Как девелоперская группа сократила время согласования договоров на 70%

Решение: модульная реализация

Проект строился не линейно, а модульно — под каждую задачу мы разрабатывали и подключали отдельный блок. В части направлений удалось использовать коробочные решения, но ключевые функции, такие как договорная работа, инциденты и кабинет подрядчиков, потребовали глубокой кастомизации. Команда «Мэйк» совместно с ИТ-службой заказчика последовательно запускала каждый модуль, адаптируя его под внутренние процессы и архитектуру клиента.

Анализ и запуск

Начали с фундамента — анализа текущей инфраструктуры и целей бизнеса. Заказчик имел лишь общее представление о будущем решении, поэтому мы провели аудит, сформировали техническое задание и согласовали его с ИТ-отделом и функциональными подразделениями. 

Следом стоял вопрос выбора платформы: приоритет отдали коробочной версии Битрикс24 —  продукт был знаком сотрудникам, но главное — позволял хранить данные на собственных серверах, без привязки к облаку. Открытый код и API обеспечили гибкость интеграций и возможность разработки модулей с нуля.

На базе платформы мы развернули корпоративный портал и помогли клиенту перевести всю рабочую коммуникацию — чаты,  группы, видеозвонки, письма — в общее информационное пространство. Это обеспечило единую среду взаимодействия, избавило от внешних мессенджеров и упростило администрирование. Далее команда приступила к разработке узкоспециализированных решений.

Модуль инцидентов
Для сотрудников управляющей компании мы внедрили инструмент фиксации и обработки происшествий. Ранее события регистрировались в мессенджерах и не имели единого учета. Теперь оператор фиксирует инцидент в системе, прикладывает фото, назначает ответственного, а система отслеживает прохождение статусов — от регистрации до отчетного закрытия. Это позволило автоматизировать процесс и повысить его управляемость.

Договорной модуль и маршруты согласования
Работа с договорами — ключевой процесс с участием множества ролей. Встроенных средств Битрикс24 не хватало, поэтому мы разработали собственный модуль с маршрутизацией. 

Инициатор заполняет несколько ключевых полей, и система автоматически формирует многостраничный договор с необходимыми приложениями — за считанные секунды, по заданному шаблону. Далее документ проходит стандартный маршрут согласования между юристами и руководителями, с контрольными сроками и уведомлениями.

После согласования договор подписывается ЭЦП посредством 1С, а копия автоматически сохраняется в обеих системах. Цикл, который ранее занимал недели, удалось сократить в несколько дней. 

Внешний кабинет для подрядчиков
Чтобы сократить расходы на лицензии и не заводить сторонних подрядчиков как сотрудников, мы разработали внешний кабинет, связанный с CRM через API. Подрядчики самостоятельно подают заявки, необходимые документы и отслеживают статус договоров и тендеров . Это решение масштабируется на сотни внешних пользователей без увеличения затрат.

Заключительным этапом стала адаптация системы на основе обратной связи. После запуска мы собрали комментарии пользователей, улучшили пользовательский опыт, ослабили избыточные ограничения и привели систему в соответствие с реальными сценариями. За два месяца нам удалось согласовать ожидания разных подразделений и выйти на стабильную эксплуатацию.