Как написать яркий текст для презентации: подробная инструкция

Наверняка вам попадались презентации с «портянками» текста на слайдах, от которых рябило в глазах. Или, возможно, вы как спикер сталкивались с тем, что после доклада вам задавали вопрос, ответ на который уже был на слайдах. Почему так происходит?

В большинстве случаев презентация воспринимается как второстепенный элемент, как «костыль», который никогда не подведет.

«На экране будет вся нужная мне и зрителям информация», — думает спикер, располагая непробиваемый монолит текста на слайде и приправляя это тематической картинкой.

Но выходит обратная ситуация: именно ваша же презентация убирает у вас землю из под ног, потому что в итоге вы отмечаете, что вас никто не слушает, а на презентацию даже и не смотрят. Как так?

Кажется, на первый взгляд, что дело в «скучности» визуального ряда. Но! В одной из прошлых статей я замечал и демонстрировал на наглядном примере, что невероятно стильный и модный дизайн без толкового содержания — ничто. Красивая обертка с пустотой. Я убежден, что любая презентация, особенно для выступлений, должна строиться в первую очередь от текста. Идейного содержания! Грамотное оформление ваших мыслей в качественный текст способно воздействовать на вашего зрителя сильнее, чем любая картинка на слайде.

Именно поэтому сегодня мне бы хотелось поделиться с вами рабочими рекомендациями по работе с текстом, которые помогут вам в создании содержательных и качественных презентаций для выступлений, а также коммерческих материалов. В этом материале мы рассмотрим следующие темы:

1. Правила типографики.
2. Написание интересного текста.
3. Как структурировать текст.
4. Как придумать креативный заголовок.
5. UI-kit: что это и как этим пользоваться в работе.
6. Правила выбора шрифтов.

Итак, перейдем к сути. Как написать сильный текст?

3 фундаментальных правила

Для начала давайте разберемся с общими правилами подготовки текста, которые обязательно нужно учитывать на начальных этапах написания.

Один слайд — одна мысль

Важно понимать специфику текста для презентации. Это не просто все ваши рассуждения на слайде. Подобный текст сложно воспринимать. Поэтому если мы хотим раскрыть суть вашей темы, но при этом не утомить зрителя, важно сосредотачиваться на главном.

На каждом слайде должна размещаться только одна законченная мысль. Такой подход позволит вам распределить сложный материал на составляющие и упростить его восприятие.

Ограниченное число знаков

Согласно правилу Миллера, человеческий мозг способен легко и быстро воспринимать информацию в объеме 7 ± 2. Это значит, что любая информация должна ограничиваться числом до 7 единиц. Например, не более 7 тезисов на слайде. Оптимальное значение — это 4 или 5 смысловых блоков. А общий объем знаков на слайд не должен превышать 200-300 знаков на одном слайде. Придерживаясь этих ограничений вы сможете сократить все ненужное и оставить только суть, которая будет понятна зрителю без сложного анализа.

Структурирование — главный закон презентации

Важно помнить, что текст воспринимается сложнее, чем картинка. Чтобы прочитать текст и понять его зритель прикладывает дополнительные усилия, поэтому ваша главная задача — упростить восприятие текста и тем самым удержать внимание. А сделать это можно с помощью структурирования. Выделяйте ключевые тезисы, сокращайте текст и концентрируйте его содержание, создавайте списки. Так вы сможете одной фразой зацепить внимание зрителя, а далее раскрыть интересующий его тезис в небольшом описании.

Как только вы внедрите эти три ключевых принципа в работу, ваш текст сразу приобретет осмысленную форму, которую можно адекватно воспринимать. Но для того, чтобы ваш текст «работал», к сожалению, этих трех правил мало.

Поговорим о смысле

Ваш текст — это не просто любая мысль, которая вам пришла в голову, а точно выверенная и хорошо сформулированная идея, которая должна преследовать одну из целей:

• побудить аудиторию к действию (купить товар, подписаться, инвестировать);
• выделить главное (передать новость, ваши ценности, рассказать концепцию);
• дать акцентное пояснение (обратить внимание на детали).

Чтобы воплотить эти задачи, вы можете задействовать 4 формы передачи смысла:

• повествование;
• убеждение;
• сравнение;
• доказательство.

Органичное использование всех четырех форматов текста позволят донести главную идею до зрителя и произвести впечатление или побудить его, при необходимости, к финальному действию. Что значит каждое из них? Сейчас подробнее расскажу.

Повествование (что?)       

Повествовательная форма текста не несет в себе задачи побудить, но играет важную роль в передаче ключевых смыслов: пояснить числовые данные, раскрыть идею вашей презентации, показать ценности социального явления. Это все те базовые данные, которые необходимо транслировать на слайде, чтобы информировать зрителя о чем-то и включить его в общий контекст.  

Убеждение (что будет?)

Убеждающие тексты показывают выгоды вашего продукта, исследования, предложения, а также формируют представления о будущей реальности, если ваш проект реализуется. В тексте мы создаем картину будущего: что будет?

Убеждение подойдет в том случае, когда вам нужно рассказать о вашем проекте, предостеречь от негативного исхода, показать варианты событий при инвестировании в ваш продукт.

Доказательство (почему?)

Чтобы рассказываемая вами информация на слайде не казалась придуманной и бесполезной, обратитесь к реальным фактам и покажите аудитории точные данные. В этом случае используйте статистику, кейсы, опыт личный или знакомых людей.

Без доказательства любой текст теряет свою убедительность, поэтому не забывайте приводить примеры, чтобы аудитория не теряла доверие к вашей презентации.

Сравнение (что есть?)

Именно этот формат хорошо включает аудиторию в контекст, так как сравнение позволяет показать реальные отличия двух разных объектов, одного объекта в разные периоды времени, разные точки зрения. Сравнение хорошо подойдет в том случае, когда вы сопоставляете механизм работы современного изобретения и существующих решений. Например, вам нужно представить инновационное изобретение от вашей компании перед инвесторами. Именно в формате сравнения с существующими решениями на рынке сделает ваши аргументы более убедительными и показательными.

При написании текста для презентации настоятельно рекомендую не забывать про 4 типа текста и использовать их возможности по максимуму, потому что именно разнообразный текст позволит вам вовлечь аудиторию в суть вашей презентации и последовательно привести их к финальному выводу вашего проекта.

Как только вы будете довольны финальным вариантом текста, время приступать к наведению порядка на слайде.

Структурирование текста

Первый этап формализации текста — это распределение всего контента по слайдам по принципу «одна идея — один слайд». Лучше слайдов будет больше, но идеи будут более компактными. Так будет проще вести зрителя по ступенькам от идеи А к финальной идее Б. Уже на этом этапе вы, возможно, сократите часть вашего материала, убирая лишние уточнения, которые можно сказать вслух или же вывести в рубрику «Вопрос-ответ».

Далее, как только текст раскидан по слайдам, предлагаю переходить уже к структурированию непосредственно вашего текста.

Существует несколько приемов, которые помогают сделать текст интересным зрителю. В основном это достигается, благодаря трем основным способам форматирования текста. И это:

• заголовки;
• описание;
• sale point;
• списки.

Если рассматривать последовательность восприятия текста на слайде, то важно отметить, что рефлекторно человеческий взгляд воспринимает сначала более простые и крупные объекты и только потом более мелкие. Как следствие, приоритет текста на слайде выстраивается следующим образом: заголовок — sale point — списки — описание.

Вне зависимости от приоритета все эти текстовые блоки позволяют органично донести тезисы до зрителя и не перегрузить слайд информацией. Рассмотрим, как работает, каждый тип функционального текста.

Заголовок — это любой легко считываемый текст самого большого размера как правило минимум в 2 раза больше самого большого шрифта на слайде.

Основная цель заголовка — это определить тематику слайда и привлечь внимание, потому что это первый текстовый элемент, который видит человек.

Чтобы заголовок действительно заинтересовал зрителя, необходимо отойти от привычного расположения его в левом верхнем углу и добавить разнообразия на слайдах. Стремитесь менять местоположение заголовка, а также подбирать к каждому слайду отдельную формулировку.

Обратите внимание на длину заголовка: желательно, чтобы он был не более 7 слов. Так сообщение будет восприниматься легче.

Помните, что чем креативнее заголовок слайда, тем эффективнее он будет работать. Все устали от простых заголовков по типу «О нас». Согласитесь, тезис в духе «Как мы все чуть не потеряли» звучит намного интригующе.

Как подобный слайд придумать?

Главный принцип создания «цепляющих» заголовков — это их эмоциональное воздействие на аудиторию. Как только в заголовке появляется элемент, затрагивающий зрителя или побуждающий его к внутреннему диалогу, он начинает вызывать интерес. Это, в свою очередь, повышает внимание ко всему слайду — его начинают рассматривать внимательнее.

Какие существуют эмоциональные триггеры, на которых можно строить заголовки?

1. Вопрос

Заголовок, оформленный в виде вопроса, автоматически вовлекает аудиторию — на подсознательном уровне человек начинает искать на него ответ. Это усиливает интерес к содержимому слайда, так как появляется желание найти решение.

Чем точнее вопрос соответствует интересам аудитории, тем больше внимания он привлечет. Поэтому заранее подумайте, кто будет слушателем вашей презентации.

Примеры заголовков:

• Почему вы все время ничего не успеваете?
• Что делать с просроченными дедлайнами на работе?

2. Предложение

Схожий эффект создают заголовки, предлагающие готовое решение или подсказывающие, что ответ уже содержится в тексте слайда. Аудитория положительно реагирует на обещание простого и понятного выхода из ситуации. Такой заголовок также может обозначать, какую проблему решает ваш проект.

Например:

• Как создать подарок своими руками
• Способ избавления от страха неопределенности

3. Интрига

Любознательность — одно из устойчивых человеческих качеств, и заголовок с элементом интриги позволяет его задействовать. Если он содержит намек на загадку или тайну, и при этом связан с темой слайда, то это побуждает зрителя захотеть узнать больше, «разгадать» загадку.

Примеры:

• Раскрываем секрет гармонии в офисе
• Вы не поверите, как мы повысили экологию целого района в городе

4.      Провокация

Еще один способ эмоционального воздействия — провокация. Она используется, чтобы побудить зрителя к реакции или диалогу. Это довольно сильный инструмент, поэтому его стоит применять лишь в особых случаях — когда важно «разбудить» аудиторию или сделать акцент на ключевой мысли.

Подобные заголовки особенно эффективны в формате публичных выступлений, где требуется удерживать внимание на протяжении всей презентации. Однако при использовании важно учитывать контекст и состав аудитории.

Примеры:

• Хватит тратить деньги на бессмысленные безделушки
• Вы не спрашивали, но мы знаем, что вам это нужно

Данные принципы вы можете задействовать при создании основных заголовков, чтобы привлечь внимание аудитории. А ниже вы можете добавить поясняющий подзаголовок, чтобы конкретизировать тему и не уходить в сильную абстракцию.

Описание — текстовая информация, содержащая не менее 2 строк без каких-либо дополнительных текстовых акцентов. 

Основная цель описания заключается в том, чтобы детализировать и расшифровать тезисы и смысл слайда. При этом он не обязан раскрывать все до мелочей, потому что это вызовет обратный эффект — отторжение текста. Это связано с особенностями восприятия человеком сложной информации: длинный текст сложнее понять, поэтому зритель может вовсе отказаться от его прочтения.

Основные правила создания блока описания:

1. объем текста не должен превышать 500 знаков;
2. если объем текста все же больше 1000 знаков, то разделяйте этот текст на несколько смысловых блоков;
3. описательный блок должен быть не более 4 строк по 7 слов в каждой (правило «4х7»); 
4. на слайде лучше всего располагать не более 2 описательных блоков, чтобы не перегружать его информацией.

Sale point — текстовый блок, с размещенным рядом подзаголовком, как правило, содержащим главный тезис или мысль данного блока.

Благодаря структурированию текста на смысловые блоки, формат sale point очень часто взаимодействует с графическими элементами и хорошо считывается зрителем.

Цель данного блока — определить и закрепить основное содержание слайда, а также привлечь внимание аудитории к сути текста.

Sale point хорошо работает в качестве аргументации, перечисления фактов и преимуществ проекта, которые воздействуют как нативный способ убеждения аудитории в том, что вы сделали масштабную работу.

Как преобразовать обычный текст в sale point?

1. Поставьте цель

Определите, что вы хотите, чтобы передавал текст: повествование, призыв, отрицание и т.д. Обратите внимание на вашу аудиторию, и какой тон повествования вы будете использовать.

2. Выделите несколько тезисов.

Выберите из текста наиболее значимые фразы, определения, которые будут важны для вашей презентации.

3. Определите вид sale point

Выберите, какой вид sale point больше подходит для вашего текста: числовой, текстовый, заголовки.

• Числовой sale point — текстовый блок, где в качестве заголовков используются одинакового формата цифровые данные.
• Текстовый sale point — текстовый блок, где в заголовках используется тезисы, слова в единой форме.
• Заголовки sale point — текстовый блок, в котором заголовки несут в себе суть и не требуют пояснений.

Создайте заголовки и описание для sale point

Выделенные тезисы поставьте в единой форме (вид, падеж и т.д.) в заголовок и подберите текст для описания этого заголовка из общего материала. Стремитесь к лаконичности и точности данных, а также придерживайтесь единой длины строки.

Для вас я подобрал примеры различных sale point в изображениях:

Примеры показывают, что sale point подходит для различного формата данных. В зависимости от цели с помощью sale point можно формулировать убеждение, доказательства, а также сравнения. 

Список — перечисление основных тезисов, в строчной форме, при условии логической равноправности и большого их числа.

Формат списка отличается от sale point тем, что перечисляемые тезисы не требуют пояснений. В данном случае смещается фокус на перечислении множества факторов, аргументов и деталей.

При создании списка также нужно учитывать:

1. единую длину строки: желательно 5-7 слов в строке;
2. одинаковое форму тезисов.

Это были основные способы структурирования текста, которые позволяют удержать внимание зрителя на слайде, донести ключевые тезисы и повысить заинтересованность аудитории в вашей презентации. 

Помните, что текст —  это основа вашей презентации. Сохраняйте эту статью, чтобы не потерять, а также делитесь с коллегами. Давайте создавать осмысленные и качественные презентации для бизнеса!