Как Атташе Трейд обеспечивает бесперебойную работу ГИВЦ Минкультуры

Как театр начинается с вешалки, так и любое министерство начинается со скрепки. 

— ГИВЦ — это федеральное государственное бюджетное учреждение, которое создает государственную информационную систему в области культуры. 

Наша работа охватывает широкий спектр задач: мы сохраняем и рационализируем использование культурного достояния, обеспечиваем информационное взаимодействие центральных и региональных организаций, разрабатываем программно-технические системы для музеев, библиотек и центров народного творчества.

Для того чтобы все функционировало, важно, чтобы каждый отдел был обеспечен необходимым — канцелярией, хозтоварами, уборочным инвентарем, бытовой химией. Иногда отсутствие самой мелкой вещи типа файлов или бумаги может остановить процесс — от формирования баз данных до выпуска информационно-аналитических материалов. Моя задача сделать снабжение незаметным и безупречным.

Коротко о компании
ФГБУ «Главный Информационно Вычислительный Центр» Минкультуры — федеральное учреждение, обеспечивающее информационно-технологическую, аналитическую и организационную поддержку проектов Министерства культуры РФ. В структуре центра работают специалисты по цифровизации, архивному делу, исследованию и сохранению культурного наследия. Эффективное материально-техническое обеспечение — важная часть его устойчивой работы.

В 2018 году мы решили отказаться от системы с множеством мелких поставщиков — возник хаос. Стало сложно контролировать сроки, качество, документацию, на нас ложились последствия чужих ошибок.  

Мы решили найти одну компанию, которая сможет взять на себя весь спектр поставок по канцелярии и хозбыту. 

Из выбора разных компаний заметили ООО «Атташе Трейд» — нам понравилось то, что они предложили единый каталог с любыми объемами канцелярии с доставкой, большой выбор других товаров, и персонального менеджера, который понимал специфику работы с госсектором. 

Он говорил на нашем языке, знал какими требованиями мы руководствуемся. Начали с небольших объемов, а потом, убедившись в надежности, перешли на постоянное сотрудничество.

Стало проще жить. Мы разгрузили внутренние службы, убрали дублирование заявок и непредсказуемость поставок. Сейчас закупаем у Атташе Трейд около 100 позиций — от бумаги и папок до моющих средств, уборочного инвентаря и гигиенических товаров. Все идет по графику, поставки регулярные. Менеджеры знают наши циклы и подстраиваются под внутренние процессы. Нами создана хорошо отлаженная система, где каждый элемент на своем месте.

Основная сложность — синхронизация и человеческий фактор. Мы живые люди. В большом учреждении у всех свои ритмы и графики. Нужно держать руку на пульсе, чтобы не было провалов. Зачастую провалы нужно уметь исправлять, полностью предотвратить мы их все равно не сможем. 

Бывает, срочно нужно что-то вне плана — дополнительная партия инвентаря или замена позиции. Атташе Трейд реагируют быстро, без формальных отписок.

Важно, что по ту сторону — живые люди, которые понимают, что иногда «горит» и действовать нужно здесь и сейчас. Это редкость, и мы это ценим.

Атташе Трейд не просто продают и забывают про клиента, а реально сопровождают процесс и потому мы с ними работаем уже много лет. Следят за сроками, напоминают о регулярных заказах, предлагают альтернативы, если какая-то позиция временно недоступна. Все выстроено по-человечески. Это тот случай, когда поставщик не мешает работать, а помогает. Поэтому за годы мы перешли от точечных закупок к полному доверию.

Мы нашли надежного партнера, который понимает специфику государственного учреждения и умеет работать системно. Без сбоев и с человеческим подходом. Для нас это очень важно — когда базовые вещи работают, а по другую сторону находятся профессионалы, на которых можно положиться.