Как внедрение системы бюджетирования ускорило получение отчетности на 80%
Компания «МКСКОМ» провела комплексную автоматизацию финансового управления в ФАУ «Главгосэкспертиза России», охватив полный цикл от планирования до отчетности
Задача: комплексная автоматизация бюджетного процесса и контроля движения денежных средств для повышения эффективности финансового управления.
Причина: все процессы планирования, контроля, корректировок и анализа осуществлялись в Microsoft Excel, что создавало ряд проблем:
- Отсутствие единого достоверного источника информации из-за разрозненных версий файлов.
- Длительный ручной пересчет бюджетов и формирование план-фактного анализа.
- Невозможность оперативного контроля платежей до их попадания в клиент-банк.
- Высокие трудозатраты на ручное составление сводного платежного календаря и обобщение данных.
- Ручное заполнение и разрозненное хранение форм финансово-экономических обоснований.
- Отсутствие синхронизации справочников товаров, работ, услуг с внешними системами, ведущее к дублированию и ошибкам.
- Ручная актуализация данных по госзакупкам в ГИИС «Электронный бюджет».
До начала проекта финансовая деятельность федерального автономного учреждения «Главное управление государственной экспертизы» (ФАУ «Главгосэкспертиза России») основывалась на работе с изолированными Excel-файлами. Это касалось как сводного финансового планирования и составления платежного календаря, так и процессов обеспечения: сбора потребностей подразделений, подготовки финансово-экономических обоснований (ФЭО) и актуализации данных в государственных информационных системах.
Для решения задач была разработана и внедрена автоматизированная система бюджетирования (АСБ) на базе платформы «1С:Управление холдингом». Внедрение велось поэтапно по следующей методологии:
- Предпроектное обследование. Проведен детальный анализ процессов, системы отчетности и IT-ландшафта. Определены необходимые доработки, точки интеграции и сформирована архитектурная модель решения.
- Проектирование и пилот. На основе обследования составлено техническое задание и разработан пилотный контур системы. После его опытной эксплуатации и получения обратной связи принято решение о масштабировании.
- Масштабирование и запуск. К пилотному контуру добавлены все необходимые модули, выполнены доработки, проведено обучение пользователей и обеспечен запуск системы.
- Сопровождение и развитие. Организована постоянная поддержка, консультации и развитие функциональности в соответствии с изменяющимися потребностями заказчика.
Работы включали разработку комплекса функций, выходящих за рамки стандартной конфигурации.
В результате проекта была оптимизирована работа основных блоков и созданы новые модули:
- Функциональный блок «Планирование»: автоматизирован полный цикл формирования Плана финансово-хозяйственной деятельности (ПФХД) и бюджетов. Внедрены сценарное моделирование и согласование по регламентированным маршрутам. Настроено 45 видов отчетов, включая формы ввода, промежуточных расчетов, бюджетов и ПФХД. Обеспечена автоматическая загрузка фактических данных из «1С:Бухгалтерии государственного учреждения» и план-фактный анализ.
- Функциональный блок «Казначейство»: организован оперативный контроль исполнения бюджетов. На основе утвержденного ПФХД система автоматически формирует лимиты расходов, обеспечивает их резервирование по договорам и контролирует платежи. Автоматически формируется платежный календарь. Реализованы специализированные функции для управления свободными остатками средств, включая планирование размещения на депозиты и формирование графиков поступления процентов.
- Функциональный блок «Сбор потребностей»: оцифрован и регламентирован процесс формирования и согласования заявок подразделений на закупку из единого справочника. Созданы механизмы для корректировки заявок, распределения закупок по проектам ПФХД и статьям КОСГУ, а также отчеты для мониторинга статусов.
- Функциональный блок «Обоснование проектов ПФХД»: для подготовки финансово-экономических обоснований создан отдельный модуль, включающий 44 формы, документ для формализации условий договора и сводные отчеты для анализа. В рамках этого блока внедрена RPA-система для автоматического контроля расхождений между плановыми и фактическими показателями с рассылкой уведомлений ответственным сотрудникам.
- Функциональный блок «Создание НСИ»: проведена глубокая переработка системы нормативно-справочной информации. Разработаны механизмы формирования уникальных наименований, согласования новых записей и актуализации классификаторов (ОКПД2, ОКВЭД2) из 1С:ИТС. Это позволило ликвидировать дублирование и обеспечить единообразие данных. Также была реализована методология и интеграция для передачи данных единого справочника во внешние информационные базы, что исключило необходимость ручной синхронизации. Дополнительно RPA был применен для автоматизации актуализации данных в ГИИС «Электронный бюджет».
Внедрение системы бюджетирования на базе «1С:Управление холдингом» заменило ручные, разрозненные процессы на единую цифровую среду и привело к следующим результатам:
- Автоматизированы финансовые процессы для 160 рабочих мест.
- Скорость формирования управленческой отчетности увеличена на 80%, регламентированной отчетности — на 70%.
- Качество данных в едином справочнике товаров, работ, услуг повышено на 90%, необходимость его ручной синхронизации между разными системами полностью исключена.
- Обеспечена прозрачность и достоверность информации на всех этапах финансового цикла за счет создания единого источника.
- Автоматизированы ключевые трудоемкие операции: расчет ПФХД и бюджетов, контроль лимитов, проверка план-фактных отклонений, подготовка данных для государственных систем, согласование заявок и ФЭО.
Рубрики
Интересное:
Новости отрасли:
Все новости:
Публикация компании
Профиль
Контакты
Социальные сети
Рубрики