Как вести учет товара без бухгалтера: простые решения для ИП

Предпринимателю важно всегда понимать, какая сейчас ситуация с товарами: сколько привезли, сколько продали, сколько осталось на складе, а какие позиции пора заказывать у поставщиков. Без этого легко столкнуться с двумя проблемами сразу: одних будет не хватать, а другие будут лежать на складке. Бизнес от этого теряет прибыль.

У ИП часто нет отдельного бухгалтера, но это не значит, что учет товаров вести невозможно. Ведь в небольшой точке важно знать, сколько товаров уходит, как быстро расходуются запасы и когда пора делать новый заказ. 

Способы учета бывают разными. Кто-то записывает все данные вручную, кто-то работает в таблицах, а кто-то использует программу для товарного учета. У каждого варианта свои плюсы и минусы. Разберем, как вести товарный учет ИП без лишней сложности и постоянных пересчетов.

Кратко о том, зачем нужен товарный учет

Товарный учет нужен, чтобы держать под контролем остатки, продажи и закупки. Он помогает не работать вслепую, а принимать решения о закупках на основе реальных цифр.

Что дает товарный учет:

• помогает контролировать работу магазина и сотрудников;
• ускоряет приемку товара и его постановку на учет;
• позволяет сверять остатки и вовремя замечать недостачи;
• показывает, какие товары продаются хорошо, а какие лежат без движения;
• помогает вовремя заказывать ходовые позиции;
• снижает риск пересортицы, когда в документах числится один товар, а на полке лежит другой.

Какой способ учета выбрать, зависит в первую очередь от ассортимента.

Например, если в магазине около 1200 товарных позиций, ручной учет быстро начинает тормозить работу. Возвраты могут учитываться с ошибками, инвентаризацию приходится делать вручную, а данные по продажам — переносить из разных источников. Из-за этого часть операций теряется, а у владельца уходит все больше времени на рутину.

Как вести товарный учет без бухгалтера

Если упростить, есть три основных способа:

• в программе;
• в таблицах;
• в тетради.

Они отличаются по трудозатратам, точности и количеству ошибок, которые могут возникнуть в работе.

1. Легче всего — в товароучетной программе

Программа для учета товаров снимает большую часть ручной работы. В программе можно быстро принять поставку, обновить остатки, провести переоценку, оформить возврат и посмотреть отчеты по продажам.

Обычно это выглядит так:

• загрузили накладную — товар появился в базе;
• продали товар через кассу — остатки автоматически уменьшились;
• изменили цены — система обновила данные;
• провели инвентаризацию — увидели расхождения.

Например, если в магазин поступило 500 новых позиций, в программе их можно поставить на учет за короткое время. После этого товар уже виден в остатках, а продажи сразу отражаются в статистике.

Например, в товароучетной системе «Управление ассортиментом» от Эвотора есть быстрое добавление товаров, массовая переоценка, создание документов, выгрузка накладных, отчеты по продажам, остатки 

Плюсы такого способа:

• меньше ручной работы;
• ниже риск ошибок;
• проще следить за остатками;
• быстрее проводить переоценку;
• удобнее анализировать продажи;
• легче контролировать сотрудников.

Минусы тоже есть:

• нужно время, чтобы освоить программу;
• за сервис, как правило, нужно платить.

Но если товаров много и продажи идут каждый день, автоматизация обычно экономит больше времени и денег, чем стоит.

2. Сложно — в таблицах

Онлайн-таблицы — рабочий вариант, если товаров немного. Но почти все действия в таком случае приходится делать вручную.

Обычно процесс выглядит так:

1. Предприниматель решает, что заказывать, опираясь на остатки и опыт.

2. После поставки данные из накладной вручную переносят в таблицу.

3. Продажи тоже нужно фиксировать отдельно.

4. Затем сверять их с кассой.

5. При изменении цены — обновлять данные и менять ценники.

6. Во время инвентаризации — вручную пересчитывать остатки и искать расхождения.

У такого подхода есть плюсы:

• низкие затраты;
• таблицу можно настроить под себя;
• не нужно покупать отдельный сервис.

Но минусов больше:

• много ручной работы;
• легко ошибиться в формулах или данных;
• сложно масштабировать;
• нет удобной аналитики;
• приходится тратить время на постоянные сверки;
• выше риск потерь и недостач.

Для киоска или маленького магазина таблицы еще могут подойти. Но как только ассортимент растет, такой способ начинает отнимать слишком много времени.

Сложнее всего — в тетради

Учет в тетради — самый простой по старту и самый неудобный в работе способ. На бумаге можно фиксировать закупки, продажи и суммы, но быстро получить точную картину по остаткам почти невозможно.

Как это обычно выглядит:

1. Товар заказали на глаз — по памяти или по словам продавца.

2. Поставку записали вручную.

3. Продажи тоже внесли вручную — иногда только в деньгах, без разбивки по позициям.

4. Цены поменяли — пришлось переписывать данные.

5. Остатки проверяют во время ручной инвентаризации.

Проблема в том, что такой формат почти не дает контроля. Сложно понять, где ошибка, где недостача, а где просто неаккуратная запись. Если товаров немного и продажи редкие, тетрадь еще может работать. Но при постоянном потоке покупателей учет быстро превращается в путаницу.

Подытожим

Товарный учет помогает видеть, что происходит с товаром на каждом этапе: от закупки до продажи и инвентаризации.

Он нужен, чтобы:

• не допускать недостач и пересортицы;
• вовремя пополнять ходовые позиции;
• понимать реальные остатки;
• правильно планировать закупки;
• не терять деньги из-за ошибок.

Вести учет можно по-разному:

• в товароучетной программе — самый точный и удобный вариант;
• в таблицах — подходит, если ассортимент небольшой;
• в тетради — только для самых простых случаев, и то ненадолго.

Главное правило одно: все движения товара нужно фиксировать. Если этого не делать, в какой-то момент бизнес перестает понимать, что именно он продает, сколько на этом зарабатывает и куда исчезают деньги.