Маркировка товаров в системе Честный знак: гайд для магазинов

Если вы производите или реализуете товары, с вероятностью 80% ваша компания попадает под обязательную маркировку. Рассказываем, как действовать на каждом этапе, от регистрации до продажи, даем чек-листы для уверенного старта.

Что такое маркировка Честный знак

«Честный ЗНАК» — это государственная система цифровой маркировки и отслеживания движения товаров. Задача ЧЗ состоит в том, чтобы проследить весь путь от производства до продажи конечному потребителю, а значит, сократить количество контрафакта, обеспечить прозрачность товарооборота.

Как это работает:

1. Производители и импортеры наносят на товары уникальные коды и вводят товары в оборот.
2. Движение на склады через опт к рознице прослеживается при помощи универсальных передаточных документов (УПД).
3. Во время продажи DataMatrix сканируют, после чего товар выбывает из оборота.
4. Вывод из оборота из-за списания, утери, кражи и других причин, не связанных с продажей на кассе, происходит через систему напрямую или через учетную программу, связанную с ЧЗ.

В 2025 году работа с системой маркировки обязательна для производителей и продавцов 30+ категорий. Список постоянно пополняется, в течение пары лет подключатся еще более 10 товарных групп.

1. Регистрация в Честном знаке

Все участники товарооборота регистрируются в ГИС МТ (государственной информационной системе маркировки товаров) на официальном сайте ЦРПТ.

Для подтверждения данных вам понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись, а также программы и драйверы для работы с ЭЦП.

Кто обязан регистрироваться:

• Производители и импортеры, которые выпускают / ввозят товары, попадающие под маркировку.
• Оптовые дистрибьюторы.
• Розничные продавцы.
• Предприятия общепита (если используют товары с маркировкой для продажи или приготовления).

После завершения регистрации компания сможет законно маркировать, передавать, принимать и продавать товары.

2. Приемка товаров

Электронный документооборот — обязательное условие для всех участников оборота товаров с маркировкой. ЭДО используют при передаче товара от производителя / дистрибьютора другому оптовику или розничному продавцу. 

У Честного знака есть свой сервис ЭДО Лайт, но при желании компания вправе использовать другого аккредитованного Оператора. 

Как происходит приемка

На складе во время приемки проверяют соответствие реальной поставки данным в универсальном передаточном документе (УПД). Для этого понадобятся:

• Терминал сбора данных или 2D-сканер штрих-кодов, чтобы читать двухмерные коды с документов, коробок и товаров.
• Учетная программа, настроенная на обмен данными с системой Честный знак.
• Сервис ЭДО для обмена документами с поставщиками.

3. Нанесение штрих-кодов

Задача размещать DataMatrix-коды в основном ложится на производителей и импортеров, но и у продавцов нередко возникает потребность напечатать новые штрих-коды, например, взамен поврежденных или при возврате товара.

Как нанести DataMatrix на товар:

• Прямое нанесение с помощью специального оборудования, например, коды на шинах, пивных крышках, молочных пакетах. Актуально при больших масштабах и наличии производственной линии.
• Типографское нанесение на упаковку, например, коды на коробках с лекарствами, соком.
• Этикетирование, которое несомненно остается самым распространенным вариантом в малой рознице. Этикетки с уникальными кодами печатают на принтере, после чего наклеивают на упаковку, бирку и т.п. Подходит для малого бизнеса за счет доступности принтеров под любые задачи.

Независимо от способа важно соблюдать требования: определенные размеры для прочтения сканерами, размещение на ровной поверхности, без обрезки, использование контрастного цвета (чаще черный на белом или белый на черном, допускается другое сочетание, при котором код визуально заметен на фоне упаковки), без перекрытий другими элементами.

4. Продажа товара на кассе

Суть процесса такова: кассир считывает сканером код → кассовая программа передает данные в Честный знак → после успешной проверки кода и фискализации чека товар считается выведенным из оборота → статус в системе меняется.

Чаще всего розничных продавцов в сфере Retail и HoReCa волнует вопрос, что нужно для законной торговли. Поделимся чек-листом, проверяйте свой бизнес по каждому из пяти пунктов.

Как подготовить кассу к продаже товара с маркировкой:

1. В зоне продажи стоит онлайн-касса с фискальным накопителем на 15 месяцев, которая в онлайн-режиме будет передавать чеки и отчеты в Налоговую инспекцию. Это может быть смарт-терминал или фискальный регистратор; разрешен любой вариант, выбирайте под ваш формат.
2. Компания заключила договор с Оператором фискальных данных. Именно через ОФД информация уходит не только в ФНС, но и в ЧЗ.
3. На самом кассовом аппарате стоит свежая прошивка, кассовая программа также обновлена до свежего релиза (это важно, чтобы ККТ корректно отправляла данные согласно действующим требованиям закона).
4. В кассовой зоне стоит 2D-сканер, способный уверенно распознавать двухмерные коды с товаров. Тип сканера (проводной / беспроводной, ручной / настольный) значения не имеет.
5. На кассе настроен разрешительный режим — то есть кассовая программа отправляет запрос в Честный знак для проверки и получает разрешение на продажу либо отказ. Актуально тем продавцам, чьи товарные категории уже подошли к этапу проверки онлайн / офлайн. Для работы РР понадобится настройка кассы и программы, этим занимаются инженеры сервисного центра.

Пара слов об обновлении прошивки

Свежий релиз кассового софта и программы — залог законной работы. Обязательные реквизиты чека периодически добавляются, ФФД переходит на актуальную версию. Так, с 1 сентября 2025 года введены новые обязательные реквизиты чека для маркированной продукции, включая указание номера фискального документа и часовой зоны. Разработчики ПО и производители касс вносят изменения в свой софт, а владельцу ККТ важно не пропускать обновление.

5. Выбытие товара из оборота по иным причинам

Товар выбывает из оборота не только после продажи. Есть ряд причин, когда магазин или ресторан должны передавать данные в систему маркировки:

• утрата, кража;
• повреждение;
• брак;
• истекший срок годности;
• изъятие на нужды предприятия;
• уничтожение продукции;
• отзыв товара с рынка;
• ликвидация организации;
• применение в качестве образца.

В таких случаях вывод проводят непосредственно через личный кабинет ГИС МТ или через учетную программу, которая отправляет данные в систему маркировки.

Итоги

Теперь вы знакомы с основными процессами, которые должны наладить магазины, склады или предприятия общепита с маркированными товарами в своем ассортименте: это табак, пиво, газировка, вода, молочная продукция, бытовая химия, одежда, обувь, парфюм, лекарства, БАДы, моторные масла — всего более 30 категорий.

Если подытожить, для законной работы компаниям потребуется:

• регистрация в системе Честный знак,
• ЭЦП,
• сервис ЭДО,
• программа для правильного учета,
• сканеры на кассу и приемку,
• онлайн-касса с ФН,
• договор с ОФД,
• настройка оборудования.

Следите за календарем маркировки, комплектуйте рабочие места, отлаживайте процессы приемки, продажи и возврата, соблюдайте требования к чекам, чтобы избежать штрафов.