Как сделать абсолютно законно, но неправильно: про одну форму заявки

В сфере государственных закупок фраза «Это требование закона» не терпит возражений и часто определяет опыт пользователей ЭТП — заказчиков и поставщиков. Но что, если безупречное с точки зрения юриспруденции решение плохо подходит для регулярного использования? Можно ли сделать его простым и удобным, избегая при этом правовых рисков?

Руководитель направления аналитики Закупки.Гос44 ЭТП ГПБ Наталия Хвостова делится историей перезагрузки формы заявки на ЭТП ГПБ и объясняет, почему для эффективной работы с госзаказом мало формальной корректности.

Когда «по закону» ≠ «по-человечески»

Государственные закупки — одна из самых зарегулированных сфер, и это оправданно. Прозрачность, честная конкуренция и контроль — краеугольные камни 44-ФЗ. Однако у этой строгости есть обратная сторона: чем детальнее прописаны правила, тем сложнее и запутаннее могут быть процессы для конечных пользователей — поставщиков и заказчиков.

2023 год стал для рынка электронных закупок переломным: новые правовые акты радикально изменили подход к описанию объекта закупки при формировании извещения. Если раньше заказчику было достаточно указать код КТРУ или ОКПД, наименование, цену, количество и единицу измерения, а все остальное вынести в текстовую документацию, то новая реальность потребовала иного уровня детализации.

Теперь описание объекта закупки должно быть полным, однозначным, строго структурированным, разложенным по конкретным полям формы. Характеристики товаров, инструкции по их заполнению, допустимые значения — все это стало не просто рекомендацией, а обязательным элементом извещения.

При этом форма извещения напрямую влияла на форму заявки участника. Постановление Правительства РФ № 656 прямо говорило: заявка формируется путем заполнения экранных форм электронной площадки. Таким образом, ЭТП оказались в центре изменений. Закон дал лишь рамку и верхнеуровневые требования, а вся конкретная реализация — от логики форм до пользовательского пути — легла на плечи площадок.

Форма заявки как источник боли

Новые требования закона предполагали три ключевых вызова для ЭТП:

• Масштаб. В одной закупке могло быть от одной до нескольких тысяч позиций. Верхнего ограничения не было. Это означало не только сложность интерфейса, но и колоссальную нагрузку на программно-аппаратный комплекс.
• Сроки. Изменения были масштабными, а времени на их реализацию критически мало. При этом развитие других направлений и обязательства перед рынком никто не отменял.
• Ответственность. Стабильность и бесперебойность работы ЭТП — приоритет № 1. Любая ошибка в форме заявки создавала риски для тысяч участников и закупок.

В условиях жестких дедлайнов и высокой степени ответственности команда ЭТП ГПБ сделала, казалось бы, логичный выбор — сосредоточилась на надежности и формальном соответствии каждому пункту закона.

Логика была железной: если обязать пользователя заполнять все максимально строго и последовательно, это снизит риск ошибок и гарантирует юридическую безупречность заявки. И первая форма, предложенная в том же 2023 году, справилась со своей задачей — она была стабильной и корректной.

А еще беспрецедентно многослойной: десятки вкладок, бесконечные карточки, огромное число обязательных кликов. Процесс подачи заявки благодаря ей превратился в трудоемкий квест.

Чем это оборачивается для поставщиков и торгов

Обратная связь от рынка не заставила себя ждать. Поставщики жаловались на трудоемкость, непрозрачность процесса и риск случайных ошибок.

Парадокс, который вскрыла практика: избыточная строгость и контроль, призванные защитить от ошибок, сами становились их причиной. Перегруженный интерфейс «перегружал» и пользователей: участники часто ошибались из-за банальной усталости от системы.

В тот момент команде ЭТП ГПБ стало очевидно: формальное соответствие закону не спасает процесс, если пользовательский опыт оставляет желать лучшего. Бесперебойность системы и ее юридическая безупречность не могут существовать в отрыве от удобства пользователя.

Сколько нужно макетов между «юрист доволен» и «пользователь справился»

Долгое время проблему пытались «латать» точечными улучшениями, не меняя архитектуру решения. Но со временем стало ясно, что косметические правки не работают, и было принято непростое решение — не улучшать форму, а переосмыслить.

Работа началась с нуля. Была проанализирована вся накопленная обратная связь, изучены практика контролирующих органов и лучшие отраслевые решения. На свет появилась не одна, а целая серия макетов новой формы. Каждый из них был попыткой найти хрупкий баланс между жестким каркасом закона и интуитивно понятным пользовательским интерфейсом.

Затем к процессу подключили самых активных и заинтересованных участников закупок. Вместе с ними макеты тестировали, обсуждали, критиковали и снова переделывали. Это была настоящая командная работа, где юристы, разработчики и бизнес-аналитики вместе искали оптимальное решение.

Перезагрузка формы и главные уроки

В результате проделанной работы родилась полностью «перезагруженная» форма заявки. Вот что изменилось:

• Один экран вместо десятков вкладок. Все объекты закупки и характеристики отображаются в едином окне. Постраничная навигация появляется только при действительно больших объемах данных.
• Автоматический черновик. Заявка создается уже предзаполненной на основе извещения. Согласие по ряду характеристик теперь дается автоматически — без лишних кликов.
• Понятная нумерация. Объекты закупки и характеристики получили сквозную нумерацию, которая сохраняется во всех формах и отчетах.
• Массовое заполнение. Ставка НДС или страна происхождения теперь указываются сразу для всех позиций.
• Визуальный контроль и прогресс. Зеленая подсветка, счетчики заполнения, фильтры по готовым и незаполненным позициям позволяют мгновенно понять статус заявки.

Важно отметить, что обновленная форма доступна для закупок товаров, работ и услуг за исключением лекарственных средств, которые имеют особую специфику и требуют отдельной проработки.

Главные уроки, которые ЭТП ГПБ вынесла из истории с формой:

• Законность и удобство не враги. Можно и нужно искать решения, которые отвечают и букве закона, и потребностям человека.
• Точечные улучшения имеют предел. Иногда для прорыва нужно не латать дыры, а полностью пересобрать процесс.
• Голос пользователя — главный аргумент. Без тестирования с реальными участниками закупок любое, даже самое юридически безупречное решение может оказаться провальным.
• Качество IT-решения в госзакупках — это про уважение. Уважение к труду тех, кто работает в этой системе ежедневно.

Перезагрузка формы заявки на ЭТП ГПБ была сложным и ресурсоемким проектом. Но результат доказал: инвестиции в удобство пользователя — это не просто «приятный бонус», а критически важный вклад в стабильность, эффективность и доверие ко всей системе государственных закупок.