Сколько стоит ваше совещание: время — деньги, если считать по-настоящему

Когда время действительно — деньги

Помните эти встречи, где собрались десять человек, два часа обсуждали проблему — а потом вышли за дверь и кто‑то спросил: «Так, и что делать?» И в ответ — тишина. А команда пошла на обед, оставив все как было.

Каждый такой час стоит конкретных денег. Только в России, по данным Московской школы управления «Сколково», потери от неэффективных коммуникаций достигают 8,7 трлн рублей в год — это как платить за воздух.

Совещания — одна из самых дорогих и малооцененных статей расходов бизнеса.

Посчитаем реальную стоимость

Представьте: часовое совещание, на котором присутствуют семь сотрудников со средней зарплатой 2000 рублей в час. Один час общения компании стоит 14 000 рублей. Если таких встреч в неделю три — почти 2 миллиона рублей в год уходит на обсуждения, которые могли быть письмом или коротким звонком.

В производственных компаниях, как показал пример Xerox, прямые затраты на совещания достигали 100 миллионов долларов в год. А по исследованиям Harvard Business Review, 71% сотрудников считают большинство встреч пустой тратой времени.

Почему так происходит

Проблема не в самом совещании — а в его отсутствии цели.
Задача не сформулирована, решения не фиксируются, ответственные теряются. Половина участников не понимает, зачем их позвали. И вроде все «поработали» — а на деле просто сидели рядом.

Добавим сюда привычку назначать встречи «на всякий случай», контролировать сотрудников через планерки и онлайн-созвоны — и вот у нас хроническая корпоративная болезнь: синдром совещаний.

Как сделать совещания инвестициями, а не потерями

1. Ставьте цену каждой минуте. Перед встречей прикиньте: сколько стоит собрать всех этих людей. Это быстро отрезвляет.
2. Формулируйте цель. Вопрос «зачем мы встречаемся?» должен иметь точный ответ. Если его нет — не встречайтесь.
3. Ограничьте состав участников. На встрече должны быть только те, кто реально принимает решения.
4. Фиксируйте решения сразу. После встречи у каждого участника должно быть четкое «что делаю я и когда».
5. Учитесь говорить нет. Пустые встречи живут, пока люди соглашаются «просто послушать».

А что, так можно было?

«Я теперь отклоняю совещания» — делится Денис, вице-президент одного крупного российского банка после обучения у меня на курсе. «Если цель встречи не обозначена в предварительной информации в письме, а также нет материалов для подготовки — я просто отказываюсь идти и пишу почему я так делаю».

Что дает такой формат? Денис больше не тратит свое время, за которое компания платит высокую цену,  на встречи без детальной структуры. Это собирает коллег. И дает высокую степень мотивации его сотрудникам прорабатывать повестку и не звать Дениса «заодно».

«Теперь я решаю вопросы по проектам за 15 минут вместо часа» — делится еще один мой клиент коммерческий директор нефтегазовой компании. Все потому что он также применил формулу подготовки ко встрече и следует по ней сам внутри совещания. А также его команда знает, что на встречу с ним нужно идти подготовленным: говорить четко и понятно, следовать логике.

Логика проста: обозначена не только цель встречи и задача каждого члена команды. Но и структура презентации идеи. И желаемый результат с конкретными предложениями по действиям по каждому на встрече.

Как итог: команда и руководители действуют четко, коммуникация идет эффективнее. Компания экономит значительный бюджет.

Время — стратегический актив

Совещания —не враг бизнеса. Но чтобы они приносили пользу, нужно измерять не только часы, но и смысл каждой встречи.
Компания выигрывает не тогда, когда обсуждает все подряд, а когда каждое слово работает на результат.

Попробуйте пересчитать календарь на деньги — и вы удивитесь, сколько стоит одно «а давайте соберемся».