Как ошибки закупщика съедают до 10% бюджета компании

Закупочная функция в большинстве компаний воспринимается как операционная. Закупщик — это сотрудник, который обеспечивает поставки и контролирует цену.

Именно закупки на практике становятся одной из главных зон финансовых потерь компании. Эти потери не видны напрямую, они распределены по контрактам, срокам, условиям и качеству поставок. В итоге все вместе снижает общую прибыль компании.

Сколько компания теряет на закупках

Для того, чтобы понять какие финансовые потери несет компания при неэффективных закупках, рассмотрим следующий пример:

• выручка компании — 10 млрд. руб.
• доля закупок — 50%.
• бюджет закупок — 5 млрд. руб.

При этом 2% неэффективных закупок принесут компании 100 млн руб. потерь в год. На практике совокупные потери составляют от 5 до 10% бюджета закупок, что составляет 250–500 млн руб. ежегодно. Этих сумм нет в отдельных статьях убытков, так как они формируются через ошибки закупочной функции.

7 ошибок закупщика с максимальной стоимостью

1. Режим «срочно». Одна из самых частых ошибок — работа без планирования.

Когда закупщик получает задачу в последний момент, у него не остается пространства для выбора.

Работа закупщика без четкого планирования всегда приводит компанию к ограниченному выбору поставщиков, к отсутствию переговорной позиции, к срочности в логистике. В совокупности это приводит к переплате от 5 до 15% к цене. На бюджете 1 млрд. руб. это составляет 150 млн. руб. потерь.

Именно поэтому функции закупщика не должны ограничиваться «операторской» обработкой заявок. Главная задача закупщика — работать на опережение.

2. Выбор поставщика «по цене». Низкая цена предложения выглядит привлекательно только на первом этапе. Но если поставщик срывает сроки, дает низкое или нестабильное качество или требует дополнительных расходов, экономия остается только на бумаге, а в действительности превращается в потери.

Низкая цена предложения поставщика на практике компенсируется браком, срывами сроков, дополнительными затратами на решение возникших проблем, появлением срочных закупок. Набор таких действий приводит к увеличению полной стоимости закупки на 10-25% стоимости.

3. Зависимость от одного поставщика. Компании очень быстро привыкают работать с одними и теми же поставщиками, потому что это удобно, но это ошибочное мнение, именно тут возникает риск.

При отсутствии альтернативы у компании поставщик получает контроль над ценой и управлением ситуации. При этом рост стоимости может составлять от 5 до 10% ежегодно. По категории закупки в 500 млн. руб. — до 50 млн. руб. в год.

4. Условия договора. Еще одной типовой ошибкой является отсутствие внимания к условиям договора. Если в договоре нет четких сроков, штрафов, порядка замены, ответственности сторон, то возникшие в последствии риски перейдут на компанию.

Уровень финансовых потерь при некачественном договоре составляет от 1 до 5% бюджета закупок.

5. Отсутствие анализа рынка. Как правило, закупщики работают по определенному кругу поставщиков в каждой категории закупок и редко ее обновляют. Особенно это касается категорий закупок, которые имеют достаточно распространенную сеть поставщиков. Такое поведение приводит к отсутствию реальной информации к условиям рынка в текущем моменте, где и каким образом можно снижать цену предложения, где можно улучшить качество, а где можно искать более устойчивого партнера.

Работа закупочной функции по ограниченному кругу поставщиков резко снижает конкуренцию, влияет на потерю управляемости в переговорах и ведет к потерям бюджета от 3 до 7%.

6. Игнорирование финансовых условий. Закупщик влияет не только на цену закупки, но и на оборотный капитал компании через предоплату, отсрочку, график оплат, условия поставки.

При контракте 500 млн руб., условии полной предоплате, стоимости капитала — 15% годовых, компания теряет 75 млн руб. в год на финансировании такого договора.

7. Отсутствие системы закупок. Это самая дорогая ошибка компании в текущих реалиях. Закупочная функция существует как набор отдельных действий, а не как выстроенная функция. Отсутствуют правила работы с поставщиками, показатели, оценка результата, подход к развитию сотрудников закупочной функции.

Данная ошибка не помогает принимать закупщику эффективные решения для компании, она увеличивает количество ошибок по всем направлениям и приводит к потере 10% бюджета закупок.

Почему же ошибки повторяются

Как правило, ответ на этот вопрос кроется в том, что закупщика учат проводить закупки в соответствии с нормативно-правовой базой, но не учат управлению закупками. Именно в этом заключается уровень закупочной функции компании.

В текущих реалиях рынка компаниям необходим не оператор закупочной функции, а специалист, который понимает последствия принятых решений и предотвращает потери в закупках, преобразуя их в управляемую экономию.

Чтобы закрыть этот пробел, все больше компаний направляют сотрудников на профильные программы обучения, где разбирают не только процедурные нормы, но и стратегию работы с рынком, финансовое моделирование контрактов и построение прозрачной закупочной системы. Такие знания позволяют команде перейти от реактивной обработки заявок к проактивному управлению бюджетом.

Потери в закупках — это не исключение, а системная норма для компаний без выстроенной функции. Единственный способ изменить ситуацию — доверить закупочной функции управлять условиями, рисками, финансами и защищать прибыль компании.