C 1 сентября 2026 года транспортные документы станут электронными

Речь идет не только о транспортной накладной, но и о «сопутствующем пакете» — заказах/заявках на перевозку, экспедиторских документах, а также железнодорожной накладной и грузовой накладной при авиаперевозках.

Основание — Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон »О транспортно-экспедиционной деятельности« и отдельные законодательные акты Российской Федерации».

Что именно становится обязательным — и где «функционирует» электронный документ 

Новый порядок строится вокруг Государственной информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД): электронные документы передаются туда через операторов ИС ЭПД — аккредитованных посредников, которые обеспечивают оформление и обмен между участниками перевозки и государственными органами.

Список операторов размещен в официальных реестрах Минтранс России; он же определяет порядок включения и ведения реестра операторов профильными приказами.

Отдельно регуляторы подчеркивают: обмен ЭПД регулируется, в том числе, правилами, установленными постановлением Правительства РФ о порядке обмена электронными перевозочными документами.

Бумага — не «альтернатива», а исключение

Ключевая развилка для бизнеса: после 1 сентября 2026 года бумажный документооборот сохраняется только для отдельных случаев, перечень которых должен определить Минтранс.

Почему ФНС настаивает на досрочном переходе

В своей позиции ФНС делает акцент не на «цифровизации ради цифровизации», а на операционных эффектах:

• снижение затрат на печать, бумагу и доставку оригиналов;
• снижение риска потери документов (хранение в ГИС ЭПД и у операторов);
• ускорение взаиморасчетов: по оценке ведомства, оплата приходит в среднем на 20 дней быстрее, поскольку отпадает пересылка бумажного оригинала транспортной накладной;
• единый документ для всех сторон с синхронными обновлениями;
• более простой доступ контрольных органов к данным — и, как следствие, потенциально меньше «ручных» запросов в адрес компаний.

Практический чек-лист перехода: что нужно сделать уже сейчас

ФНС описывает базовую последовательность шагов, которую бизнесу стоит воспринимать как «минимально достаточную программу»:

1. Электронная подпись
Получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) для руководителя/ИП; для сотрудников — КЭП + машиночитаемая доверенность (МЧД).

2. Подключение к оператору ИС ЭПД
Выбрать и подключиться к одному из аккредитованных операторов, через которых документы будут передаваться контрагентам и в ГИС ЭПД.

3. Доступы и роли внутри компании
Настроить доступ сотрудникам, назначить администратора; при необходимости — подключить водителей (организационно и технически).

Юридический акцент: где обычно возникают риски внедрения

С точки зрения правоприменения и контрактной дисциплины «узкие места» чаще всего не в самом факте подключения, а в деталях:

• иерархия полномочий (кто подписывает, кто действует по МЧД, кто администрирует доступы);
• стыковка с контрагентами (готовность партнеров работать через совместимых операторов, согласование формата документооборота в договорах);
• внутренние регламенты (кто и в какие сроки формирует ЭПД, что считается «моментом обмена», как закрывается спор по расхождениям).

В 2026 году рынок перевозок фактически войдет в режим, когда электронный перевозочный документ становится не «опцией эффективности», а обязательной инфраструктурой — с прямым влиянием на скорость расчетов, подтверждение оказания услуг и устойчивость доказательной базы по сделке.