Документооборот в компании: как сделать его контролируемым

Эффективный документооборот — ключ к прозрачному управлению любой организацией, будь то коммерческая компания или государственное предприятие. От того, как настроен документооборот, зависит скорость принятия управленческих решений, контроль исполнения задач и сохранность документов. В этой статье разбираем, как организовать управляемое движение документов, какие правила и принципы стоит соблюдать и как автоматизация облегчает процесс.

Что такое документооборот

Документооборот — это деятельность по организации движения документов внутри компании. Она включает несколько этапов:

1. Создание и согласование документа с участием всех ответственных сотрудников.
2. Утверждение и подписание руководителем.
3. Регистрация в реестре в зависимости от типа документа: внутренний (приказы, распоряжения), внешний (письма), коммерческий (договоры, соглашения и первичка).
4. Передача документа ответственному лицу на исполнение или отправка сторонней организации, если это внешний документов (договор, письмо, соглашение и т.п.).
5. Контроль исполнения и завершения процесса.
6. Передача документа в архив после завершения всех рабочих этапов.

Важно заранее определить маршруты и временные графики документооборота, для контроля перемещения документа по сотрудникам для ознакомления, согласования и исполнения в назначенные сроки. Например, внутренние приказы могут проходить через определенный отдел, а коммерческие договора — через юридический и финансовый. И у каждого типа документов свои приоритеты и сроки.

Основные правила эффективного движения документов

Правила документооборота должны соответствовать трем рекомендациям:

1. Необходимо стремиться к минимальным затратам времени на движение документа между сотрудниками и отделами.
2. Документ должен передвигаться только между теми отделами и сотрудниками, которые определены правилом.  Например, подробный анализ участников согласования определенного типа договора, может выявиться инстанцию, которую можно исключить из правила, тем самым ускорив процесс согласования.
3. Необходимо классифицировать внутренние и внешние документы по типам. И назначить каждому типу общие правила обработки документа.

Способы хранения документов

Движение и хранение документов может быть организовано одним из трех способов:

1. Централизованный способ. Ведение реестра документов осуществляется одним отделом (или сотрудником) — например, канцелярия, секретариат или бухгалтерия. Такой подход распространен у микро и малых предприятий, в который небольшой поток документов. В данном случае делопроизводством может заниматься руководитель, бухгалтер или кадровый специалист.
2. Децентрализованный способ. Документация распределена между разными отделами. Например, секретариат ответственен только за архив писем (корреспонденции), а отдел закупок за расходные договоры и т.п. Данный способ применяется в крупных организациях.
3. Комбинированный вариант. Например, если компания имеет филиальную структуру, то в зависимости от размера филиала и количества документов может применять один из первых способов. Крупный филиал при наличии разных отделов применяет децентрализованный способ, а в филиале с небольшим количеством сотрудником и маленьким количеством документов контролем документов может заниматься руководитель филиала.

Четыре принципа эффективного документооборота

Для повышения эффективности документооборота необходимо стремиться к соблюдению четырех принципов:

1. Четкость передвижения. Бумажные и электронные копии (файлы) документов должны передвигаться между сотрудниками и отделами без преград. Должны соблюдаться направления в соответствии с маршрутами и регламентами.
2. Непрерывное перемещение. Необходимо распределить поток документов между сотрудниками и отделами таким образом, чтобы не было «зависаний» из-за перегрузок по объему документов в одной точке.
3. Соблюдение установленных временных рамок. Правила документооборота должны включать требования указывать временной период («от» и «до») обработки документа, при нахождении его у определенного сотрудника или отдела. Например, это особенно актуально в процессе согласования документа, когда он не может «зависать» в одном из отделов. Указание конечной даты согласования поможет контролировать нарушение подобного регламента.
4. Исключение дублирования одинаковой работы несколькими участниками.

Контролируемый документооборот

Движение документов присутствует в любой компании, вне зависимости от количества сотрудников и сферы деятельности. На практике, не все руководители уделяют особое внимание контролю над документооборотом. Если в Вашей организации отсутствуют регламенты делопроизводства, то необходимо начать с построения системы контроля, которая должна включать в себя следующие процессы:

• Постановка документов (внутренних и внешних) на контроль.
• Проверка доставки (передачи) документов от инициатора до исполнителя.
• Анализ движений документов и готовность оперативно менять (пересматривать) сроки исполнения в зависимости от обстоятельств.
• Подведение итогов по согласованию или исполнению документов за определенный период времени. Например, это могут ежемесячные или квартальные отчеты (реестры), сформированные по различным условиям.
• Оперативное уведомление о новых документах и статусе текущих от инициаторов до исполнителей.

Эффективный контроль движения документов обеспечит устойчивое развитие компании. Потери документов, медленный поиск, отсутствие оперативной системы отслеживания статусов отрицательно влияют на деятельность организации/

Контролирующие функции зачастую возложены на руководство или на глав подразделений (отделов). Также это может входить в зону ответственности ведущих специалистов в каждом направлении деятельности. 

Автоматизация документооборота

В дополнение к проработанным регламентам и правилам, регулирующим движение документов, следует переходить на автоматизацию рабочих процессов документооборота. Большинство компаний уже применяют специализированное программное обеспечение для формирования реестра документов и контроля исполнения.  Как минимум, хранение сканированных копий бумажных документов и прочих файлов в форматах Word и Excel на рабочем компьютере уже можно отнести к начальному уровню автоматизации.

Ключевыми преимуществами хранения и обмена электронными копиями документов, вместо «движения» бумаги по сотрудникам, являются безопасность, а также быстрый поиск нужной информации и уменьшение времени на коллективную работу с рабочими документами и их исполнение.

Электронный архив помогает решить следующие проблемы «бумажного делопроизводства»

• Потеря бумажных документов. Документ может потеряться еще до передачи в архив, а также при длительном хранении существуют риски ухудшения качества бумажного документа.
• Скорость поиска. Например, даже поиск одного документа трехлетней давности среди множества папок и бумаг является трудоемким процессом. Процесс усложняется если речь идет о документах по разным сотрудникам и офисам.
• Хранение бумажных документов. Количество документов существенно увеличивается с каждым годом деятельности организации. Возникает вопрос организации пространства для бумажных архивов.
• Совместная работа над документом. На практике с одним документом могут работать несколько сотрудников (согласующие или исполнители). Движение «бумажного документа» между сотрудниками существенно ниже, чем одновременный доступ к электронной копии.
• Контроль истории изменений документа.  Зачастую приходится корректировать приказы и распоряжения руководителя. Контролировать историю изменений в электронном виде проще чем в бумажном виде.
• Формирование отчетов. Простой пример, как подготовить единый (консолидированный) отчет по множеству бумажных приказов или договоров за разные периоды? Электронные реестры документов формируются за несколько секунд по необходимым условиям и фильтрам. 

Итог

Любой руководитель организации заинтересован в применение удобной программы для учета документов и облегчения работы с документами. Программа для формирования реестра документов и договоров дополняет бумажное делопроизводство. Основными целями такой программы является построение эффективного документооборота, контроль согласования и исполнения, а также ускорение поиска документов по заданным критериям.