Объяснительная записка от сотрудника: что это и когда она нужна

От опозданий из-за пробок, конфликтов с коллегами или ошибок в работе не застрахован ни один сотрудник. Иногда причины проступка могут быть уважительными, а иногда — нет. Чтобы работодатель мог разобраться в ситуации, работник предоставляет объяснительную записку.

Что такое объяснительная записка и когда работодателю ее стоит требовать? Какие виды подобных записок существуют и как написать объяснительную на работе? Разбираемся в нашем материале.

Что такое объяснительная записка

Объяснительная записка — это официальный документ, в котором работник рассказывает о причинах своего поступка, объясняя свои действия или бездействие. Она позволяет руководителю понять ситуацию, увидеть ее со стороны провинившегося и принять решение о наказании.

Такой документ нужен, когда необходимо официально зафиксировать позицию работника. В записке можно объяснить, почему человек опоздал, отсутствовал на рабочем месте или допустил ошибку в работе.

Когда стоит требовать объяснительную от сотрудника

Объяснительная записка фиксирует причины нарушения правил или внутренних требований компании со стороны работника. Такой документ может пригодиться в ходе служебной проверки и иногда даже как доказательство в суде.

Работодатель может запросить объяснительную, если:

• обязанности выполнены с опозданием или некачественно;
• нарушена трудовая дисциплина: при опоздании, прогуле, самовольным уходе с рабочего места, несоблюдении инструкций;
• сотрудник занимается личными делами в рабочее время;
• у сотрудника произошел конфликт с коллегами или руководством.

Частые нарушения дисциплины или конфликты могут быть сигналом, что процесс подбора сотрудников требует более тщательного подхода. Чтобы снизить риски разбирательств и необходимости часто требовать объяснительные записки от работников, стоит проверять кандидатов на благонадежность. Это можно делать с помощью открытых источников — как вручную, так и через автоматизированные сервисы, которые позволяют собрать информацию об основных факторах риска в единый отчет.

Основные виды объяснительных записок

Объяснительные записки могут использоваться в разных ситуациях. В трудовом законодательстве нет строгого разделения объяснительных на виды, но на практике таковых выделяют два.

Какие есть форматы объяснительных записок на работе:

• Пояснительная.

Используется, когда нужно объяснить действия других людей или описать обстоятельства события. Текст такой объяснительной записки позволяет руководителю рассмотреть разные точки зрения и принять объективное решение. Каждый участник ситуации фиксирует свою версию произошедшего.

• Оправдательная.

Применяется, когда работник нарушил правила или внутренние нормы и хочет объяснить причины своего поступка. Например, так оформляется опоздание на работу по уважительной причине, чтобы руководитель понимал обстоятельства.

Обязан ли сотрудник писать объяснительную

Работодатель может запросить объяснительную, но заставить сотрудника писать ее он не вправе. Это право, а не обязанность работника. Однако отказ не освобождает от ответственности — дисциплинарные меры все равно могут быть применены.

Иногда отказ только усложняет положение сотрудника: если объяснение не предоставлено, работодатель может расценить это как признание вины. А письменная объяснительная, наоборот, помогает изложить свою позицию и защитить себя от ложных обвинений.

Если работник отказывается писать объяснительную, работодатель составляет акт об отказе от дачи объяснений. В акте фиксируются дата, время, суть нарушения и причина отказа. 

Документ подписывается как минимум двумя свидетелями, а сотрудника знакомят с ним под подпись. Если работник отказывается подписывать документ, это отмечается в акте.

Как писать объяснительную на работе: инструкция

Объяснительная записка оформляется в свободной форме, но при этом важно придерживаться делового стиля и общепринятых правил ее составления.

Как правильно писать объяснительную записку:

Шаг 1. Указать основные данные.

В правом верхнем углу нужно указать, кому адресуется документ. Обычно объяснительная оформляется на имя директора организации. Сотрудник указывает и свои данные — ФИО, должность и подразделение. 

Шаг 2. Описать ситуацию.

В основной части нужно кратко изложить суть произошедшего, без эмоциональных выражений и оценок. В объяснительной записке обязательно указывается причина проступка.

Советы для сотрудника для оформления объяснительной записки:

• излагайте информацию по существу, без лишних деталей;
• не перекладывайте вину на коллег;
• пишите грамотно, без сокращений и разговорных выражений;
• избегайте неуважительных или недостоверных причин.

Шаг 3. Приложить доказательства.

Если у сотрудника есть документы, подтверждающие уважительные обстоятельства проступка, стоит приложить их к объяснительной. Так, к объяснительной об отсутствии на рабочем месте можно приложить справку от врача.

В конце документа обязательно ставятся дата и подпись с расшифровкой.

Если в компании есть утвержденный образец объяснительной записки на работе, можно использовать его.

Сроки для написания объяснительной

После запроса объяснительной у сотрудника есть 2 рабочих дня, чтобы подготовить и передать документ работодателю.

В расчет не входят дни, когда человек официально не работает: находится на больничном или в отпуске. Если объяснительная не предоставлена вовремя, оформляется акт об отказе дачи объяснений.

Важно! Наказать сотрудника можно только за сам проступок, а не за отсутствие объяснительной. Однако отказ от предоставления документа может стать основанием для вынесения замечания или выговора.

Сколько нужно хранить объяснительные записки

Хотя законодательство прямо не устанавливает отдельного срока хранения именно объяснительных записок, они рассматриваются как часть кадровой документации и подпадают под общие правила.

Сколько хранятся объяснительные записки в компании:

• 1 год, если документ касается нарушений трудового распорядка (опоздания по уважительной причине);
• 3 года, если объяснительная относится к проступку, ставшему основанием для дисциплинарного взыскания (например, при прогуле без уважительной причины).

Объяснительная может лежать вместе с личным делом сотрудника. В таком случае записку хранят до истечения срока основного документа. Срок хранения личных дел составляет 75 лет для документов, оформленных до 2003 года, и 50 лет для личных дел, созданных после 2003 года.

После истечения срока хранения документ может быть уничтожен в соответствии с внутренним порядком организации.