Как CTO упростить рутину с подрядчиками: выплаты и комплаенс

В крупных компаниях автоматизация взаимоотношений с контрагентами часто ложится на внутренний ИТ-отдел, и это создает дополнительную нагрузку на CTO. При большом потоке подрядчиков, поставщиков или клиентов контроль документооборота, обеспечение выплат, отслеживание статусов согласований и проверка репутации контрагентов вручную становятся практически невозможными. Эти задачи требуют автоматизации, и самым простым выходом кажется разработка собственного ИТ-решения, которое учтет все нюансы и будет интегрировано с инфраструктурой. Разберемся, когда это действительно работает, а когда — снижает эффективность ключевых бизнес-процессов, и почему в ряде случаев лучше использовать готовые облачные продукты.

Самописные решения — панацея или ловушка для CTO

При наличии внутренней команды разработки действительно можно быстро создать кастомное решение, которое поможет финансовым специалистам не только ускорить документооборот, но и систематически проверять благонадежность контрагентов, избегать юридических рисков и автоматизировать выплаты. Но нужно учитывать, что самописное решение будет требовать постоянной поддержки, обновлений и учета регуляторных изменений. С ростом бизнеса и расширением сети подрядчиков неизбежно возникают новые форматы сотрудничества, новые типы договоров и схемы оплат. Для эффективного управления этими изменениями потребуется адаптация текущей системы, обеспечение поддержки нетиповых случаев, постоянная коммуникация с бухгалтерией и юристами. 

Все это отнимает ресурсы у ключевой функции CTO — развития инфраструктуры и продуктов, связанных с задачами бизнеса. Отвлекать ИТ-команду на оформление выплат исполнителям или сбор документов — значит замедлять стратегическое развитие бизнеса в целом. 

Для разработки собственного решения часто необходима профильная экспертиза: например, если при работе с внештатниками нужно соблюдать жесткие корпоративные или внешние законодательные нормы. Создавать собственную систему без квалифицированной поддержки со стороны юристов или финансовых специалистов — значит закладывать в нее дополнительные риски. 

У SaaS-решений, напротив, есть зрелая инфраструктура, а также готовые процессы для проверки контрагентов и покрытия юридических рисков, электронный документооборот, интеграция с платежными системами, постоянные обновления и поддержка. 

Как понять, что компании подходит SaaS, и выбрать подходящее решение

В контексте работы с подрядчиками ручные решения — не хуже и не лучше, чем готовые продукты. При наличии сильной внутренней команды разработки и необходимости выстраивать внутреннюю систему, закрывая ключевую бизнес-потребность, проще развивать собственное решение. Но если автоматизация работы с подрядчиками — не ключевая компетенция бизнеса, то стоит задуматься о целесообразности загрузки команды сторонними проектами.

Оцените свои задачи, потребности и ресурсы из списка вопросов ниже:

1. Насколько критична кастомизация под внутренние процессы?

Если в компании выстроены уникальные процессы и есть особые требования к безопасности, интеграции или внутренним стандартам — авторское решение может быть оправдано. 

Если вы решаете типовую задачу вроде автоматизации выплат подрядчикам и комплаенса — профильный SaaS закроет 80–90% потребностей более быстро и надежно.

2. Есть ли внутренние ресурсы для поддержки и масштабирования?

В компании есть разработчики, DevOps и QA, которые будут не только писать, но и поддерживать свой продукт, обновлять его под постоянно меняющиеся требования регуляторов и закрывать баги? Если есть ресурсы — создавайте собственный продукт.

Если ИТ-команда уже загружена и отладка платежного модуля будет «еще одной задачей в бэклоге» — выбирайте SaaS. В этом случае за постоянные обновления и актуализацию возможностей будет отвечать поставщик решения.

3. Как часто меняются требования к платформе?

Если нужно быстро адаптироваться под частые поправки (законодательные, валютные, налоговые, трансграничные) — SaaS более устойчив к этим изменениям, особенно в зонах KYC, AML или комплаенса. Такие платформы как Solar Staff уже «держат руку на пульсе». Самописное решение даже при наличии свободных ресурсов может не успевать за изменениями — потребуется активное взаимодействие с юристами, финансистами и другими экспертами, которые смогут донести до разработчиков теоретическую часть и правильно поставить техническое задание на доработку.

4. Какой объем и тип работ с подрядчиками?

Если в компании ограниченное количество подрядчиков и понятная структура взаимодействия — возможно, проще использовать собственное решение. 

Но если подрядчики часто меняются или их число постоянно растет, нужно масштабироваться и управлять большим пулом исполнителей — SaaS поможет автоматизировать процессы быстрее.

Многие CTO справедливо держат ключевые компетенции внутри компании. Но оплата, договоры, отчетность, налоговая безопасность фрилансеров — это чаще всего не прямая бизнес-задача, а регуляторная рутина. И чем больше подрядчиков, тем сложнее этой рутиной управлять. Среди задач CTO нет функций бухгалтер или HR-специалиста, но им приходится тратить часы на комплаенс по подрядчикам.

SaaS-решения позволяют автоматизировать этот процесс: настроить прозрачные выплаты, реализовать API-интеграции с существующими системами, поддерживать все изменения и требования налоговой, вести электронный документооборот и т. д. Это особенно актуально при масштабировании команд: будь то гиперрост или рост по найму на проектах.

SaaS-решения оказываются более эффективными не только при масштабировании бизнеса, но и при запуске новых проектов — что особенно актуально для крупного бизнеса, а не только для стартапов. Они избавляют от необходимости строить юридическую инфраструктуру с нуля, что значительно ускоряет процесс запуска. Кроме того, SaaS-решения намного удобнее при работе с аутстафом и распределенными командами, в том числе и в разных юрисдикциях, что является значительным преимуществом для компаний с международной деятельностью. 

Как SaaS-решения справляются с управлением подрядчиками

Облачные платформы автоматизируют и стандартизируют процедуры KYC (Know Your Customer, проверка на благонадежность), AML (Anti-Money Laundering, противодействие отмыванию денег), формируют корректные первичные документы, отслеживают статусы договоров и налоговые риски. Это особенно важно, если подрядчики работают в разных юрисдикциях. 

Например, Solar Staff обеспечивает KYC-функции, автоматическое формирование актов и поддержку работы с нерезидентами в рамках законодательства.

А наличие API и поддержка от поставщика на этапе внедрения — кастомизация, помощь в интеграции и обучении персонала — помогают платформе быстро стать частью операционного ландшафта.

С помощью таких SaaS-решений как Solar Staff можно легко масштабировать внештатные команды, выстраивать гибкую аутсорс-систему в компании или реализовывать кешбэк-сервисы для сотрудников или клиентов.

Готовые решения в облаке или API-интеграция — это сокращение нагрузки на внутреннюю команду, большая гибкость и масштабируемость, снижение юридических рисков без постоянной доработки внутренних систем.
Вопрос выбора между самописными решениями и SaaS-платформами в контексте выплат и комплаенса с подрядчиками — это не дилемма «одно лучше другого», а вопрос зрелости и приоритетов бизнеса. Подобные решения — не замена собственной разработке, а инструмент, снимающий с CTO ненужную рутину.

В нашем Telegram-канале  для бизнеса и фрилансеров рассказываем о сложных темах в управлении внештатными командами и автоматизации.