Перевод сотрудников между юрлицами через КЭДО

С переводом сотрудника из одного юридического лица в другое регулярно сталкиваются корпорации и компании с несколькими юрлицами. Причины перевода могут быть разные: открытие нового бизнеса, выделение нового направления, оптимизация управления. Но суть перевода проста: человек фактически продолжает работать, а юридически переходит к другому работодателю.

Разберем, как это работает по закону, что упрощает КЭДО, а где цифровой документооборот пока бессилен.

Что происходит с сотрудником при переводе

Перевод в другую компанию — это всегда увольнение. Трудовой кодекс не позволяет просто перенести договор из одного юрлица в другое, потому что меняется сторона договора — работодатель. Поэтому процедура выглядит так: человек увольняется из ООО «А» и принимается в ООО «Б».

У такого увольнения есть некоторые особенности:

• Сотрудник не должен отрабатывать две недели. Если стороны договорились о переводе, «старый» работодатель обязан отпустить его сразу.
• В новой компании нельзя установить испытательный срок. Даже если обычно всех новичков проверяют, для переведенного сотрудника должны сделать исключение.
• Если новая компания передумает принимать человека, «старая» по закону обязана восстановить его в течение месяца.

На практике это выглядит так: в холдинге решают выделить IT отдел в отдельное юрлицо. Программист И. числится в управляющей компании, но по факту будет работать в новой IT компании. Его увольняют из управляющей компании, выплачивают компенсацию за неиспользованный отпуск и уже на следующий день принимают в IT компанию. При этом сотрудник даже не прерывает трудовую деятельность.

Кто может выступить инициатором перевода

1. Сам сотрудник. Человек нашел позицию в другом юрлице одной группы или договорился с руководством. Тогда он пишет заявление об увольнении в порядке перевода и прикладывает подтверждение от будущего работодателя: как правило, это письмо-приглашение или гарантийное письмо.
2. Компания. Работодатель предлагает сотруднику перейти. Для этого оформляют письменное предложение, где указывают новую должность, условия труда и сроки перехода. Если сотрудник согласен, он ставит подпись.

Какова роль КЭДО в процессе перевода?

Кадровый электронный документооборот не меняет суть процедуры, но серьезно упрощает ее с точки зрения скорости. Рассмотрим на примерах.

Пример 1. Компания с среднесписочной численностью от 1000 человек

Компания принимает решение о создании нового юридического лица и о переводе туда более 300 человек. При бумажном документообороте всем сотрудникам нужно было бы подписывать более 300 документов. Согласование времени с отделом кадров и подпись документов заняла бы минимум неделю. С КЭДО все происходит следующим образом: сотрудники получают уведомления в личном кабинете, изучают документы и подписывают своей электронной подписью. В системе фиксируется точное время , что защищает компанию от риска споров.

Пример 2. Удаленные сотрудники

Сотрудники работают в городах, равноудаленных от основного офиса компании. При этом компания приняла решение об их переводе в другое юридическое лицо. Перевод целого отдела, сотрудники которого распределены по городам, на практике означал бы сбор подписей, пересылку документов. По времени на перевод ушло бы от двух недель и более. КЭДО позволяет запустить массовую рассылку предложений и отслеживать статус сотрудников в личном кабинете: кто из коллег подписал, кто еще не заходил, а кому необходимо напомнить про подписание.

Про бумажные трудовые

Есть только один документ, который остается не полностью цифровым при определенных условиях. Если у сотрудника бумажная трудовая книжка (он не писал заявление о переходе на электронную), запись об увольнении сотруднику отдела кадров необходимо внести вручную.

На практике это выглядит так

Через КЭДО проходят согласования, заявления и приказы. Затем сотрудник приходит в отдел кадров со своей трудовой книжкой, и кадровик вносит запись: уволен в порядке перевода, принят в новую организацию. Это обязательное требование, и цифровой документооборот пока не может его отменить.

Что делают компании в такой ситуации? Обычно сканируют заполненную трудовую и прикладывают скан к электронному делу сотрудника, чтобы в системе отображалось полноценное личное дело.

Если вы планируете использовать кадровый электронный документооборот при переводах, то внимательно изучите вопрос или обратитесь за консультацией к тем, кто уже активно и успешно использует этот цифровой инструмент. 

1. КЭДО ускоряет кадровые процессы в разы. Особенно если сотрудники распределенные, в командировках или на удаленном формате работы. Вместо недель процесс занимает минуты.
2. Для вас как для работодателя снижаются риски. Электронная подпись и фиксация времени ознакомления дают юридическую защиту. Сотрудник не сможет сказать, что не видел документ или его заставили подписать задним числом.
3. Удобство для сотрудников. Вашим коллегам больше не нужно посещать офис для заполнения заявления, переписывать паспортные данные. В системе КЭДО уже внесены данные.

Перевод между юрлицами через КЭДО — это быстрый и прозрачный процесс с минимальными затратами для кадровой службы и комфортный для людей.