Автохолдинг «Авилон» перевел 2000 сотрудников на КЭДО с Saby

Предпроектное исследование для описания кадровых процессов

Проект внедрения стартовал с предпроектного исследования, в рамках которого команда Saby HRM совместно с «Авилоном» анализировала все кадровые процессы: от работы с персональными данными сотрудников до специфики каждого кадрового процесса. 

По завершению сбора данных специалисты внедрения выбрали способ интеграции системы КЭДО c 1С и разработали проектное решение. В нем описали около 30 кадровых процессов, которые сопровождаются на стороне программы Saby. 

Интеграцию между 1С ЗУП и Saby настроили с помощью модуля расширения и методов API, а также сделали шифрование канала передачи данных ГОСТ‑алгоритмами. Это требовалось поддержать, поскольку у автодилера были повышенные требования к безопасности.

На схеме показано, кадровый специалист может передавать документы из привычной учетной системы в Saby и обратно. Например, при приеме сотрудника кадровики получают карточку новичка в Saby и подписывают приказ о его приеме НЭП. Данные автоматически поступают в учетную систему 1С ЗУП. В конце документооборота файл сохраняется в облачном архиве от Saby.

Специалист HR-департамента Амина Газизулина: «Одним из главных условий для нас была интеграция с системой 1С. У Saby для этого есть специальное расширение. Кадровый специалист избавлен от двойной работы. Например, сотрудник создает заявление на кадровый перевод — и оно сразу оказывается в учетной системе. На его основе я готовлю приказ и одной кнопкой отправляю по маршруту подписания. Никаких дополнительных выгрузок».

Автоматизировали задачи HR-отдела 

Одним из ожиданий от внедрения было устранение ручных операций и временных трудозатрат в HR-процессах. При оформлении нового сотрудника кадровому специалисту требовался 1 рабочий день, чтобы заполнить необходимые данные, согласовать документы через руководителя и перенести информацию в учетную систему. Но особенно сложно было дождаться визита в отдел кадров нового программиста, который привык работать удаленно.

С настроенными функциями системы КЭДО сотрудника можно принять на новую должность как в офисе, так и в дистанционном формате. Работник получает приглашение на регистрацию в личном кабинете, скачивает мобильное приложение Saby, загружает данные паспорта и СНИЛС, а система распознает их.

Кадровики получают уже готовую карточку сотрудника в программе и подписывают приказ о приеме НЭП. Данные сразу направляются в учетную систему 1С ЗУП с помощью модуля расширения Saby.

Система КЭДО дополнена мобильным приложением

Почти 50% сотрудников работают удаленно или заняты в направлении сервиса и технического обслуживания без необходимости работать за стационарным рабочим местом. Поэтому их специфика работы требовала мобильной версии системы КЭДО.  

Сейчас через смартфон они и другие сотрудники могут оформить ежегодный отпуск. Человек получит уведомление, выберет подходящие даты отпуска, а если понадобится, согласует перенос в интерактивном календаре.

В функционале предусмотрено оформление дополнительных дней отдыха для доноров и ликвидаторов последствий аварии на Чернобыльской АЭС. 
HR-специалистам не требуется проверять документы: программа определит статус сотрудника и подскажет, какие данные необходимо приложить.

Защитили работодателя юридически

В части подписания кадровых документов, ЛНА и инструкций юристам «Авилона» было важно, чтобы этот процесс был безопасен и защищен от юридических споров.

В личном кабинете сотрудник открывает документ, изучает информацию и переходит к подписанию с помощью НЭП. В это время ему приходит смс с проверочным кодом. Так пользователь подтверждает факт ознакомления и подписи.