельного учета?
Фамилии, подразделения, сроки, документы. 

Кто отвечает за отклонения?
Если сдвинулся срок, изменилась поставка, возник вопрос по качеству, не хватает документа, банк не пропускает платеж — кто решает ситуацию?

Если ответов не хватает — ищите, пока не найдете. И остальных втягивайте в поиск. 

Что можно сделать уже на этой неделе

Не надо начинать с большого регламента. Начните с одного контракта.

Соберите на час людей, которые реально участвуют в его исполнении: руководителя, юриста, бухгалтера, экономиста, финансы, производство или снабжение. 

Пусть каждый покажет, где его участок касается договора, цены, денег, документов и учета.

Не обсуждайте ГОЗ. Обсуждайте конкретный контракт. Конкретный платеж. Конкретный документ. Конкретную калькуляцию. Конкретный срок.

Абстрактный ГОЗ всегда где-то далеко. Конкретный контракт лежит на столе.

Если за час выяснится, что система собрана, — прекрасно. Вы получите спокойствие, которое стоит дороже многих консультаций.

Если выяснится, что все держится на устных договоренностях, памяти отдельных сотрудников и табличке, которую «ведет Марина, но она сейчас в отпуске», — тоже хорошо. Теперь вы знаете, где слабое место.

А слабое место, найденное до проверки, — это не проблема. Это просто работа.