Как узнать, готова ли ваша команда к автоматизации

Голосовые роботы, автоматические алгоритмы обработки заявок и интеллектуальные системы оптимизации уже изменили мир бизнеса, но готова ли ваша команда к такому переходу? Неподготовленная инфраструктура, недостаточная мотивация сотрудников и нечеткие цели автоматизации могут создать больше проблем, чем пользы.

Проверим вместе, сможете ли вы пройти этот путь грамотно и с максимальной пользой для компании.

1. Четко определите цели и задачи автоматизации

Начать стоит с главного вопроса: что конкретно вы хотите получить? Часто компании стремятся «упростить процессы», но что это значит на практике? Например, в колл-центре автоматизация c помощью голосового робота на входящую линию помогает решить три задачи: сократить время ожидания, снизить расходы и минимизировать нагрузку на операторов.

Пример Unibell: В одном из наших проектов голосовой робот в контакт-центре помог уменьшить время ожидания на линии до 50%, что повысило качество обслуживания. Автоматизация типовых запросов помогла сократить расходы на привлечение дополнительного персонала. При этом нагрузка на сотрудников снизилась — теперь они сосредоточены на более сложных задачах.

Рекомендуемое действие:
Создайте список ключевых задач, которые можно автоматизировать. Определите, на каком этапе каждый процесс замедляется и чем именно может помочь роботизация.

2. Изучите готовность команды к изменениям

Автоматизация — это не только современный подход к бизнесу, но и новый способ работы для каждого члена команды. Некоторые сотрудники могут воспринять роботизацию как угрозу, а некоторые — как облегчение. Ключ к успешному внедрению здесь — в открытой коммуникации и обратной связи.

Совет: Вовлекайте персонал на начальном этапе. Расскажите им, как автоматизация может улучшить их рабочий процесс. Например, если голосовые роботы забирают на себя первичные звонки, это освободит операторов для более сложных задач.

Рекомендуемое действие:
Проведите опрос или встречу с сотрудниками, чтобы узнать, как они относятся к предстоящим изменениям. Объясните каждому, как IT-решения могут улучшить их работу.

3. Оцените состояние и гибкость IT-инфраструктуры

Инфраструктура — это основа для успешной автоматизации. Она должна быть готова к высоким нагрузкам и обеспечивать быстрый обмен данными. Неподготовленная система может привести к сбоям, простою и даже потере данных.

Рекомендуемое действие:
Проведите нагрузочное тестирование вашей IT-инфраструктуры. Это поможет выявить слабые места и подготовить систему к увеличению нагрузки при автоматизации.

4. Составьте подробный план внедрения

Успешное внедрение современных технологий для бизнеса требует четкого плана. Разделите процесс на этапы, назначьте ответственных, установите контрольные точки для отслеживания прогресса. Такой подход не только повысит эффективность, но и поможет избежать ошибок на каждом этапе.

Совет: Начинайте с тестовой группы. Попробуйте новые инструменты и функции на определенной группе пользователей, чтобы выявить недостатки и отточить процесс. Например, протестируйте голосового робота на небольшом сегменте аудитории, чтобы оценить его эффективность и выявить возможные ошибки.

Рекомендуемое действие:
Создайте подробный план внедрения, включающий описание этапов, целей, ключевых показателей успеха и ответственных лиц. Контролируйте результат на каждом этапе.

Заключение

Автоматизация — это важный шаг, который может открыть перед вашей компанией новые возможности. Она позволяет не только ускорить процессы, но и повысить уровень сервиса, сохранить ресурсы и улучшить взаимодействие с клиентами. Убедитесь, что ваша команда и инфраструктура готовы к этому шагу, чтобы получить максимальный результат от внедрения.